A transformação digital é uma realidade que está cada vez mais presente na rotina de diversos profissionais, incluindo os contadores. Assim, é necessário conhecer as ferramentas digitais que podem otimizar a rotina e ajudar no crescimento do escritório.

É possível se deparar com uma variedade de soluções. Então podem surgir também dificuldades para identificar as mais adequadas para o seu caso. Exatamente por isso vamos ajudar você na tarefa de decidir.

Neste conteúdo, você aprenderá os benefícios de implementar as soluções e verá quais são as 5 melhores ferramentas digitais para contadores. Confira!

Por que implementar ferramentas digitais?

As ferramentas digitais trazem soluções inovadoras para os escritórios, como digitalização, armazenamento em nuvem e acesso remoto. Sendo assim, elas proporcionam diversos benefícios.

Veja os principais:

• segurança: as ferramentas podem ajudar no armazenamento e na proteção dos dados, por meio de digitalização e armazenamento em nuvem;
• mobilidade: com os softwares corretos, é possível trabalhar de onde quiser, basta ter um dispositivo com acesso à internet;
• rapidez: a tecnologia melhora os fluxos de trabalho e automatiza tarefas, trazendo mais agilidade para o dia a dia.
• precisão: o uso de ferramentas ajuda na integração e realização de funções, como os cálculos com mais exatidão – reduzindo erros.

Em resumo, os recursos digitais permitem a otimização da sua rotina. Logo, é possível alcançar aumento da produtividade e mais qualidade nos serviços. Tudo isso tem resultados positivos na geração de valor ao cliente e, consequentemente, na sua receita e lucro.

Quais são as 5 ferramentas digitais para contadores mais indicadas?

Se você gostou de saber sobre os benefícios que a tecnologia por trazer, mas não sabe quais usar, separamos algumas sugestões.

Confira as 5 ferramentas para contabilidade que seu escritório pode considerar!

1. Trello

O gerenciamento de tarefas é um dos desafios enfrentados na gestão do escritório. Ele se torna ainda mais complexo quando é preciso lidar com diferentes etapas e responsáveis pelos trabalhos. Nesses casos, o Trello pode ser uma ótima solução para o problema.

Ele é uma plataforma para gerenciamento de projetos que facilita a organização dos processos. Com ele, você cria quadros para o time do projeto, organiza colunas com as atividades e gera cards para cada tarefa.

Para ajudar, ele oferece modelos prontos de diferentes categorias. Veja alguns exemplos:

• RH e operações;
• negócios;
• vendas;
• gestão de time;
• marketing;
• trabalho remoto.

Além disso, a empresa pode desenvolver os próprios quadros conforme as necessidades específicas. Cada card criado pode ter os responsáveis vinculados, para facilitar o controle. Assim, movendo para as etapas seguintes fica mais fácil visualizar as atividades concluídas e as pendências.

Outro benefício é que o Trello pode ser usado com a participação do cliente. Caso precise de feedbacks, por exemplo, basta configurá-lo como usuário. Desse modo, a ferramenta consegue otimizar ainda mais a comunicação do escritório.

2. Kanbanflow

Baseada no modelo Kanban, do mesmo modo que o Trello, o Kanbanflow é outra opção de ferramenta para gerenciar processos. Logo, ele permite a criação de quadros e cards para organizar as tarefas que devem ser realizadas.

As tarefas indicam os responsáveis e apenas uma pessoa da equipe pode remanejar os cards, para trazer segurança. Também é possível utilizar algumas funções adicionais em comparação ao Trello, como a criação de sub-quadros e integração com um cronômetro.

Com ele, torna-se viável verificar o tempo gasto em cada tarefa e aplicar o método Pomodoro, por exemplo. O método consiste em mesclar os tempos de foco com pequenos intervalos. A técnica é conhecida por aumentar a produtividade, então pode trazer ainda mais benefícios para sua equipe.

3. Zoom

O home office foi regulamentado pela Reforma Trabalhista de 2017 e ganhou mais destaque devido à pandemia de Covid-19. A prática mostrou que é possível realizar trabalhos à distância, utilizando a internet e diversos aplicativos.

Contudo, um dos problemas que podem surgir é a falta de contato direto, como acontece em reuniões presenciais. A solução para isso são as videoconferências, que permitem o uso de webcam e microfones para trazer uma experiência mais humanizada.

O Zoom é uma ótima ferramenta para isso. Na versão gratuita, ele permite reuniões com até 100 participantes com duração de até 40 minutos. Em reuniões individuais, não há limitações. Ademais, caso o escritório necessite, existem opções pagas para aumentar a disponibilidade.

Outra vantagem dele é a compatibilidade: o programa pode ser acessado pelos navegadores, em computadores, ou via aplicativo. Nesse caso, ele é disponibilizado para dispositivos Android e iOS. Assim, traz mais mobilidade e flexibilidade de acesso – para sua equipe e seus clientes.

4. Govbox

O escritório de contabilidade precisa lidar com diversos programas do Governo Federal. Eles são disponibilizados para o cumprimento de obrigações contábeis, trabalhistas, previdenciárias e tributárias.

No entanto, os programas exigem atualizações constantes, além de alguns aplicativos adicionais para o funcionamento. O Govbox é um software desenvolvido para facilitar essa rotina. Ele também evita problemas do fluxo de trabalho que podem ser causados por erros de instalação.

Para isso, o programa consegue instalar e atualizar os softwares do Governo, assim como os índices e tabelas exigidos por alguns apps. Portanto, ele garante que os computadores estarão atualizados sempre que for necessário utilizar os softwares oficiais.

5. Osayk

Deixamos a melhor dica para o final. A Osayk é uma plataforma para contadores que traz funcionalidades importantes para os escritórios – especialmente para aqueles que optam pela contabilidade online ou digital.

A gestão e o cumprimento de contratos exigem atenção a diversos setores, mas administrar tudo nem sempre é fácil. Assim, uma ferramenta mais completa e voltada especificamente para a sua realidade é ideal.

Ela facilita a rotina e lhe ajuda a entregar mais valor aos clientes. O diferencial é que a plataforma consegue unir muitas ferramentas em um único local, realizando tarefas como:

• gestão financeira para o escritório;
• gestão de planos de legalização de empresas;
• armazenamento em nuvem compartilhado com os clientes;
• CRM de abertura de empresas;
• faturamento, cobrança e emissor de NFS-e e NF-s;
• CRM de migração para contabilidade online;
• criação e gerenciamento de plano de contas financeiros e contábeis;
• sistema de gestão financeira para os clientes do escritório.

Além disso, ela ainda conta com a opção de desenvolvimento compartilhado, para trazer novas funcionalidades conforme as necessidades do contador. Os profissionais também têm acesso a um marketplace de serviços contábeis e consultivos, permitindo a captação de novos clientes.

Pronto! Agora você já conhece 5 das principais ferramentas digitais para contadores e sabe por que elas são importantes. Aproveite para avaliar as alternativas e escolher as mais adequadas para o seu escritório!