O software de contabilidade é uma ferramenta indispensável para que o escritório contabilidade se torne competitivo, Ele ajuda a automatizar as tarefas do contador e economizar o seu tempo. A natureza da contabilidade pode ser complicada, portanto, o software deve permitir o registro simultâneo de muitas transações de uma só vez, sem comprometer a precisão ou a confiabilidade.
Mas com tantas opções disponíveis, pode ser difícil decidir qual é a melhor para suas necessidades ou aquele que melhor se encaixa na sua estratégia de negócios.
Como contador, você provavelmente já viu uma centena de opções de software contábil por aí! Embora seja difícil decidir qual é a melhor solução. Este artigo ajudará você a encontrar o sistema de contabilidade certo para sua atividade contábil.
O que é um software de contabilidade?
De uma maneira geral, o software de contabilidade deve ser capaz de atender às necessidades do contador, da perspectiva da análise e do relato dos dados financeiros e fiscais das empresas. Além disso, o sistema contábil também deve preparar as entregas das guias de pagamentos de impostos e das atividades obrigatórias junto à receita federal.
Esse tipo de software que também é conhecido como ERP contábil é generalista e atende a todos os tipos de sociedades e de diferentes tamanhos.
Se por um lado isso permite que um escritório de contabilidade atenda pequenos e grandes clientes na mesma plataforma, por outro, ele requer mais investimentos financeiros e de tempo de suas equipes. Afinal, usar esse tipo de software requer treinamento para que o mesmo possa ser utilizado de maneira adequada.
Tendo essa questão em vista, novas tecnologias para o setor contábil surgiram nos últimos anos. Os escritórios que buscam inovar no segmento digital, com o objetivo de melhorar a prestação de seus serviços e a otimização das suas atividades, devem buscar soluções de software de contabilidade que possam ser usadas juntas ou separadamente com o ERP contábil.
Como escolher o melhor software de contabilidade para as necessidades do seu escritório?
Escolher o software de contabilidade certo para as necessidades do seu escritório, pode ser uma tarefa difícil. Um bom software de contabilidade economiza muito tempo e esforço ao se integrar ao fluxo de trabalho já existente da sua empresa. Ele também precisa ser fácil o suficiente para que todos no escritório o usem e para que não se torne um obstáculo nas tarefas do dia-a-dia.
Uma maneira simples para fazer uma escolha mais assertiva, é tentar envolver todos os funcionários que vão utilizar os sistemas e entender quais são suas necessidades como usuário. Afinal, são eles que usam os sistemas e sabem o que funciona e o que pode melhorar.
Outra sugestão é fazer uma pesquisa com colegas de outros escritórios e com diferentes ferramentas que existem no mercado. Isso pode ser feito definindo critérios como orçamento para a contratação da solução e o conjunto de funcionalidades mínimas definidas pela sua equipe.
Para ajudar você nesse processo separamos alguns casos de uso específicos de software para escritório de contabilidade abaixo:
1. Software para gestão de documentos da empresa
Existem muitos softwares disponíveis no mercado que podem ajudá-lo a gerenciar os documentos da empresa de seus clientes. Algumas dessas soluções possuem um fluxo de trabalho pensado para o escritório de contabilidade, com uma estrutura de pastas para cada tipo de documento da empresa.
Além disso, o software para gestão de documentos permite a criação de pastas personalizadas e acompanhamento da entrega de documentos automatizada por email. Isso quer dizer que quando você sobe um documento para o cliente, o software dispara o um email para avisá-lo que já existe um novo arquivo disponível para ele.
Com este software, você também pode configurar um fluxo de trabalho para diferentes tipos de empresas e suas necessidades específicas. Esta é uma ótima solução para o escritório de contabilidade gerenciar o processo de entrega e guarda de documentos.
2. Software para emissão de notas fiscais eletrônicas
Algumas empresas de software para contadores são especializadas em oferecer soluções para emissão de documentos fiscais, como notas fiscais eletrônicas de serviços, de comércio e até mesmo o cupom fiscal para o cliente final.
Esse tipo de solução costuma possuir painel para acompanhamento de notas emitidas e um local onde se pode visualizar todas as notas emitidas em uma única tela. Isso oferece ao cliente da contabilidade, a oportunidade de fazer uma gestão dessas informações de maneira mais adequada e precisa, já que se pode emitir notas e armazená-las de forma eficiente em um único ambiente.
Uma outra característica desse tipo de ferramenta, é a possibilidade de exportar para o ERP contábil do escritório todas as notas emitidas . Assim fica mais fácil para o contador preparar as obrigações fiscais dos seus clientes. Isso porque, ao invés de solicitar as notas emitidas a cada um dos clientes do escritório, basta o contador entrar na plataforma ao final do período e exportar as mesmas para seu sistema fiscal.
3. Software para conciliação das contas da empresa
O software para conciliação de contas da empresas tornou-se uma necessidade para os escritórios de contabilidade. Afinal, é a partir dessas informações que irão ser produzidos os relatórios contábeis e de resultado dos clientes do escritório.
Essas ferramentas são usadas para importar das instituições bancárias as informações sobre o movimento financeiro da empresa usando a internet. Outra possibilidade é importar de diferentes formatos de arquivos as mesmas informações. Um exemplo de arquivo com informações financeiras é o OFX. Através de um processo manual, é possível baixar esse arquivo do seu banco e importar para o software de conciliação de contas.
Uma vez que as informações estão importadas para o software, é possível consolidar esses dados em um único extrato. Esse tipo de ferramenta também possibilita utilizar as informações de categorização de lançamentos de forma automática. Em outras palavras, o sistema aprende a categorizar os lançamentos da empresa de acordo com as conciliações anteriores.
4. Software para a gestão das contas a receber
O software de contas a receber é usado para gerenciar o processo de vendas dos seus clientes. Ele ajuda no gerenciamento de cobrança e de pagamentos. Essas soluções geralmente são vendidas como emissores de boletos.
O software para gerenciamento de contas a receber é importante para todas as organizações, sejam elas pequenas ou grandes. Este software pode ajudar na automatização de todo o processo de faturamento e cobrança, o que reduz erros e economiza tempo.
Um bom software de gerenciamento de contas a receber deve ser capaz de gerar relatórios sobre o comportamento de pagamento do cliente, rastrear saldos em atraso e manter uma lista de clientes inadimplentes e exportar as informações financeiras da empresa para o ERP do contador.
5. Software para gestão dos processos do escritório de contabilidade
O software para gerenciamento de processos de escritório contábil, é um sistema que auxilia no gerenciamento das diversas atividades que um escritório precisa exercer mensalmente para atender seus clientes. Este tipo de software geralmente utiliza um quadro chamado de tarefas chamado de Kanban, que organiza as atividades por clientes e por grupos de atendimento dentro do escritório.
Nesse tipo de solução seu time pode ficar organizado como atendimento, fiscal, contábil e financeiro. As tarefas para cada tipo de empresa são mapeadas no sistema, com datas de início e vencimento para cada mês. Posteriormente o sistema permite que se monitore através de cartões de atividade o progresso de cada tarefa em cada um dos grupos de atendimento.
Um dos benefícios desse tipo de solução é a possibilidade de se medir os resultados através de relatórios de desempenho para cada um dos grupos. Ele também permite que sejam avaliados os funcionários, tempo para entrega de atividades ou até mesmo de solicitações avulsas.
6. Plataforma de gestão contábil para o escritório e financeira os clientes
Este software é extremamente útil, pois ele permite combinar os processos de gestão das atividades do escritório com uma plataforma de gestão financeira. Uma outra característica desta ferramenta é que ela complementa o ERP contábil que você já possui em seu escritório. Isso porque você consegue trabalhar com seu cliente em tempo real na plataforma, e a partir dela extrair todas as informações financeiras e fiscais para exportar para seu ERP.
Com este tipo de software o escritório de contabilidade pode contar com as ferramentas de gestão de documentos, emissor de notas fiscais, conciliação bancária, gestão de contas a receber e de processos. Em outras palavras, com apenas uma única licença de software o contador pode contar com todas as ferramentas que ele precisa. Uma economia de tempo no operacional e financeira também.
Uma outra vantagem que vale a pena mencionar é que esse tipo de solução possui uma parte específica para a gestão de processos do escritório, faz a gestão contábil e pode ser oferecida para complementar a operação, realizando todas as atividades da gestão financeira.
A solução de gestão contábil e financeira adiciona valor à prática já oferecida pelo seu escritório e ajuda a fidelizar os seus clientes. Isso porque esse software de contabilidade permite personalizar a plataforma para a marca e identidade visual do escritório.
Conclusão: A importância de usar um software de contabilidade certo para a estratégia do seu escritório contábil
Como foi visto acima, o segmento de soluções de software de contabilidade passou por muitos aperfeiçoamentos nos últimos anos. Isso trouxe uma grande variedade de soluções para o mercado contábil, com diferentes características e casos de uso.
O software de contabilidade certo para o seu escritório contábil é a combinação daqueles que melhor atendem às suas necessidades e oferecem os recursos que você precisa para expandir seus negócios. Independente do sistema que você adquirir, você também deve considerar que ele seja fácil de usar, oferecer um excelente atendimento e suporte para você e sua equipe de contabilidade.
Como última sugestão, procure por soluções hospedadas na nuvem, esse tipo de software contratado como serviço, requer nenhuma mão de obra especializada para implantação e qualquer tipo de servidor local para que ele funcione. Tudo isso é traduzido em menores custos e menos gestão para você. Além de ter como maior vantagem, o fato de sempre poder ser acessado de qualquer localização, bastando apenas possuir um computador com acesso a internet.
