A rotina dos contadores é bastante desafiadora e requer precisão, agilidade, múltiplos conhecimentos, organização e muito foco. Sim. Há detalhes de suma importância que se não forem observados, gerarão consequências diversas que, em alguns casos, podem chegar a comprometer e até inviabilizar o negócio do cliente. Entretanto, se a gestão de processos for usada como uma estratégia para a rotina dos contadores, tanto eles mesmos quanto os clientes ganharão em produtividade e assertividade.
Importância do serviço de contabilidade
Já a partir do planejamento da abertura de um negócio, a figura do contador é fundamental. Escolher o tipo de empresa (MEI, ME, Eireli, Ltda, S/A), o regime ideal, se Simples ou Lucro Presumido, por exemplo, influenciarão na carga tributária e na própria operação da empresa.
Mesmo depois de constituída, a orientação do contador continua sendo importante para ver a melhor forma de contratação de colaboradores, fazer cálculos fiscais, recolhimentos de impostos, enfim, cumprir com todas as obrigações da empresa. De fato, o serviço de contabilidade auxilia empresários de todos os segmentos e portes a manterem seus negócios legalizados e lucrativos, também.
Rotina dos contadores
Em razão de toda essa gama de atividades para diferentes empresas, consideramos a rotina dos contadores uma das mais desafiadoras, uma vez que compreende várias áreas:
- Administrativa;
- Atendimento ao Cliente;
- Comercial;
- Financeira;
- Fiscal.
Todas elas demandam um tempo enorme dos contadores e de suas equipes de trabalho que, por sua vez, necessitam de uma organização muito grande e uma visão clara de todos os processos envolvidos em sua atividade. Assim, é praticamente inconcebível desempenhar esse tipo de trabalho manualmente, mesmo porque o próprio governo tem se modernizado e passado a usar sistemas e softwares cada vez mais completos.
Ocorre que o escritório de contabilidade não pode e não deve ficar à margem de tudo o que a tecnologia tem trazido de novidades com a transformação digital.
A chamada Era Cognitiva está apenas começando, e acompanhá-la é uma excelente forma de otimizar processos, além de aumentar a produtividade e a eficiência do escritório de contabilidade, onde também cabe a gestão de processos.
Gestão de processos e contabilidade
Gestão de processos, também conhecida como BPM (Business Process Management), nada mais é do que, por meio de uma análise, melhorar todo o fluxo de trabalho continuamente, objetivando níveis maiores de qualidade e atendimento ao cliente.
A fim de alcançar esse objetivo vale seguir alguns passos:
- Mapeamento. Conheça todos os processos de ponta a ponta, fazendo um mapeamento em detalhes de todo o fluxo de trabalho, com o intuito de entender e monitorar cada uma das etapas envolvidas.
Fazer um fluxograma permitirá que você identifique padrões, etapas desnecessárias ou até mesmo algumas que podem ser integradas.
- Indicadores de desempenho. Também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), são ferramentas utilizadas para acompanhar o desempenho dos processos quanto a, por exemplo:
- Eficiência;
- Capacidade;
- Qualidade;
- Produtividade;
- Valor;
- Rentabilidade.
Com esses indicadores de desempenho em mãos, os contadores conseguem ser mais assertivos em suas tomadas de decisão, além de estabelecer índices e metas a serem alcançadas, melhorando cada vez mais seus processos, o que nos leva a outro passo.
- Kaizen. Palavra de origem japonesa, Kaizen significa mudança para melhor, objetivando redução de desperdícios e uma forma de aumentar a produtividade. Ele pode proporcionar:
- a. Processos padronizados;
- b. Otimização do espaço;
- c. Ambiente limpo, organizado e seguro;
- d. União entre os colaboradores em um esforço comum para melhorar o trabalho;
- e. Ganho de tempo, aumentando a produtividade.
- Treinamento. A ideia aqui é fazer a cultura organizacional da empresa ser implementada de forma cada vez mais profunda, ao nível de conscientização, mesmo, o que tornará a equipe comprometida e engajada com as mudanças implementadas.
- Automatização. A gestão de processos na contabilidade deve fazer uso de novas tecnologias, já que ela nos proporcionou ferramentas ágeis de trabalho, aprimorando processos internos e externos.
Gestão de processos e transformação digital
Aproveitar a tecnologia com softwares e plataformas que realizem certos trabalhos que são meramente burocráticos e operacionais, mas que igualmente, tomam tempo dos profissionais que poderiam aproveitar o tempo para atividades mais estratégicas, é fundamental. Afinal, o trabalho contábil não se baseia simplesmente em apuração de impostos, preenchimento de guias e formulários. Há muitos serviços contábeis mais analíticos e que exigem amplo conhecimento dos profissionais dessa área.
Nesse sentido, a transformação digital deve ser vista como uma aliada, porque realiza atividades com mais precisão e rapidez.
Vejamos alguns exemplos de como a tecnologia pode colaborar na gestão de processos:
- Digitalização. O número de papéis, pastas e documentos físicos diminui sensivelmente, colaborando, ainda, na redução de custos. Aqui também entram os certificados digitais, que reduz a burocracia por meio de chaves que proporcionam acesso a diversas informações;
- Nuvem. Atender às necessidades do cliente é mais eficaz com os documentos disponibilizados 24h por dia e de qualquer lugar. Mesmo para os colaboradores isso é primordial, pois a comunicação entre os departamentos ganha uma nova dinâmica, sem terem de se deslocar para o compartilhamento de dados;
- Tarefas. A produtividade da equipe é otimizada e pode ser mensurada, já que é possível fazer gestão de tarefas, montando um calendário cujo acompanhamento é feito em tempo real.
Uma plataforma e múltiplas funcionalidades
Dentre muitos outros benefícios da tecnologia, já existem plataformas de contabilidade que permitem que os contadores executem seu trabalho por meio da internet, os chamados contadores online.
Nessas plataformas, os contadores fazem toda a gestão financeira do cliente, sem mencionar que têm também um sistema de controle de estoque, planos de contas financeiros e contábeis, exportação do arquivo de lançamento para o sistema contábil. Além disso, é possível fazer o faturamento, cobrança e emitir NFS-e e NF-s para seu escritório, e um drive na nuvem para ser compartilhado com os clientes que também ganham muito com a ela.
Otimizando a gestão de processos, o trabalho é facilitado dentro do escritório de contabilidade, gerando maior satisfação ao cliente, pela agilidade e assertividade no atendimento, sendo ele, principal foco de todo negócio.
Sempre atenta às necessidades desse segmento, a Osayk é uma empresa de tecnologia cujo compromisso é o de colaborar com contadores, disponibilizando uma plataforma de gestão financeira que pode ser customizada com a logomarca do escritório licenciado.
Você pode obter mais informações acessando nosso site e preenchendo um formulário. Entre em contato para saber mais a respeito do como temos transformado diversos negócios de contabilidade em empresas mais produtivas e lucrativas.
