A Escrituração Contábil Digital é um assunto que ganhou relevo entre os contadores, bem como no âmbito da administração pública que se dedica à fiscalização e controle de receitas ou contribuições tributárias.
Ainda assim, muitos profissionais têm duvidas a respeito do tema. Algo mais do que normal considerando que se trata de um campo de conhecimento especializado.
Mas, então, ciente disso, montamos este conteúdo para apresentar o essencial a respeito da Escrituração Contábil Digital, como o que é, prazos e a sua importância para o adequado funcionamento de uma empresa em diversos setores.
De início, o que podemos dizer é que se trata de uma obrigação que pode evitar que a empresa sofra penalidades. Além disso, garante que ela conheça melhor a sua realidade contábil.
O que é Escrituração Contábil Digital (ECD)?
A Escrituração Contábil Digital, também conhecida pela sigla ECD, é, conforme especialistas, uma obrigação acessória, de responsabilidade do Governo Federal, que tem como principal objetivo ou finalidade substituir a entrega de documentos físicos (por parte das empresas) por arquivos digitais ou eletrônicos.
A ECD faz parte do programa governamental chamado de Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o qual tem como principal interesse modernizar as relações entre os fiscos, nas três instâncias de poder (federal, estadual e municipal) e os contribuintes, sendo a maioria pessoas jurídicas.
Com o SPED, a ideia é migrar de um sistema tradicional, pautado na entrega de documentos físicos, para um sistema digital, que favorece a transparência, eleva a agilidade no processo de entrega de documentos digitais, torna a comunicação mais rápida e mais rígido o processo de controle e fiscalização.
A ECD e o SPED surgem hoje como soluções fundamentais nas empresas e que representam muito bem as dinâmicas da época.
Documentos digitais que precisam ser entregues à Receita Federal do Brasil
Segundo especialistas no assunto, os documentos que devem ser enviados ao fisco em formato digital pelo SPED são:
Livro diário
Trata-se de um livro contábil cujo preenchimento é obrigatório por lei. Nele, são lançadas as operações (fatos contábeis) diárias de uma empresa, qualquer que seja ela.
Há algumas formalidades que precisam ser observadas na confecção digital do livro diário como, por exemplo: deve-se encaderná-lo; as suas folhas precisam estar numeradas; caso se trate de um livro diário de uma empresa, ele deve estar autenticado pelas juntas comerciais.
Livro razão
Por sua vez, o livro razão é o registro de escrituração, cuja finalidade é coletar dados cronológicos a respeito de todas as transações contábeis registradas no livro diário. Ele deve ser organizado por conta individual, ou seja, caso a empresa disponha de mais de 5 contas, deve-se observar isso.
Livro balancetes (balanços e fichas de lançamentos comprobatórios)
Em resumo, podemos dizer que o livro balancetes é o documento contábil que reúne todas as contas em movimento da empresa, bem como os seus respectivos saldos.
Esses arquivos ou documentos são enviados para o repositório nacional do SPED, que desempenha os seguintes papeis: recepção, validação, armazenamento e autenticação das informações. Em seguida, disponibiliza para a junta comercial competente.
É um trabalho de padronização de informações fiscais competente.
Prazos da ECD
De acordo com estudiosos do tema, existe uma regra especial quanto ao envio dos documentos citados anteriormente ao órgão público responsável pelo SPED, no caso, a Receita Federal.
Tais documentos precisam ser enviados até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte. Assim, por exemplo, a escrituração do ano de 2019 precisa ser enviada até o dia 29 de maio de 2020. Ainda que o mês tenha 31 dias, o dia 29 é o último dia útil. Prazo que ainda está em vigência, portanto.
Caso a ECD não seja enviada dentro do prazo estabelecido ou, caso enviado, mas com problemas informacionais, a empresa poderá sofrer multas e penalidades, como:
– 0,02% por dia de atraso, com base sobre a receita bruta da empresa. Esse percentual fica limitado a 1%;
– 5%, tendo por base o valor correspondente, em se tratando de problemas informacionais dos documentos;
– 0,05%, tendo por base a receita bruta da empresa, caso os documentos sejam enviados sem observar os requisitos necessários.
Ficar atento ao prazo de envio da ECD é condição indispensável para que a sua empresa preserve sua saúde financeira e atue sem qualquer complicação.
Quem deve entregar a ECD?
A ECD é um documento que deve ser entregue pelas seguintes pessoas jurídicas:
– Empresas cujo sistema de tributação é o Lucro Real;
– Empresas cujo sistema de tributação é Lucro Presumido;
– Sociedades em conta de participação.
Algumas sociedades empresariais, como as microempresas, empreendimentos de pequeno porte e as optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas de apresentar o referido documento. Incluem-se ainda nesse entendimento os órgãos públicos, com as fundações públicas e autarquias.
A importância de elaborar a ECD e entregá-la no prazo certo
A ECD é um documento que conta com informações importantes sobre a realidade contábil da empresa, servindo não apenas para orientar a organização no sentido de controlar melhor as suas operações fiscais (previdenciária, por exemplo), mas também para informar com total transparência a sua situação regular ao fisco. Além disso, é um documento que traz maior organização em relação às informações fiscais de sua empresa. Mais do que isso, na verdade, pois também contribui para a redução de custos.
Ainda que o seu principal objetivo não seja a redução de custos, a ECD acaba oferecendo essa vantagem, considerando que ele trabalha no sentido de digitalizar o processo de apresentação de documentos fiscais ao órgão competente.
Precisa apresentar a ECD no mês de maio do ano vigente (2020), mas admite que, mesmo lendo este conteúdo, não sabe por onde começar?
Em caso de resposta positiva, não deixe de entrar em contato conosco. Temos a sua disposição uma excelente equipe técnica especializada que pode lhe orientar nessa importante tarefa que a sua empresa precisa desempenhar.
Como vimos, é preciso observar algumas questões importantes no processo de elaboração e envio da ECD pelo SPED digital, o qual também tomamos ciência que é gerenciado pela Receita Federal do Brasil.
