Você conhece a automatização de processos na contabilidade? Ela é uma estratégia muito importante para modernizar o setor e trazer mais segurança para os procedimentos realizados.
É comum ver a contratação de plataformas automatizadas apenas como um custo. Porém, elas trazem diversas vantagens importantes para a empresa – melhorando, inclusive, a lucratividade.
Neste conteúdo você entenderá o que é a automatização de processos e os principais benefícios da prática. Acompanhe!
O que é automatização de processos?
A automatização de processos é, basicamente, a utilização de sistemas ou ferramentas na rotina. Eles podem ser usados para realizar tarefas repetitivas e de organização no dia a dia da contabilidade.
Pense na automatização como a realização de atividades operacionais sem a necessidade de interferência humana. Um exemplo é o cadastro ou arquivamento de dados de clientes, fornecedores e outros contatos.
Manualmente, é preciso preencher um documento, guardá-lo em uma pasta, encontrar o lugar no arquivo e armazená-lo, certo? Quando se utiliza a automatização, tudo é feito de forma automática por meio de um sistema.
O colaborador só precisa preencher o cadastro. Todas as operações de guardar em um arquivo, organizar em uma ordem lógica e salvar as informações ocorrem automaticamente. Como você vê, isso traz vantagens importantes para a contabilidade. E esse é apenas um exemplo.
Com a automatização, não é preciso aumentar a equipe para melhorar os resultados. As ferramentas utilizadas, desde que de boa qualidade, conseguem realizar tarefas e priorizar o tempo dos colaboradores. Assim, há mais tempo para tarefas, de fato, estratégicas.
Quais são os benefícios da automatização?
Como vimos, a automatização de processos na contabilidade ajuda em tarefas de rotina. Mas você conhece todas as vantagens do conceito?
A seguir mostraremos alguns benefícios que a prática trará para o seu escritório contábil. Confira!
Economia de tempo
O primeiro benefício da automatização de processo na contabilidade é a economia de tempo. No exemplo que usamos, você percebeu que o colaborador precisa realizar diversos procedimentos manuais em um simples cadastro de dados.
Com um sistema eficiente, as pessoas não precisam fazer as tarefas mecânicas. Manejo de arquivo, cálculos simples, confecção de gráficos e centralização de informações são atividades que demandam tempo.
Com tudo feito de forma automática e segura, o dia da contabilidade renderá mais. Além do tempo, também há economia de recursos. Afinal, o foco de trabalho será em áreas mais produtivas e ligadas ao cliente.
Aqui, podemos falar em melhor produtividade. Sem ter que se preocupar com tarefas e atividades rotineiras simples, o período de trabalho será mais eficiente.
Destaque entre a concorrência
Outro ponto vantajoso de automatizar a empresa é se destacar entre a concorrência. O tempo de resposta com os clientes será menor. Assim, a equipe conseguirá sanar dúvidas de forma mais rápida e correta.
Sem a necessidade de buscar dados, fazer cálculos e retomar atendimentos anteriores, a solução de problemas fica mais rápida. Essa produtividade e eficiência certamente serão notadas pelos clientes, que ficarão satisfeitos com o serviço.
Com a velocidade de comunicação atual, conseguir sanar dúvidas e apresentar soluções com rapidez é fundamental. Se outras empresas não são capazes de se manter competitivas e atualizadas, é importante aproveitar a oportunidade para obter destaque.
Dessa forma, ter uma plataforma de gestão automatizada, como a da Osayk, deixará seu escritório de contabilidade em outro patamar. A utilização das tecnologias disponíveis dará uma boa impressão e oferecerá mais recursos e soluções para os consumidores.
Entrega de resultados
Como você está vendo, a entrega de resultados é um benefício importante da automatização. Devido ao aumento de produtividade e da economia de tempo que o sistema traz, a experiência do cliente é impactada. Isso demonstra a ele que o serviço foi feito de maneira eficiente.
Além disso, a automatização faz com que dados sobre atendimentos anteriores, tributos pagos, organização de folha de pagamento e outras tarefas fiquem salvos. Acessando essas informações de forma ágil, o colaborador consegue sanar dúvidas e resolver problemas mais rapidamente.
Sem uma plataforma de contabilidade, também fica muito mais difícil fazer balanços financeiros, controle patrimonial e contratações para os clientes. Assim, a solução ajuda no manejo de prazos de vencimento e na cobrança de dívidas — aumentando a qualidade do serviço.
Quando a contabilidade consegue mostrar esses diferenciais ao consumidor e ajudá-lo a melhorar as rotinas empresariais, o negócio se destaca. Logo, é possível entregar resultados sem erros e com a garantia de confiabilidade.
Análise de desempenho
Mais uma das principais vantagens de utilizar a automatização de processos na contabilidade é poder fazer uma análise de desempenho. Os dados inseridos no sistema servem como fonte para diagnósticos importantes e confiáveis.
Como vimos, fazer balanços e análises fica mais fácil com a automatização. Eles servirão para que o cliente possa ter acesso a relatórios e planilhas. Sabe-se que os documentos são essenciais no meio empresarial, principalmente para fazer planejamentos financeiros.
Uma empresa que quer crescer e aumentar a lucratividade precisa fazer análises com recorrência. Somente assim ela poderá verificar se as estratégias utilizadas forneceram bons resultados e, se for o caso, alterar procedimentos.
Desse modo, uma plataforma eficiente trará relatórios confiáveis para você. Eles mostrarão, de forma realista, a situação contábil. Sem os dados, não há como fazer planos concretos e baseados nos resultados anteriores.
Padronização
Um dos grandes vilões da produtividade e da economia é a falta de padronização. Esse conceito é muito importante para a eficiência e também para gerar valor aos serviços. Sem ele, há mais perda de tempo e menos confiabilidade nos dados.
A automatização de processos garante a padronização na coleta e tratamento de dados, apresentação de resultados e rotinas internas. Isso é fundamental para que a produção gere mais confiabilidade e tenha um bom custo-benefício.
Imagine que, para cada cliente, os procedimentos sejam feitos de formas diferentes por diversos colaboradores. A dinâmica geraria mais insegurança no atendimento e demora na solução de problemas. Com a automatização de processos, isso não ocorre.
Maior lucratividade
Por fim, todas as vantagens citadas conduzem a um ponto: maior lucratividade para o escritório. Com a melhora na produtividade, facilidade de acesso de dados e entrega de resultados, o negócio fica mais eficiente.
Os custos com procedimentos simples são reduzidos, assim como a repetição de tarefas. Além disso, promove-se a integração entre setores e aumenta-se a produtividade de todos. Entregando melhores resultados, é possível alcançar mais receita e lucro.
Entendeu como a automatização de processos é importante? São muitos os benefícios para o seu escritório contábil!
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