Chegamos ao último conteúdo da série sobre BPO financeiro (Business Process Outsourcing). Até aqui, você já descobriu o que ele é e como se relaciona com a contabilidade. Além disso, viu as vantagens que ele apresenta tanto para o contador quanto para o cliente.
Então, o que fazer se você decidir incluir o serviço no portfólio do seu escritório de contabilidade? Para exercer a função da melhor forma possível vale a pena conhecer algumas orientações centrais que podem garantir a qualidade do seu trabalho.
Por isso, preparamos 5 dicas para lhe ajudar a utilizar o BPO financeiro e oferecer benefícios estratégicos por meio da contabilidade consultiva! Confira!
1. Entender a diferença entre BPO e outros serviços
Ao longo desta série você viu alguns detalhes que diferenciam o BPO financeiro de outras modalidades contábeis, como as atividades tradicionais ou mesmo a contabilidade digital. Embora tenha relação com o uso de tecnologia, o conceito de BPO envolve detalhes específicos.
Logo, um dos primeiros passos para estruturar o serviço no seu escritório é entender as particularidades que ele apresenta em relação a outras propostas e projetos que você possa ter com diversos clientes.
Em muitos casos, o BPO pode ser confundido, por exemplo, com oferecimento de consultoria ou assessoria. Entretanto, ele não é considerado sinônimo de nenhum deles, já que representa a terceirização de atividades práticas — que passam a ser realizadas por você, e não pela empresa.
Na consultoria, o contador presta um serviço semelhante ao aconselhamento. Ele analisa informações da empresa e orienta sobre ações que seriam interessantes para melhorar os processos internos e a relação dela com o mercado, clientes, fornecedores etc.
Por sua vez, a assessoria envolve um pouco mais de prática. Nesse caso, o profissional ou equipe contratada não apenas direciona caminhos, mas também realiza algumas atividades diretamente — como treinamentos, auxílio técnico em projetos e outros exemplos.
Diferente de consultores ou assessores, o contador que realiza o BPO financeiro faz parte da rotina da empresa. Afinal, ele é o responsável direto por algumas das tarefas contábeis e financeiras do negócio, como gestão de documentos e fluxo de caixa.
2. Buscar novos conhecimentos
Como mostramos, a prática de BPO financeiro se diferencia de outros serviços oferecidos por escritórios de contabilidade. No seu plano de negócio, é possível oferecer diversos tipos de projetos para os clientes, caso não seja de seu desejo focar apenas em um deles.
Se for assim, lembre-se da importância de delimitar limites e possibilidades de cada projeto, deixando claro para os contratantes o que será feito em cada um deles. No caso de começar a oferecer o BPO financeiro, é preciso buscar atualização na área para entregar qualidade.
Se o seu escritório não trabalha com a possibilidade ainda, será necessário estudar o assunto e buscar novos conhecimentos e recursos. E se você tem uma equipe com quem trabalha, é importante treinar todos os colaboradores para que estejam alinhados com a proposta.
Uma nova prática no escritório de contabilidade pode modificar bastante a rotina, a depender das atividades que ainda não são rotineiras no local. Então, também é preciso organizar o cotidiano e ver as adaptações necessárias para exercer as novas funções.
Além disso, vale a pena dar uma atenção especial à gestão financeiro do seu escritório. Afinal, oferecer soluções no gerenciamento de outras empresas demanda ter organizado a própria casa, certo? Então, busque aplicar as metodologias de eficiência internamente antes de divulgá-las.
3. Selecionar as atividades desenvolvidas
Algo que ficou evidente na nossa série de conteúdos sobre BPO financeiro é que ele envolve muitas atividades diferentes. O oferecimento delas dependerá das suas decisões para o escritório e, talvez, do contrato fechado com cada cliente em particular.
Sendo assim, uma das dicas para começar o serviço é selecionando as atividades possíveis para oferecer. Então, você pode definir se o BPO será ofertado em um projeto rígido ou se haverá flexibilidade para as funções exercidas para cada cliente.
Entre as atividades possíveis que você conheceu nos artigos anteriores estão:
- Gestão de contas a pagar e receber;
- Conciliação bancária;
- Organização e arquivo de documentos;
- Auditorias financeiras;
- Administração de fluxo de caixa;
- Análise de indicadores financeiros;
- Rotinas de folha de pagamento e departamento pessoal;
- Análise de crédito e investimentos;
- Levantamento de informações para tomada de decisão.
4. Estruturar o serviço
Mais uma dica central que temos para quem deseja se organizar em torno do BPO financeiro é estruturar o serviço que pretende oferecer às empresas clientes. Significa mapear as necessidades e se munir dos recursos necessários para a realização deles.
Uma das ferramentas essenciais é a plataforma de gestão contábil. Se o seu escritório ainda não atua com tecnologia, é um bom momento para começar — já que a visão estratégica do BPO demanda economia de tempo com atividades burocráticas.
Antes de começar a oferecer e vender o serviço você precisa planejá-lo, definir etapas de realização do projeto e organizar as equipes e materiais envolvidos nele. Toda a preparação evita problemas e diminui os riscos de cometer erros com os clientes.
No período de estruturação do serviço pode ser interessante pensar em oferecer o BPO financeiro para um ou poucos clientes inicialmente. Assim, é possível testar as soluções e analisar os resultados para otimizar seu trabalho antes de fechar um número maior de contratos.
5. Definir seu público-alvo
Por fim, a última dica está voltada para a definição de um público-alvo ou nicho com o qual você quer trabalhar. É importante ter em mente que nem todos os clientes do escritório podem ter interesse na proposta do BPO financeiro — pelo menos no início.
Então, cabe a você refletir se passará a trabalhar apenas com esse serviço e terá como foco prospectar clientes para ele ou se terá flexibilidade para atender cada cliente em particular. De qualquer modo, vale a pena delimitar qual é o público-alvo do BPO financeiro.
A partir desta delimitação, ficará muito mais fácil saber como conversar com os clientes ou possíveis interessados para vender seu produto. Cabe à equipe do escritório ser capaz de apresentar as vantagens e convencer as empresas a migrarem para este novo serviço.
Sem dúvida, a contabilidade consultiva tem muito a oferecer para negócios de todos os portes. E existem diversos empreendedores que se beneficiam de práticas de BPO financeiro. Então, você tem um mercado em ascensão para explorar!
Chegamos ao fim da série de conteúdos sobre o BPO Financeiro. Qual sua visão sobre o assunto? As informações foram úteis para planejar seu trabalho?
