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Atualmente, com o avanço do mundo on-line tornou cada vez mais comum o uso de artifícios digitais para facilitar o dia a dia das empresas de profissionais autônomos e de seus clientes, como a automatização, o e-commerce, a publicidade on-line de performance, entre outros. Todas essas áreas contribuem para uma nova época de transformação e revolução digital, trazendo mais precisão, agilidade e segurança na prestação de serviços.

Na área da contabilidade, não é diferente. O uso do certificado digital pelos escritórios contábeis, por exemplo, propicia um processo menos burocrático e mais seguro ao trabalho do contador e às informações de seus clientes. Inúmeros contratos, declarações e livros contábeis na forma física foram substituídos por arquivos eletrônicos com o advento da contabilidade digital, visando mais praticidade e uma melhor otimização do tempo.

Mas o que é um certificado digital?

Um certificado digital é uma identidade virtual relacionada a uma entidade, seja ela uma pessoa física ou jurídica, permitindo que uma organização ou uma pessoa troque informações a partir de uma criptografia de chave pública. Ela providencia uma comunicação on-line segura, autêntica e confiável.

Um certificado digital garante, sob legislação, validade legal e fiscal nos atos que o utilizam. Estes podem ser: transações bancárias, assinaturas de contratos, comércio eletrônico, emissão de documentos fiscais, assinatura de declarações, entre outros. Em resumo, são operações feitas virtualmente, com a necessidade de identificação on-line da parte interessada.

Que tipos de certificados digitais existem?

As chaves criptográficas serão providenciadas por uma Autoridade Certificadora, responsável pela emissão do certificado digital. Essas chaves públicas codificam o documento, e as chaves privadas associam a elas a chave decodificada.

É possível usar uma assinatura digital para completar o certificado digital, tornando impossível qualquer modificação no documento depois de enviado. Trabalhando juntos, a assinatura e o certificado digital tornam as transações on-line mais seguras, legítimas e autênticas, tornando a vida de seu cliente mais fácil e menos estressante.

Abaixo, explicaremos os dois tipos de certificados digitais que existem.

Certificado A1

Este é um arquivo digital instalado no computador de uma entidade, válido por um ano, sem a necessidade de ficar armazenado em hardwares. A chave pública e a chave privada são associadas através do arquivo, e a primeira é enviada para a Autoridade Certificadora. Já a chave privada fica guardada dentro do computador, podendo ser acessada com uma senha.

Vantagens:

  • Uma das vantagens do certificado A1 é que ele não é um cartão, e sim um arquivo, ou seja, você pode enviá-lo para outros lugares, de qualquer dispositivo e a qualquer hora, afinal, basta ter uma senha de acesso;
  • Com o A1, é fácil emitir notas fiscais.

Desvantagens:

  • Ter uma cópia do backup é indispensável, pois em caso de erro, o certificado pode ser extraviado;
  • Só vale por 12 meses.

Certificado A3

O certificado A3, diferentemente do A1, é criptografado por meio de um dispositivo, como um smart card, um token ou um cartão inteligente.

Vantagens:

  • Pode ter validade de 3 anos;
  • Você consegue levá-lo a qualquer lugar sem precisar enviá-lo para outro sistema.

Desvantagens:

  • Há risco de roubo ou perda do cartão/token;
  • Só pode ser usado em um computador por vez.

Utilização e finalidade

Quanto à utilização e à finalidade dos certificados, eles podem ser subdivididos em 3 categorias:

e-CPF

É como um documento de CPF eletrônico (Cadastro de Pessoa Física). Esse documento dá autorização para que o usuário faça transações virtuais com a mesma validade e legitimidade que com o documento físico. No caso de Escrituração Contábil Fiscal, duas assinaturas digitais são requeridas: uma do contador (por meio de e-CPF e e-PJ) e outra da pessoa jurídica (por meio de A1 ou A3).

Alguns dos principais usos do e-CPF são:

  • Transmitir declarações de imposto de renda de pessoa física;
  • Verificação fiscal de pessoa física;
  • Fazer retificações no CAGED;
  • Siscomex;
  • SPED;
  • Recuperação de cópia de declaração.

NF-e

Uma pessoa jurídica (empresa) pode contar com duas opções de certificados digitais: NF-e ou e-CNPJ. A Nota Fiscal Eletrônica é um arquivo digital que deve ser assinado eletronicamente para que tenha validade e legitimidade. É por meio dessa assinatura que será provado que a empresa emitiu a nota e que ela é autêntica.

No momento em que uma empresa escolhe o certificado NF-e, ela adquire muitas vantagens, podendo atribuir a um funcionário as emissões das notas fiscais, sem que ele precise ter acesso a dados privados da empresa. Com o e-CNPJ é diferente: o documento fica obrigatoriamente sendo responsabilidade apenas do representante legal da empresa.

e-CNPJ

Assim como o caso do e-CPF, o e-CNPJ também é uma versão eletrônica do CNPJ físico, destinado à pessoa jurídica. Com esse certificado digital, a burocracia diminui em grande quantidade, economizando tempo, papel, e fazendo todos os processos com muito mais segurança do que antes.

Para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e envio mensal do SPED fiscal, uma empresa precisa ter um e-CNPJ. Para o envio da declaração anual SPED contábil, é necessário ter um e-CPF do profissional contábil ou do responsável da empresa.

Alguns dos usos do e-CNPJ:

  • Fazer parcelamentos;
  • Declaração de Benefícios Fiscais;
  • Consultar declarações de impostos de renda;
  • Demonstrativo do Crédito Presumido do IPI;
  • Acessar o Conectividade Social.

Os certificados digitais na atualidade

A tecnologia se desenvolve cada vez mais rápido, e muitas empresas utilizam a Internet e as redes sociais para fazer negócios e atender seus clientes. Com isso, surgem furos de segurança na web, com hackers invadindo sites, contas bancárias e dados sigilosos de empresas.

Se faz fundamental, assim, o uso de certificados digitais e criptografia. Para acompanharmos o constante movimento do mundo, precisamos investir nas tendências do futuro, e com o intenso fluxo de informações que é transmitido pelas pessoas e entidades, a proteção de dados se torna a cada dia mais importante.

Para o contador, o certificado digital traz mais comodidade, agilidade e economia de custos, reduzindo os deslocamentos até os clientes ou órgãos públicos e diminuindo o desperdício de papéis. Além disso, o contador não precisa memorizar incontáveis senhas para cada transação, já que pode gerenciar tudo sob apenas uma senha privada, que estará sempre protegida de fraudes ou roubos.


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