Embora a Nota Fiscal Eletrônica tenha sido idealizada inicialmente para empresas optantes do Simples Nacional e MEI (Microempreendedores Individuais), cada vez mais novos tipos de
negócios estão aderindo a esta modalidade. No entanto, muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre como preparar a empresa para a emissão da NF-e e quais as medidas devem ser tomadas para digitalizar esse procedimento.
Para ajudá-lo com essa questão, vale a pena conferir o passo a passo para a emissão da NF-e que preparamos para que você possa esclarecer todas as suas dúvidas sobre como emitir nota fiscal eletrônica. Quer saber mais? Então, confira!
Para trazer mais eficiência e agilidade na emissão de notas fiscais, o Governo tornou obrigatória a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), um documento digital utilizado para substituir a nota fiscal em papel e que pode ser armazenado eletronicamente.
Assim como a Nota Fiscal tradicional, a NF-e tem como finalidade controlar e registrar a circulação de mercadorias, para que depois sejam tributadas. Porém, no caso a NF-e, a validade jurídica é garantida pela assinatura digital e pelo recebimento eletrônico realizado pelo Fisco.
A NF-e substitui a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A em todas as situações previstas na legislação em que estes documentos possam ser utilizados, tais como a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.
Além de representar diversas vantagens para as empresas, a NF-e proporciona mais rapidez e segurança para a Secretaria da Fazenda realizar o monitoramento da circulação de mercadorias.
Embora a NF-e tenha sido idealizada inicialmente para empresas optantes do Simples Nacional e MEI (Microempreendedores Individuais), cada vez mais novos tipos de
negócios estão aderindo a esta modalidade. No entanto, muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre como preparar a empresa para a emissão da NF-e e quais as medidas devem ser tomadas para digitalizar esse procedimento.
Para ajudá-lo com essa questão, vale a pena conferir o passo a passo para a emissão da NF-e que preparamos para que você possa esclarecer todas as suas dúvidas sobre como emitir nota fiscal eletrônica. Quer saber mais? Então, confira!
Saiba como emitir nota fiscal eletrônica
Para emitir a NF-e, o empreendedor deve realizar basicamente três passos: adquirir o certificado digital, se cadastrar junto à Secretaria da Fazenda do Estado e adquirir um software que permite a emissão da nota. Confira abaixo os passos em detalhe.
1º passo: Certificação digital
Para emitir uma NF-e é necessário que a empresa tenha um certificado digital, ou seja, uma assinatura digital que confirma sua autenticidade e garante que as informações apresentadas na nota fiscal eletrônica são verdadeiras.
Esta é uma forma de garantir segurança e agilidade nas transações comerciais por meio do ambiente digital e também garante validade jurídica entre empresas e as demais partes
envolvidas.
Para conseguir esta certificação é preciso adquiri-la junto ao ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) que é uma Autoridade Certificadora credenciada, sendo necessário conter o CNPJ do estabelecimento.
Importante ressaltar que atualmente os modelos de certificados existentes são o modelo A1, que é o certificado para arquivos em computador, e o modelo A3 onde estes arquivos podem ser armazenados em um dispositivo de armazenamento móvel.
Portanto, esteja atento se o sistema que você vai utilizar para emitir as notas aceita
tanto o modelo A1 quanto o A3.
2º passo: Credenciamento na Secretaria de Fazenda
Também é necessário se cadastrar na Secretaria de Estado da Fazenda onde sua empresa está localizada. Com a ajuda de um contador você pode se informar melhor sobre a legislação do seu Estado e dar sequência no cadastro, que geralmente é muito simples, mas requer um pouco de cuidado devido à alguns detalhes que mudam de acordo com a localidade.
No início, após feito o cadastro, sua empresa já pode realizar a emissão de notas, porém, sendo recomendado primeiramente que o usuário efetue suas primeiras vias como
testes na modalidade de credenciamento “Em homologação”, até que já esteja aptoe devidamente treinado para emitir NF-e.
Estas primeiras notas ainda não serão enviadas e nem avaliadas pela SEFAZ. Após este período de testes, basta alterar a opção de credenciamento para “Em produção”.
3º passo: Software
Você vai precisar também de um software para gerar notas fiscais eletrônicas instalado em seu computador. A Receita Federal e a Secretaria do Estado de Fazenda oferecem gratuitamente para download um software para a geração das NF-e.
Porém, a partir de janeiro de 2017 deixará de disponibilizar o programa por não serem compatíveis com a quantidade de notas que algumas empresas precisavam emitir, sendo assim, recomendado a substituição por outra ferramenta capaz de atender a demanda necessária.
4º passo: Como fazer a emissão de notas fiscais
O procedimento de como emitir Nota Fiscal Eletrônica de modo geral é muito simples. As primeiras etapas de preenchimento é alimentar os dados da NF-e, como: número da nota, datas e hora, finalidade, natureza da operação e formas de pagamento.
Além das informações da sua empresa, tais como, razão social, CNPJ, Inscrição Estadual, Regime Tributário e endereço, é preciso contar com as informações de quem está vendendo o seu produto ou serviço, será necessário para informar na nota, incluindo o campo “Tipo de contribuinte”.
A próxima etapa são as descrições do produto ou serviço prestado que conta com os seguintes campos: código do produto, características, quantidade de itens, frete e outros detalhes dependendo do tipo da comercialização.
Depois de finalizado o preenchimento da nota é só salvar e validar. Caso haja algum erro o sistema irá te avisar podendo fazer as devidas alterações.
Funcionalidades Adicionais
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) trouxe para o dia a dia mais facilidades, beneficiando a organização de papéis e documentos que antes ficavam em arquivos físicos.
O XML é o formato padrão das notas fiscais eletrônicas e armazena todas as informações das notas fiscais emitidas, inclusive as assinaturas digitais.
Uma grande vantagem é que estes arquivos ficam armazenados no banco de dados da Receita Federal por até 180 dias e oferecem uma forma flexível de trocar informações podendo ser consultadas a qualquer momento via internet utilizando uma chave de acesso disponibilizada com a emissão da nota.
Sua empresa emite nota fiscal eletrônica? Tem dúvidas sobre o procedimento? Então deixe seus comentários abaixo! A plataforma da Osayk disponibiliza para seus clientes o acesso a uma ferramenta prática e especializada na emissão de NF-e de serviços usando o certificado digital A1.
