É difícil imaginar um profissional que trabalhe hoje com pilhas e pilhas de papéis sobre a mesa. Mas, era essa a realidade de todos os contadores até bem pouco tempo atrás. Embora alguns ainda sejam resistentes às mudanças, a verdade é que o avanço tecnológico transformou a vida dos profissionais contábeis. Atualmente, contabilidade e tecnologia andam lado a lado e essa combinação traz enormes benefícios tanto para os contabilistas quanto para os seus clientes.
Graças à Internet, hoje em dia não é mais necessário fazer declarações de imposto de renda à mão e nem entregá-las em um disquete na Receita Federal. Contudo, esse exemplo representa apenas uma ínfima parte do que a tecnologia significa para os processos contábeis.
A possibilidade de ter informações detalhadas e de fácil acesso e de gerar relatórios completos sobre qualquer aspecto da empresa fez com que a contabilidade se tornasse ainda mais importante dentro das organizações. Hoje, ela é uma ferramenta fundamental não somente para a saúde financeira do empreendimento, mas também para a tomada de decisões sobre o rumo dos negócios. Para entender melhor sobre como a tecnologia pode ser uma grande aliada da contabilidade, continue conferindo este post!
Digitalização de documentos
Uma das maiores transformações que a tecnologia promoveu na contabilidade tem justamente a ver com a questão da “papelada”. Antes da digitalização dos documentos, os escritórios precisavam ter uma estrutura com espaço físico para armazenar a documentação de cada um dos seus clientes. Isso significa gastos maiores com aluguel e demanda tempo e pessoal. Organizar e arquivar todos os papéis de modo a garantir praticidade na hora de encontrar algum documento requer dedicação quase exclusiva.
O armazenamento virtual muda completamente esse quadro, sendo um dos principais aspectos no qual contabilidade e tecnologia se unem em prol da produtividade e da agilidade. A digitalização dos documentos trouxe uma nova perspectiva de trabalho para os profissionais da área.
SPED e escrituração digital
Além da alta carga tributária, os empreendedores brasileiros ainda precisam enfrentar um sistema bem complexo para cumprir todas as obrigações da empresa. Para simplificar e integrar as informações relativas aos tributos, em 2007, o governo criou o Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED.
A implantação do SPED facilitou o envio, o arquivamento e a validação das obrigações. Além disso, ele permite também uma maior regularidade em relação ao recolhimento de tributos. Antes, as informações tributárias ficavam segmentadas entre os órgãos fiscais do município, do estado e da união.
O SPED Contábil permite o envio eletrônico do Livro Diário, do Livro Razão, dos Balancetes, dos Balanços e das Fichas de Lançamento. Ele é obrigatório para empresas optantes pelo Lucro Real, mas aquelas que tributam pelo Simples Nacional não precisam se inscrever no sistema.
Já o SPED Fiscal trouxe para o ambiente digital os registros de entradas e saídas, de apuração do ICMS e do IPI, do inventário e do documento de controle do crédito de ICMS. Além disso, dessa forma também é possível garantir uma fiscalização mais eficiente.
Calendário virtual e controle de prazos
Por falar em obrigações, um recurso que pode ser utilizado pelo contador para garantir o cumprimento dos prazos é o calendário virtual. Com ele é possível receber notificações sobre as datas de envio e evitar os atrasos que sempre acabam resultando em multas elevadas. Ao receber o aviso, o profissional pode informar o cliente e já solicitar os documentos necessários.
Plataformas de gestão e interação
Um dos grandes diferenciais da contabilidade atual é a questão do atendimento ao clientes. Hoje em dia, os escritórios de contabilidade podem trabalhar com softwares que permitem o compartilhamento de dados, uniformizam os processo e possibilitam uma interação maior com os clientes.
Esses sistemas de gestão chamados de Enterprise Resources Planning (ERP) costumam contar com diversas funcionalidades: conciliação bancária, emissão de notas fiscais eletrônicas, emissão de guias de pagamento de impostos, elaboração de relatórios são algumas delas. Porém, esse ambiente virtual também tem o objetivo de conectar e aproximar contador e cliente.
Como a tecnologia mudou a contabilidade
As ferramentas tecnológicas transformaram o dia a dia dos contadores e dos empreendedores. Como acabamos de ver, elas trazem mais praticidade aos processos contábeis, padronizam os trâmites, permitem uma maior economia de recursos e facilitam o acesso a documentos importantes. E os benefícios da combinação contabilidade e tecnologia não param por aí: ela promove também uma interação mais fluida, uma atendimento mais completo e uma relação mais próxima entre cliente e contabilista.
Nesse contexto, surge a Contabilidade online: a prestação de serviços contábeis por meio de ferramentas digitais. O número de escritórios que opta por esse formato está crescendo cada vez – assim como a quantidade de empreendedores que, além de contar com um atendimento diferenciado, está encontrando todos os recursos necessários para manter a contabilidade em dia e projetar o futuro da empresa.
Os escritórios de Contabilidade online oferecem os mesmos serviços que aqueles físicos, como escrituração contábil, elaboração de relatórios, folhas de pagamento e emissão de guias de pagamento de impostos, por exemplo. No entanto, na Contabilidade online tudo isso fica organizado através de uma plataforma digital e o empresário possui mais autonomia em relação aos dados contábeis da sua empresa. Para saber mais sobre o tema, você pode ler este artigo.
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