Os documentos contábeis de uma empresa precisam estar bem armazenados para que sejam fáceis de ser encontrados sempre que o empresário precisar deles. E se há alguns anos poderia ser aceitável armazenar em papel as guias, pagamentos realizados e comprovantes, atualmente o essencial é que os documentos não apenas estejam digitalizados, mas também online e com backup, algo que a Contabilidade Online permite. Você sabe se os documentos da sua empresa estão bem armazenados?
Os documentos contábeis de uma empresa precisam estar bem armazenados para que sejam fáceis de ser encontrados sempre que o empresário precisar deles. E se há alguns anos poderia ser aceitável armazenar em papel as guias, pagamentos realizados e comprovantes, atualmente o essencial é que os documentos não apenas estejam digitalizados, mas também online e com backup, algo que a Contabilidade Online permite. Você sabe se os documentos da sua empresa estão bem armazenados?
Documentos online garantem segurança
Primeiramente vamos tratar com mais detalhes sobre a necessidade dos documentos contábeis estarem online. Na Contabilidade Online as informações trafegam e são armazenadas em ambiente digital. É o fato de estarem online que garante maior independência e mobilidade para o empreendedor, afinal, não é preciso aguardar o horário comercial para requisitar um documento importante ao contador e nem ter que guardar cópias de documentos no armário de casa ou em um único computador. Está tudo digitalizado, em nuvem, e pronto para ser acessado a qualquer momento. No caso da Osayk, o armazenamento de dados e o backup são realizados diariamente.
Backup dos documentos contábeis elimina riscos de perda
Além da disponibilização online dos documentos contábeis, também é necessário que haja backup constante dos mesmos para que as últimas versões estejam sempre em segurança. O que isso significa? Significa que caso haja algum problema com o computador ou laptop onde o empresário armazena os documentos (um furto ou problema técnico, por exemplo), não será preciso se preocupar, pois as informações e documentos estarão armazenados e protegidos por backup dos arquivos realizado diariamente pela empresa de Contabilidade Online.
Precisamos explicar que o backup de documentos contábeis ainda pode ser feito de algumas formas no meio. Algumas empresas podem até fazê-lo de forma manual, com o uso de um HD externo por exemplo, mas o mais aconselhável com relação à segurança é que as informações estejam online e em servidores muito seguros, afinal, não se pode deixar que a contabilidade da empresa esteja em risco. Estando em servidores seguros, não há risco de perda dos dados, que estarão protegidos de furtos, problemas ténicos ou até mesmo de catástrofes naturais. Afinal, imagine precisar rapidamente de um comprovante de pagamento e ver que ele desapareceu por alguma razão?
O que mais garante a segurança dos documentos
Lembramos que, além do backup diário dos documentos contábeis, outros pontos garantem a segurança dos documentos quando se fala em Contabilidade Online: a certificação digital e a criptografia. Uma empresa de Contabilidade Online que tem um certificado de servidor web possui todos os arquivos do site e dados que trafegam entre cliente e servidor criptografados, mantendo-se a integridade dos mesmos.
Outro ponto importante e que deve ser checado pelo empresário que escolhe sua empresa de Contabilidade Online é a utilização do certificado digital e-CNPJ, que funciona como uma versão eletrônica do documento de identidade e comprova a idoneidade das partes envolvidas nas transações. “No caso da Osayk, contamos com o e-CNPJ para autenticar a comunicação entre os nossos clientes e os sites das prefeituras”, explica Luiz Fernando Barrozo, CEO da Osayk.
Quer saber mais sobre como diminuir os riscos e preservar os documentos? Fale com a gente!
