Os contadores são peças fundamentais para o segmento empresarial no Brasil, isso porque o país possui uma legislação tributária extremamente complexa e com exigências legais mensais de entrega de declarações a receita federal e outros órgãos públicos. Adotar ferramentas para a rotina do escritório contábil irão ajudar a organizar melhor sua prestação de serviços e melhorar o aproveitamento da sua equipe.
Alguns softwares e ferramentas disponíveis online são uma ajuda e tanto para organizar e automatizar processos. Gastando menos tempo com uma melhor organização das rotinas, o profissional certamente terá mais tempo para pensar em melhores estratégias e soluções para os desafios da sua jornada como contador
A seguir, separamos 5 ferramentas que todo contador precisa conhecer.
Trello
Essa é uma das mais conhecidas e eficientes ferramentas de gestão de processos. Há várias ferramentas como essa disponíveis online, mas o Trello tem uma das interfaces mais fáceis de serem utilizadas, é quase intuitivo.
Com uma ferramenta como essa, toda a equipe pode acompanhar o andamento de cada processo, trabalhando de forma mais integrada e evitando o retrabalho. Além de delegar tarefas, o Trello é ideal para acompanhar rotinas contábeis e documentos pendentes, por exemplo.
Uma das palavras-chave quando o assunto é produtividade é: organização. Então, contar com uma ferramenta como essa para gerenciar o fluxo de trabalho da sua equipe e manter definido e atualizado quem é responsável pelo que pode fazer toda a diferença.
Google Agenda
Ainda com foco na organização, essa é uma ferramenta que pode ajudar muito no funcionamento do seu escritório de contabilidade. Além de agendar prazos e reuniões com a equipe interna, também é possível agendar reuniões com os clientes, que recebem uma notificação por e-mail.
O Google Agenda também tem um sistema que permite a criação de várias agendas integradas, uma por departamento, por exemplo. Assim, quando há uma grande quantidade de compromissos e tarefas agendadas, essas informações não se perdem em meio ao caos que seria uma agenda de papel, por exemplo.
Todas essas agendas podem ser sincronizadas e compartilhadas e o chefe do departamento consegue, inclusive, checar a disponibilidade de algum colaborador, simplesmente olhando esse sistema. Assim, além de ninguém se esquecer das reuniões, fica mais simples marcá-las.
Google Drive
É fundamental utilizar uma plataforma que permita compartilhar documentos e arquivos na nuvem. Assim, além de acessá-los de qualquer lugar, você também garante que eles não se percam caso tenha problemas com o computador ou o celular, por exemplo.
A nossa sugestão é o Google Drive, que é gratuito e pode ser integrado com o Google Agenda, que citamos no tópico anterior. Todos os documentos podem ser organizados em pastas, que podem ser especificamente compartilhadas com quem precisa ter acesso a elas.
Com essa ferramenta, o gestor também pode controlar esses acessos, algumas pessoas têm permissão só para visualizar os arquivos, outras podem editar, dependendo da necessidade daquele momento.
Apesar de a intenção ser o compartilhamento, estamos falando de um sistema que também garante a segurança. Para que qualquer pessoa tenha acesso a uma pasta, o administrador precisa dar uma autorização para isso.
Por fim, o compartilhamento em nuvem ainda diminui a necessidade de imprimir várias versões de um documento, ajudando a sua empresa a economizar com esses insumos e diminuindo a necessidade de espaço físico para arquivo.
Isso, sem falar que tudo isso é bom para o meio ambiente, preocupação que precisa estar cada vez mais na pauta de qualquer negócio que preze pela sua imagem e pelo futuro do planeta.
Facebook, Linkedin, WhatsApp e Instagram
Agrupamos todas as redes sociais em uma só dica, porque a função delas é a mesma: fazer uma boa comunicação interna e externa. As redes sociais podem ser uma ótima maneira de fazer um bom marketing contábil.
Neste texto você encontra tudo o que precisa saber sobre marketing contábil , que vai muito além das redes sociais, claro, mas que passa bastante por elas.
Por mais que o seu escritório seja tradicional e os seus clientes também, ter uma boa comunicação com eles é fundamental. E, hoje em dia, todo mundo está nas redes sociais.
Cada uma delas tem as suas especificidades, e qual será o melhor canal depende do seu público e da sua estratégia naquele momento. Em geral, as empresas que mais se destacam costumam ter perfis em todas as redes e estudar bem a hora de investir em cada uma delas.
Osayk
Claro que a gente não podia deixar de falar do nosso serviço. A Osayk é uma plataforma de Contabilidade online para contadores, que funciona como um aplicativo na nuvem que permite a contadores levarem seu escritório de contabilidade para a Internet.
Com a Osayk, é quase possível dispensar todas as outras ferramentas que falamos acima, além disso seu escritório passa a oferecer para os clientes da contabilidade as seguintes facilidades:
- Sistema de gestão financeira na nuvem com a sua marca e identidade visual;
- Emissor de notas fiscais de serviços e de comércio;
- Sistema de controle de estoque;
- CRM para legalização de empresas;
- Exportação do arquivo do financeiro para o seu sistema contábil.
Além de todas as ferramentas acima a Osayk oferece um atendimento e suporte para que o seu escritório faça a transição para o modelo de prestação de serviços tradicional para o modelo digital.
