O cálculo da folha de pagamento não é algo tão simples de se fazer, já que requer alguns conhecimentos sobre leis trabalhistas e matemática financeira. Por isso, contar com o auxílio de um bom contador pode evitar muitos problemas com cálculos errados e prejuízos. Quer saber como fazer a folha de pagamento da sua empresa de forma correta e evitar problemas no futuro? Então, não deixe de conferir.
Depois de tanto esforço para tirar a sua empresa do papel, finalmente seu negócio chegou ao ponto de crescer e contratar novos colaboradores. A contratação de funcionários, no entanto, traz algumas dinâmicas novas para um negócio, especialmente com relação ao pagamento de salários e a elaboração das folhas de pagamentos.
O holerite ou contracheque, como também é chamada a folha de pagamentos, é um documento fundamental para a empresa, pois além de comprovar o pagamento de salários, ela serve para atestar o recolhimento de impostos, INSS e verbas trabalhistas.
O cálculo da folha de pagamento não é algo tão simples de se fazer, já que requer alguns conhecimentos sobre leis trabalhistas e matemática financeira. Por isso, contar com o auxílio de um bom contador pode evitar muitos problemas com cálculos errados e prejuízos.
Quer saber como fazer a folha de pagamento da sua empresa de forma correta e evitar problemas no futuro? Então, não deixe de conferir.
Qual a importância da folha de pagamento?
A folha de pagamento reflete tanto as atividades realizadas pelo colaborador, como também a sua remuneração. Mais do que um comprovante, a folha de pagamento também equivale a um documento tanto para o funcionário quanto para a empresa.
Para o funcionário, ele serve para comprovação de um financiamento, imóveis e até a abertura de crediários em lojas diversas. Também é um documento que serve para a aposentadoria.
Para a empresa, a folha de pagamento também é uma forma de comprovar os pagamentos e recolhimento do INSS e impostos, além de controlar a jornada de trabalho e pagamento de verbas trabalhistas decorrentes de horas extras e outros benefícios.
Hoje, por meio de softwares ficou bem mais fácil controlar e calcular as folhas de pagamento. No entanto, para que o cálculo seja feito de forma correta, conhecer os elementos contabilizados na folha e contar com o auxílio do contador é fundamental.
Confira aqui o passo a passo para registrar um funcionário
Passo a passo para fazer sua folha de pagamento
Para saber como calcular e fazer a sua folha de pagamento, é importante seguir alguns passos:
1º passo: classificação do funcionário
O primeiro passo é classificar o funcionário de acordo com a sua categoria, que pode ser indústria, comércio, entre outras. Cada categoria é regida por uma Convenção Coletiva de trabalho que conta com regras específicas, por isso é importante verificar antes de iniciar o cálculo.
2º passo: livro de ponto
Na sequência, é preciso checar avaliar o livro ponto de cada funcionário. Por meio dele você pode saber se existem horas extras e quantas horas foram trabalhadas naquele mês. Por meio do livro ponto, o empreendedor também pode checar se existem adicionais que devem ser pagos, como o trabalho noturno, por exemplo, ou o descanso semanal remunerado.
No livro ponto você também irá verificar as faltas. Caso não tenham sido justificadas, o empreendedor descontar os dias que o funcionário não compareceu. Vale destacar que os descontos devem ser feitos do valor bruto do salário.
3º passo: INSS
A folha de pagamentos também servirá para o cálculo do INSS também que deve ser de 8% a 11% dependendo do salário.
Quem conta com uma remuneração bruta de até R$ 1.556,94, deve contribuir 8% para a Previdência Social. Para salários acima entre R$ 1.556,94 a R$ 2.594,92 devem ser descontados 9%. Nos salários acima de R$ 2.594,92 e até R$ 5.189,82, a incidência do INSS é de 11%. O teto da contribuição é de R$ 570,88, apenas as folhas cujo total for igual ou superior a R$ 5.189,83.
4º passo: Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
A folha de pagamento também é utilizada como base para o cálculo do IRRF. Aqui o empreendedor deve considerar o valor bruto, descontado o INSS para calcular o imposto.
Para determinar a base de cálculo, onde incidirá o imposto na fonte, o empreendedor deve considerar a dedução legal dos dependentes, desconto do INSS e pensão alimentícia.
Por fim, é necessário deduzir todos os descontos e benefícios legais, que englobam INSS, faltas, vale refeição, vale transporte, adiantamento salarial, contribuição sindical, imposto de renda e apuração do valor líquido a ser pago ao funcionário.
As alíquotas do IRFF incidem de acordo com faixas pré-determinadas. Assim, é preciso pegar a base de cálculo e aplicar o seguinte:
- 1ª faixa: 7,5% sobre bases entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65;
- 2ª faixa: 15% sobre bases entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05;
- 3ª faixa: 22,5% sobre bases entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68;
- 4ª faixa: 27,5% sobre bases iguais a R$ 4.664,69 ou acima desse número.
Para quem possui dependentes, a dedução é de R$ 189,59 no desconto apurado.
5º passo: Vale transporte e vale refeição
Em determinados casos o vale transporte é uma obrigação do empregador. Caso o empreendedor disponibilize esse benefício aos seus colaboradores, ele pode ser descontado da folha com o limite de até 6% do valor dos vencimentos.
Já no caso do vale refeição, como se trata de um benefício facultativo, o empreendedor pode descontar até 20%, porém o abono desse benefício não pode ser calculado sobre o salário.
Contando com o auxílio de um contador
Como você pode perceber, a elaboração da folha de pagamentos não é algo tão simples e exige alguns conhecimentos prévios. A falta do recolhimento de contribuições ou mesmo o pagamento de verbas trabalhistas podem acarretar ações na Justiça contra a sua empresa e muita dor de cabeça.
Por isso, vale a pena considerar o auxílio de um bom contador na hora de elaborar as folhas e fazer todos os cálculos. Com a contabilidade online, você tem a sua disposição inúmeros serviços que além de mais acessíveis, conseguem dar o devido suporte para a sua empresa em diversos aspectos, incluindo a elaboração da folha de pagamentos.
Descubra como escolher uma boa empresa de contabilidade online
Para pequenos negócios, essa solução acaba sendo uma ótima forma de organizar todas as questões contábeis da sua empresa, com agilidade e praticidade e conferindo uma enorme autonomia ao empreendedor.
Gostou dessas dicas sobre como elaborar sua folha de pagamentos? Então, não deixe de conferir mais algumas dicas para escolher uma boa empresa de contabilidade online para te auxiliar.
