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O cálculo da folha de pagamento não é algo tão simples de se fazer, já que requer alguns conhecimentos sobre leis trabalhistas e matemática financeira. Por isso, contar com o auxílio de um bom contador pode evitar muitos problemas com cálculos errados e prejuízos. Quer saber como fazer a folha de pagamento da sua empresa de forma correta e evitar problemas no futuro? Então, não deixe de conferir.
Depois de tanto esforço para tirar a sua empresa do papel, finalmente seu negócio chegou ao ponto de crescer e contratar novos colaboradores. A contratação de funcionários, no entanto, traz algumas dinâmicas novas para um negócio, especialmente com relação ao pagamento de salários e a elaboração das folhas de pagamentos.

O holerite ou contracheque, como também é chamada a folha de pagamentos, é um documento fundamental para a empresa, pois além de comprovar o pagamento de salários, ela serve para atestar o recolhimento de impostos, INSS e verbas trabalhistas.

O cálculo da folha de pagamento não é algo tão simples de se fazer, já que requer alguns conhecimentos sobre leis trabalhistas e matemática financeira. Por isso, contar com o auxílio de um bom contador pode evitar muitos problemas com cálculos errados e prejuízos.

Quer saber como fazer a folha de pagamento da sua empresa de forma correta e evitar problemas no futuro? Então, não deixe de conferir.

Qual a importância da folha de pagamento?

A folha de pagamento reflete tanto as atividades realizadas pelo colaborador, como também a sua remuneração. Mais do que um comprovante, a folha de pagamento também equivale a um documento tanto para o funcionário quanto para a empresa.

Para o funcionário, ele serve para comprovação de um financiamento, imóveis e até a abertura de crediários em lojas diversas. Também é um documento que serve para a aposentadoria.

Para a empresa, a folha de pagamento também é uma forma de comprovar os pagamentos e recolhimento do INSS e impostos, além de controlar a jornada de trabalho e pagamento de verbas trabalhistas decorrentes de horas extras e outros benefícios.

Hoje, por meio de softwares ficou bem mais fácil controlar e calcular as folhas de pagamento. No entanto, para que o cálculo seja feito de forma correta, conhecer os elementos contabilizados na folha e contar com o auxílio do contador é fundamental.

Confira aqui o passo a passo para registrar um funcionário

Passo a passo para fazer sua folha de pagamento

Para saber como calcular e fazer a sua folha de pagamento, é importante seguir alguns passos:

1º passo: classificação do funcionário

O primeiro passo é classificar o funcionário de acordo com a sua categoria, que pode ser indústria, comércio, entre outras. Cada categoria é regida por uma Convenção Coletiva de trabalho que conta com regras específicas, por isso é importante verificar antes de iniciar o cálculo.

2º passo: livro de ponto

Na sequência, é preciso checar avaliar o livro ponto de cada funcionário. Por meio dele você pode saber se existem horas extras e quantas horas foram trabalhadas naquele mês. Por meio do livro ponto, o empreendedor também pode checar se existem adicionais que devem ser pagos, como o trabalho noturno, por exemplo, ou o descanso semanal remunerado.

No livro ponto você também irá verificar as faltas. Caso não tenham sido justificadas, o empreendedor descontar os dias que o funcionário não compareceu. Vale destacar que os descontos devem ser feitos do valor bruto do salário.

3º passo: INSS

A folha de pagamentos também servirá para o cálculo do INSS também que deve ser de 8%  a 11% dependendo do salário.

Quem conta com uma remuneração bruta de até R$ 1.556,94, deve contribuir 8% para a Previdência Social. Para salários acima entre R$ 1.556,94 a R$ 2.594,92 devem ser descontados 9%. Nos salários acima de R$ 2.594,92 e até R$ 5.189,82, a incidência do INSS é de 11%. O teto da contribuição é de R$ 570,88, apenas as folhas cujo total for igual ou superior a R$ 5.189,83.

4º passo: Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

A folha de pagamento também é utilizada como base para o cálculo do IRRF. Aqui o empreendedor deve considerar o valor bruto, descontado o INSS para calcular o imposto.
Para determinar a base de cálculo, onde incidirá o imposto na fonte, o empreendedor deve considerar a dedução legal dos dependentes, desconto do INSS e pensão alimentícia.

Por fim, é necessário deduzir todos os descontos e benefícios legais, que englobam INSS, faltas, vale refeição, vale transporte, adiantamento salarial, contribuição sindical, imposto de renda e apuração do valor líquido a ser pago ao funcionário.
As alíquotas do IRFF incidem de acordo com faixas pré-determinadas. Assim, é preciso pegar a base de cálculo e aplicar o seguinte:

  • 1ª faixa: 7,5% sobre bases entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65;
  • 2ª faixa: 15% sobre bases entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05;
  • 3ª faixa: 22,5% sobre bases entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68;
  • 4ª faixa: 27,5% sobre bases iguais a R$ 4.664,69 ou acima desse número.

Para quem possui dependentes, a dedução é de R$ 189,59 no desconto apurado.

5º passo: Vale transporte e vale refeição

Em determinados casos o vale transporte é uma obrigação do empregador. Caso o empreendedor disponibilize esse benefício aos seus colaboradores, ele pode ser descontado da folha com o limite de até 6% do valor dos vencimentos.

Já no caso do vale refeição, como se trata de um benefício facultativo, o empreendedor pode descontar até 20%, porém o abono desse benefício não pode ser calculado sobre o salário.

Contando com o auxílio de um contador

Como você pode perceber, a elaboração da folha de pagamentos não é algo tão simples e exige alguns conhecimentos prévios. A falta do recolhimento de contribuições ou mesmo o pagamento de verbas trabalhistas podem acarretar ações na Justiça contra a sua empresa e muita dor de cabeça.

Por isso, vale a pena considerar o auxílio de um bom contador na hora de elaborar as folhas e fazer todos os cálculos. Com a Contabilidade online, você tem a sua disposição inúmeros serviços que além de mais acessíveis, conseguem dar o devido suporte para a sua empresa em diversos aspectos, incluindo a elaboração da folha de pagamentos.

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Gostou dessas dicas sobre como elaborar sua folha de pagamentos? Então, não deixe de conferir mais algumas dicas para escolher uma boa empresa de Contabilidade online para te auxiliar.

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