Implantar o home office para contadores pode ser mais fácil do que se imagina. Então, como levar o seu escritório de contabilidade para dentro de casa? Em um primeiro momento isso pode parecer um grande desafio, afinal de contas estamos habituados com uma rotina; sair de casa todos os dias para o escritório, trabalhar próximo dos outros colaboradores, poder contar com nossas mesas, estações e de trabalho e equipamentos do escritório.
O escritório se tornou uma referência física do local onde o trabalho deve ser executado. No entanto, com o isolamento social mandatório por conta da COVID-19, estamos temporariamente em casa até que as coisas se normalizem. Felizmente, para algumas atividades como, a contabilidade, é perfeitamente viável trabalhar de home office. E para a surpresa de muitos profissionais, o trabalho remoto acaba sendo mais produtivo que o modelo presencial.
No texto abaixo, trazemos dicas de como você pode montar o seu home office para contadores de forma simples e rápida, com ferramentas que você já possui em seu escritório ou que são gratuitas.
Como organizar minha equipe para dar continuidade ao trabalho do escritório no home office para contadores?
Em primeiro lugar, é importante fazer uma reunião com todos os funcionários da empresa explicando que o trabalho durante o tempo da quarentena será realizado de forma remota com o objetivo de manter a segurança e saúde de todos.
Combinar com seu time ao menos uma reunião semanal para que todas as atividades estejam alinhadas com os compromissos e obrigatoriedades dos clientes do escritório.
Incentivar os líderes dos diferentes departamentos, fiscal, tributário e departamento pessoal, a fazer reuniões próprias para se manterem informados do andamento das atividades de seus departamentos e de cada equipe de forma individual.
Uma outra sugestão para a organização das atividades é o uso de ferramentas como o Trello ou até mesmo uma planilha compartilhada na nuvem como o Google Docs. Isso ajudará você a manter as atividades de cada colaborador e equipe organizadas de forma visual para todos, simultaneamente.
Uma última dica de como manter a sua equipe em sincronia enquanto trabalhando à distância é a criação de um grupo no whatsapp com todos os funcionários e subgrupos por departamento. Assim, aquela informação que deve ser distribuída para todos de forma simultânea pode ser feita por esse canal.
Qual o equipamento que eu preciso para poder fazer o Home Office para Contadores do meu escritório?
Esse é um ponto chave e aqui existem dois caminhos a serem seguidos. O mais importante é saber que sem os equipamentos você não vai conseguir trabalhar de forma remota com a sua equipe. Você já deve estar pensando nisso, né? Sim, estou falando de um telefone celular e um computador. Sim, todos os seus colaboradores vão precisar, no mínimo, desses dois equipamentos para dar continuidade à prestação do serviço do seu escritório de forma remota.
Caso os computadores do escritório sejam do tipo desktop, de modo a evitar despesas com laptops, pode ser fazer um contrato de comodato do computador desktop para que o funcionário possa levá-lo para casa. Nesse caso você talvez tenha que arcar com os custos do transporte.
Para o telefone, a solução é um pouco mais simples, você pode contratar temporariamente serviços de um PABX virtual e solicitar que seus funcionários instalem o aplicativo da solução em seus telefones celulares. Dessa forma as ligações para o seu número principal são redirecionadas para o aplicativo e os colaboradores podem atendê-las como se estivessem no escritório.
Pronto! Do ponto de vista de equipamentos básicos, é isso que você vai precisar.
Ferramentas de software mínimas para home office para contadores funcionar como o escritório físico da contabilidade
Com o equipamento mínimo pronto para funcionar, agora é hora de verificar quais soluções de software seus colaboradores precisam para dar continuidade ao trabalho no home office para contadores.
Veja a lista abaixo:
- ERP Contábil com banco de dados na nuvem
- E-mail do escritório com acesso via navegador web
- Sistema de gestão contábil para relacionamento com o seu cliente
ERP Contábil com banco de dados na nuvem
A maior parte dos ERPs contábeis funciona com o aplicativo instalado localmente no computador do contador e a base de dados sendo acessada em um servidor local, um computador que está fisicamente no escritório contábil. Isso funciona muito bem e trás velocidade ao acesso quando estamos trabalhando no escritório.
Para montar um home office para contadores trabalharem de forma remota, você vai precisar que essa base de dados esteja acessível remotamente. Caso você ainda não possua essa solução da base de dados remota você vai precisar contratá-la do seu fornecedor de ERP Contábil. Com esse serviço você consegue acessar as informações dos seus clientes de qualquer lugar com um computador que tenha o ERP Contábil instalado e acesso à Internet. Assim, as atividades do escritório podem continuar sendo fechadas mesmo à distância.
E-mail do escritório com acesso via navegador web
Uma boa solução de email deve oferecer acesso à caixa postal de cada colaborador de forma individual através de um navegador web. Soluções como G Suite (Gmail para Empresas) e Microsoft Mail Exchange, oferecem tais soluções. Nelas é possível configurar regras de segurança, como permitir o acesso apenas de determinados computadores, mesmo que estejam fora da rede do seu escritório. Isso aumenta a segurança das informações que trafegam fora do escritório físico.
Sistema de Gestão Contábil para relacionamento com o seu cliente
Com todas as ferramentas do seu escritório na nuvem e prontas para que seja dada a continuidade dos serviços do seu escritório, agora você precisa pensar e ajudar o seu cliente a se relacionar com você de forma remota. Para isso, uma ferramenta de gestão financeira com gestão integrada das atividades do escritório ajuda você a manter o relacionamento do seu escritório com o seu cliente de forma digital e à distância.
A Plataforma Osayk oferece uma série de soluções em um único software que ajuda o cliente da contabilidade a emitir notas fiscais, controlar o movimento financeiro da empresa e fazer a gestão de documentos. Tudo isso com a marca e a identidade visual do escritório contábil.
Considerações finais
Para encerrar, se podemos tirar alguma coisa boa da situação que estamos passando com a nova COVID-19 é que podemos trabalhar à distância, de forma remota, e com isso ganharmos mais produtividade e até mesmo mais qualidade de vida. Quem sabe, talvez esse seja o novo modelo daqui para frente, mesmo depois do fim da quarentena obrigatória.
