Fazer os lançamentos contábeis é uma tarefa de rotina do seu escritório, certo? Dessa maneira, é importante realizar essa atividade com eficiência. A ideia é ganhar tempo e entregar um serviço de qualidade aos clientes.
Então como lançar ativos, passivos, receitas e despesas nas demonstrações contábeis das empresas com mais agilidade? Essa é a dúvida de muitos gestores de escritório de contabilidade. Afinal, ao aumentar a produtividade, é possível atender mais clientes e elevar o faturamento.
Se você busca essa resposta, acompanhe as informações deste post. A seguir, é possível encontrar 7 dicas para ter eficiência nos lançamentos contábeis e impulsionar seu escritório no mercado.
1. Estabeleça um relacionamento próximo com seu cliente
A primeira dica é trabalhar de forma a ter um relacionamento mais próximo com o cliente. Dessa maneira, você tem acesso às informações para os lançamentos contábeis com facilidade. Assim, pode seguir seu cronograma de atividades, evitando atrasos ou perda de prazos.
Para isso, ofereça um atendimento personalizado e garanta que seu escritório atenda às principais necessidades dos clientes. Faça ainda um trabalho de conscientizar sobre a importância dos registros contábeis para que a empresa esteja em dia com as exigências da legislação.
Oferecer canais de contato variados para o cliente e ser ágil nas demandas também pode ajudar a diferenciar seu atendimento. Portanto, com essas medidas, você pode criar uma relação de confiança com os gestores e com outras pessoas da equipe das empresas atendidas.
A partir disso, conseguirá as documentações das quais precisa com agilidade e ainda fidelizará o cliente.
2. Mantenha seus arquivos organizados
Além de estabelecer um contato mais próximo com as empresas, é essencial manter seus arquivos sempre organizados. Para isso, a primeira atitude é digitalizar documentos e informações. No entanto, não basta apenas digitalizar: é preciso centralizar esses arquivos em um mesmo local.
Com esse cuidado, toda a sua equipe sabe onde buscar os dados e pode realizar os lançamentos contábeis com eficiência. Além de ter as informações reunidas, um ponto importante é priorizar o armazenamento online.
Dessa maneira, os contadores podem acessar os dados de diferentes dispositivos e podem ainda realizar o trabalho remoto com tranquilidade. Além disso, é uma forma de manter os arquivos mais seguros, evitando a perda caso ocorra falhas em algum computador.
3. Otimize a comunicação com a sua equipe
Apesar de ser um processo corriqueiro no seu escritório, otimizar a comunicação com a equipe é essencial para melhorar a organização dos lançamentos contábeis. O objetivo é que todos possam tirar as dúvidas com supervisores ou gestores com rapidez.
Assim, se torna mais fácil evitar erros que possam prejudicar seu cliente. Além disso, valorizar essa comunicação auxilia na realização das prioridades, pois o gestor sabe como está a demanda de cada contador.
Com esses cuidados, sua equipe atua de forma alinhada, entregando os lançamentos sem falhas e reduzindo a possibilidade de retrabalho. Inclusive, vale a pena otimizar também a comunicação do time com os clientes, utilizando a tecnologia.
4. Planeje a realização da tarefa
É necessário que o escritório crie um cronograma das atividades semanal ou mensal para a realização das atividades relevantes. Entre elas, os lançamentos contábeis. Você pode fazer isso por meio de um mural na sua empresa ou por planilhas que são enviadas por e-mail, por exemplo.
Há também aplicativos que são formatados justamente para alinhar e compartilhar as tarefas de uma equipe. Com isso, os profissionais podem acessar essa programação de qualquer dispositivo, até mesmo o celular.
Ao ter esse planejamento, você cumpre os prazos e tem uma visão geral sobre os serviços de um determinado período. A estratégia permite, ainda, melhor organização dos contadores, pois já sabem com antecedência as tarefas que precisam realizar.
5. Revise com atenção as informações dos lançamentos contábeis
Mesmo com o uso de tecnologias para lançar os registros contábeis, uma orientação importante é revisar as informações nos demonstrativos. Apesar da alta demanda de trabalho, dedicar um tempo para checar os dados é indispensável.
Afinal, o escritório não pode deixar passar falhas nos documentos. Com a checagem criteriosa, você fica mais seguro quanto à qualidade dos seus serviços e evita o retrabalho. Ter esse cuidado também é uma maneira de evitar problemas fiscais para os clientes.
Visando realizar essa etapa de revisão com qualidade, é preciso ficar atento aos prazos do planejamento. Não deixe para fazer os lançamentos contábeis muito próximo ao prazo final, pois não terá tempo hábil para o olhar atencioso.
6. Esteja atento às mudanças nas regras tributárias
Outra dica que garantirá qualidade dos seus serviços é se manter atualizado quanto às mudanças em relação às regras tributárias. Para ter eficiência nos lançamentos contábeis, o contador precisa estar a par de qualquer alteração, especialmente na legislação.
Assim, o profissional pode realizar os registros e escriturações de acordo com as normas da Receita Federal e Governos. Logo, estar atento a essas mudanças evita falhas de cálculos e no lançamento de informações, reduzindo a possibilidade de que esse trabalho tenha que ser refeito.
7. Aproveite as facilidades da plataforma para contadores
Você deve saber que a transformação digital já faz parte de diversas atividades econômicas — e com a contabilidade não é diferente. Nesse contexto, o gestor do escritório contábil precisa conhecer as melhores tecnologias para a área.
Entre elas, é preciso destacar as vantagens que a plataforma para contadores trará para a rotina do seu negócio. Ela é uma ferramenta online que ajudará na administração do escritório, especialmente na realização das tarefas, como os lançamentos contábeis.
No sistema, é possível centralizar as informações e integrar o trabalho da sua equipe. Além disso, as informações podem ser acessadas online, pois ficam armazenadas na nuvem. Há ainda a facilidade para compartilhar dados e documentos com os seus clientes.
Por essas razões, se você busca eficiência nos processos do seu escritório, precisa considerar a implementação de uma plataforma para contadores. A solução ajuda a seguir todas as dicas compartilhadas aqui e aumentar sua produtividade, reduzindo custos.
As demandas de serviço no escritório contábil são altas, por isso é importante buscar medidas para aumentar a eficiência nos trabalhos. Então não deixe de colocar em prática as 7 dicas para agilizar os lançamentos contábeis — especialmente a adoção de uma plataforma para contadores.
Você quer conhecer todos os diferenciais de uma plataforma? Converse com a nossa equipe e tire as suas dúvidas sobre a nossa solução para escritórios de contabilidade!
