Quer saber qual o melhor momento para mudar de contador e qual a melhor forma? Então, confira!Os serviços de contabilidade são essenciais para toda empresa, independentemente do porte ou ramo de atividade.
Além da contabilidade ser fundamental para a regularidade fiscal, sem uma boa gestão contábil é impossível garantir a saúde financeira de uma empresa, afinal, é através da contabilidade que o empreendedor tem clareza sobre as receitas, custos, fluxo de caixa, rentabilidade e até lucratividade do seu negócio.
Contar com um bom contador é imprescindível, porém, nem sempre os serviços de contabilidade contratados acabam atendendo as demandas do seu negócio.
Uma falha aqui, outra acolá, é chegada a hora de buscar um novo prestador de serviços. No entanto, como e quando fazer essa transição? Essa é a dúvida de muitos empreendedores!
Quer saber qual o melhor momento para mudar de contador e qual a melhor forma? Então, confira!
Trocar ou não trocar: eis a questão!
O procedimento para se realizar a troca de um contador, ou mesmo, de uma empresa de contabilidade é algo muito simples.
Todo empreendedor que se vê descontente com a prestação de serviços de um determinado profissional tem todo o direito de buscar outras alternativas no mercado, porém, é preciso estar atento a alguns pontos antes de buscar a transição.
Primeiramente, verifique as cláusulas do contrato de prestação de serviços celebrado entre a sua empresa e o seu contador. Caso exista alguma cláusula tratando da rescisão antecipada, avalie o prazo e a eventual aplicação de multa para situações como esta.
Os contratos podem ter uma vigência de dois meses a um ano e a rescisão antes desse período pode causar a aplicação de penalidades.
Por isso, fique atento e avalie se o momento é oportuno para buscar outro contador, ou se é melhor insistir em uma boa conversa.
Além de avaliar o contrato, algumas situações merecem atenção e uma boa avaliação se vale a pena continuar com o profissional ou a empresa de contabilidade escolhida. São elas:
- Seu contador, ou a empresa de contabilidade não atende suas solicitações no prazo adequado;
- Você sente que falta conhecimento especializado na área e atualização sobre diversas questões envolvendo a gestão contábil de uma empresa;
- Seu contador ou a empresa de contabilidade contratada não cumpre prazos;
- Seu contador ou a empresa de contabilidade contratada não possui registro no Conselho Regional de Contabilidade.
Procedimento de troca
Se você chegou à conclusão de que está na hora de buscar um novo contador no mercado, é importante realizar alguns procedimentos.
Primeiramente, formalize o cancelamento dos serviços contábeis. Você pode fazer isso através de um simples e-mail ou mesmo uma carta registrada direcionada ao contratado.
Em geral, o contador pedirá um prazo de 30 dias para organizar toda a documentação da empresa e entregá-la ao responsável. De toda forma, é importante estabelecer esse prazo para que não haja nenhum desentendimento nessa fase final.
Além dos documentos da empresa, vale solicitar ao antigo contador um relatório da situação cadastral, buscando identificar eventuais débitos municipais, estaduais ou federais.
Esse documento também é importante para que o próximo contador identifique eventuais parcelamentos fiscais.
Por fim, é preciso formalizar a transferência através de um termo de transferência de responsabilidade técnica. Em geral, esse procedimento é providenciado pelos próprios escritórios de contabilidade.
Transferência da responsabilidade
O novo contador ao receber o termo de responsabilidade técnica pode elaborar o respectivo contrato de prestação de serviços contábeis, onde ficará expressa a extensão da sua responsabilidade técnica.
O antigo contador, por sua vez, deve entregar um documento de rescisão contratual, ou simplesmente distrato, eliminando eventual responsabilidade após o término do contrato.
Esses procedimentos são importantes tanto para a empresa quanto para o prestador de serviços, para evitar a responsabilidade por falhas que não foram cometidas durante o tempo do contrato.
Migrando para a contabilidade online
A contabilidade online é uma nova forma de prestar serviços contábeis, oferecendo uma série de benefícios ao empreendedor e sua empresa.
Através de ferramentas digitais como sites e aplicativos, a empresa tem acesso a uma gestão contábil feita de forma automatizada, que oferece todo o suporte e informações necessárias através de poucos cliques.
Além de contar com o auxílio de um contador profissional, a empresa tem acesso a uma plataforma única que disponibiliza de forma organizada e eficiente todos os documentos e dados que a empresa necessita no seu dia a dia.
Relatórios contábeis, guias de pagamento de impostos, escrituração contábil entre outros serviços ficam à disposição da empresa que pode obtê-los de qualquer lugar, apenas com o acesso à internet.
Para quem deseja migrar para esse tipo de prestação de serviços, primeiramente é preciso providenciar alguns documentos, tais como:
- Contrato Social e a última alteração;
- Documentos dos sócios (RG, CPF, Comprovante de Residência);
- Último balancete (se houver);
- Procuração para atuação perante a Receita Federal ou número do Certificado Digital;
- Código e senha de acesso ao sistema do Simples Nacional;
- Extratos bancários desde a abertura da empresa.
A migração é feita de forma simples e bastante rápida. Mas caso você se sinta mais confortável, não deixe de entrar em contato com um consultor.
Um dos maiores problemas encontrados pelas empresas com relação aos serviços de contabilidade diz respeito à falta de eficiência de muitos contadores. É complicado ter uma relação de dependência com um prestador de serviços e precisar de informações que ele nem sempre fornece no tempo correto.
Com a contabilidade online esse problema é praticamente eliminado, pois, todas as informações financeiras do seu negócio ficam registradas em uma plataforma de acesso exclusivo da empresa.
Nela todos os dados ficam organizados e acessíveis a qualquer momento, de modo que, você acompanha de perto a escrituração contábil, pode solicitar de forma automática a emissão de guias para o recolhimento de impostos, solicita relatórios, controla folhas de pagamento, entre outros serviços.
Quer mudar de contador, mas não tem certeza se a contabilidade online é a solução para o seu negócio? Confira alguns mitos e verdades sobre essa nova forma de fazer a gestão contábil da sua empresa clicando aqui.
