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Você já ouviu falar sobre o eSocial? A ferramenta foi criada para unificar as informações referentes às obrigações acessórias da área trabalhista de uma empresa em um único envio.

O sistema ainda está em fase de implantação e desde o início de janeiro as grandes empresas são obrigadas a utilizá-lo – por enquanto, apenas para o cadastro dos empregadores

Porém, como até julho ele deve passar a ser utilizado por todas as empresas, neste artigo explicamos tudo sobre a novidade e como será o seu funcionamento. Continue lendo para tirar as suas dúvidas!

O que é o eSocial?

Um projeto do Governo Federal com participação da Receita Federal, do Ministério do Trabalho, do INSS e da Caixa Econômica Federal deu origem ao eSocial. Ele entrou em vigor em 2014 por meio do decreto nº 8.373/2014. No entanto, depois de vários adiamentos, foi apenas recentemente, no dia 8 de janeiro de 2018, que ele passou a ser obrigatório pelo menos para as grandes empresas.

Como uma iniciativa em sintonia com o Sped, o eSocial tem o objetivo de consolidar as obrigações acessórias da área trabalhista em uma única entrega. A ferramenta também permite que o governo tenha um controle maior sobre as informações referentes à saúde e à segurança do trabalhador.

O eSocial é, portanto, um instrumento de unificação dos dados relacionados à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. A ideia é unificar conteúdos como CAGED, GFIP, RAIS e outros.

Além disso, ele também padroniza a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição das informações pelo território. Sendo assim, o eSocial substitui a obrigação dessas entregas em outros formulários e declarações.

Além de garantir o cumprimento das leis trabalhistas e previdenciárias, o novo sistema facilita muito a vida dos profissionais de RH.

Agora eles devem fazer um único envio com todas as declarações e enviar através da mesma ferramenta os resumos para recolhimento de tributos oriundos da relação trabalhista e previdenciária e as informações importantes sobre o contrato de trabalho.

Como funciona na prática?

Com a implantação do eSocial não existe mais um prazo fixo para o envio de todas as informações, pois os prazos variam de acordo com o teor do conteúdo. Abaixo listamos alguns itens para explicar como e quando devem ser enviados.

Admissões ou demissões

Em casos de admissões ou demissões, os dados precisam ser enviados ao sistema do eSocial imediatamente. Isso porque o trabalhador não poderá ser admitido ou demitido sem que o arquivo esteja na base da Receita.

Folha de pagamento

Todo o dia 7 do mês subsequente, é preciso realizar, sem falta, o envio da folha de pagamento através do sistema.

Jornada de trabalho e alterações de horários

À medida que acontecerem alterações de horários, inclusive para trabalhadores isentos da marcação de ponto, estas deverão ser informadas pelo eSocial.

Mudança no salário

Do mesmo modo, qualquer alteração de salário também deve ser comunicada no dia subsequente ao fato.

Informações de cargo

O cargo que o trabalhador ocupa deve ser informado através do número do CBO (Classificação Brasileira de Ocupações).

Comunicado sobre férias

As férias deverão ser comunicadas à Receita através do eSocial dentro do prazo estipulado em CLT. O artigo 135 estabelece que o trabalhador deve ser comunicado com no mínimo 30 dias de antecedência em relação à data de início do período de férias. Antes da implantação do eSocial nem sempre as empresas cumpriam essa regra.

Além desses dados, outros também deverão ser informados pela nova ferramenta:

Afastamento Temporário

Apuração de Débitos e Créditos Tributários Federais

Aviso Prévio

Atestado de Saúde Ocupacional

Cadastro de Benefícios Previdenciários

Condições Ambientais do Trabalho

Comunicação de Acidente de Trabalho

Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF)

Geração do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF)

Monitoramento da Saúde do Trabalhador

Recolhimento da Contribuição Patronal Previdenciária

Recolhimento da Contribuição Previdenciária do Trabalhador

Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)

Recolhimento do Imposto de Renda Pessoa Física

Recolhimento de Indenização Compensatória (multa do FGTS)

Reintegração

Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho

Através do eSocial, o governo também pretende coletar dados estatísticos. Por isso, serão solicitadas informações adicionais, como, por exemplo, se o colaborador utiliza recursos do FGTS para adquirir um imóvel próprio.

Cronograma de implantação do eSocial

O eSocial foi implantado em um primeiro momento somente para empregadores domésticos e, como já mencionamos, desde o início de 2018, é obrigatório para as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões no ano de 2016.

Até o dia 28 de fevereiro deste ano, o sistema receberá apenas as informações cadastrais dos empregadores e os dados relativos as suas tabelas, tais como estabelecimentos, rubricas, cargos e outros.

A partir de março, será possível realizar o envio de eventos não-periódicos e ainda corrigir as informações já enviadas. Em maio, as empresas poderão enviar a folha de pagamento.

A previsão é que em julho, o projeto se estenda a todas as empresas do país. Isso incluirá também as micro e pequenas empresas e os microempreendedores individuais (MEI). A ideia é que no caso de pequenas empresas, o processo seja ainda mais simplificado, mas, como para as grandes empresas, se dará em etapas.

A última fase do processo de implantação inclui os órgãos públicos, que devem começar a usar a ferramenta em 2019.

Em caso de dúvidas, é possível enviar perguntas através do canal “Fale Conosco” no portal do eSocial portal do eSocial. As questões enviadas serão catalogadas e respondidas como “perguntas frequentes”.

Dicas para a utilização da ferramenta

Como o sistema é novo e está em fase de implantação gradual, é normal que os profissionais ainda não saibam exatamente como ele funciona. Contudo, no site oficial do eSocial já foram publicadas algumas orientações para as empresas que estão começando a utilizar a ferramenta. Confira:

  • Os eventos devem ser transmitidos apenas por meio de sistemas próprios dos empregadores (ou seus contadores) via Web Service. Não há uma página web com interface gráfica, como no caso do Módulo Doméstico;
  • Ainda que a empresa tenha participado de testes em ambiente de produção restrita, ela deverá transmitir seus eventos para o ambiente de produção. Os testes não possuem validade jurídica e tampouco serão migrados para o sistema;
  • Evite realizar envios de informações com a finalidade de testar o funcionamento do sistema no ambiente de produção. Faça isso no ambiente de produção restrita, que ainda está disponível para testes;
  • As empresas que, por não se enquadrar nos critérios, desejem contestar a obrigatoriedade do uso do eSocial em janeiro devem entrar em contato com os órgãos integrantes através deste link. O mesmo vale para empresas que estão obrigadas, mas não constam na relação do primeiro grupo.

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