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A maioria dos empreendedores brasileiros já sabe como é conviver com uma das maiores cargas tributárias do mundo.

Por isso, se organizar para o pagamento dos mais diferentes tributos, taxas e contribuições é essencial, especialmente para evitar problemas com o Fisco.

Porém, mais do que se organizar para o recolhimento dos tributos, as empresas também devem se organizar para o cumprimento das obrigações acessórias.

Uma dessas obrigações que muitos empreendedores desconhecem é a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), que deve ser entregue no início de cada ano.

Esse relatório tem como finalidade fornecer ao governo dados relevantes sobre a atividade trabalhista e também sobre o mercado.

Para saber mais sobre a RAIS, como montar a relação, como enviar e o que ficar atento para evitar problemas para a sua empresa, vale a pena conferir!

O que é RAIS?

A RAIS, ou Relação Anual de Informações Sociais, é um tipo de declaração que deve ser entregue anualmente pelas empresas com o CNPJ ativo.

Essa declaração serve para fornecer dados ao governo tanto sobre as atividades trabalhistas, quanto sobre o mercado de trabalho.

Todas as empresas, mesmo aquelas que não possuem empregados devem entregar a RAIS. I

nclusive, aquelas empresas que são formadas por pessoas que tem um CNPJ e são contratadas por outras empresas.

Empresas que prestam serviços à outras empresas também devem apresentar a RAIS.

A única exceção à essa regra é o Microempreendedor Individual (MEI), que só precisará entregar a RAIS se tiver funcionários contratados.

A RAIS contém dados importantes que servem não apenas para a fiscalização, como também para a elaboração de políticas públicas voltadas à empregabilidade e distribuição de benefícios.

RAIS negativa

A RAIS negativa é a Relação prestada por empresas que não possuem empregados contratados. Como explicamos, ela também é obrigatória, com exceção do MEI.

No caso dos microempreendedores individuais, se o CNPJ da empresa estiver ativo, mas ela não possui funcionários contratados, elas podem apresentar a RAIS negativa. Porém, caso não o façam, nenhuma penalidade será aplicada.

Como entregar a RAIS

Na maioria das empresas, quem se responsabiliza pela entrega da RAIS é o contador. Mas nada impede que essa entrega seja feita por um funcionário contratado, por exemplo.

De toda forma, para controle interno e processos de auditoria, é fundamental arquivar os recibos de envio do RAS que são disponibilizados automaticamente após o envio.

Para quem usa plataformas de contabilidade online essas obrigações podem ser facilmente visualizadas no dashboard do cliente, facilitando esse controle.

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O procedimento de entrega é simples, já que é feito totalmente online. Para isso, é necessário que a empresa baixe o Programa Gerador de Declaração de RAIS, que é disponível tanto para Windows quanto para Linux.

Depois de baixar o programa, é preciso completar todos os dados da declaração indicados e, depois, enviar para o Ministério do Trabalho.

Para quem precisa fazer uma declaração de RAIS negativa, basta acessar o link específico do Ministério do Trabalho, preencher os dados e encaminhar.

RAIS e certificado digital

Para determinados casos, é necessário ter um certificado digital específico para elaborar a RAIS. É o caso, por exemplo, das empresas que possuem mais de 10 funcionários contratados.

Saiba mais sobre o que é e para que serve o certificado digital

O prazo para a entrega da RAIS costuma ser em março e deixar de entregar a Relação pode trazer penalidades à empresa.

Elaboração da RAIS e penalidades

Empresas que deixam de entregar a RAIS, ou omitem informações ou colocam informações erradas podem ser penalizadas com uma multa.

Por isso, é essencial estar atento aos prazos de entrega da RAIS, que geralmente são em março. Além disso, ao fazer a Relação é preciso contar com a devida atenção para não incluir dados errados.

Os valores da multa podem variar de acordo com o atraso na entrega, o número de informações incorretas ou omitidas, ou ainda, o número de funcionários.

O valor mínimo da multa é de R$ 425,64, porém ele pode chegar até R$ 42.642,00 dependendo do caso.

Quem insere informações corretas ou deixa de incluir informações pode também retificar a RAIS. Para isso, é necessário fazer o download de um programa específico e fazer as alterações.

Vale destacar que, a declaração de retificação é uma declaração autônoma onde devem ser incluídos apenas os dados que não foram colocados na RAIS original, ou os dados que estão incorretos. Isso evita que haja duplicidade de informações.

Por fim, é possível ratificar mesmo as declarações que foram enviadas em anos anteriores. Para isso, no entanto, o empreendedor precisará baixar um programa específico.

Esse programa permite que o empregador faça a retificação dos anos base desde 1976 até 2015.

O cumprimento das obrigações acessórias é tão importante quanto o recolhimento dos tributos para uma empresa.

Assim, é fundamental que empreendedores conheçam quais são essas obrigações e saibam quando e como cumpri-las.

O segredo de muitas empresas que conseguem otimizar a sua carga tributária e evitam penalidades é o planejamento e a organização.

Pense se não é o caso de buscar soluções mais eficientes para a contabilidade da sua empresa

Você já conhecia a RAIS? Tem dúvidas sobre essa obrigação? Então, deixe seus comentários abaixo! Aproveite para saber mais sobre a DIRF e como organizar sua empresa para fazer essa declaração.

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