Contar com uma boa equipe certamente é um desafio e uma meta para o seu negócio, afinal, toda empresa precisa de colaboradores e funcionários capacitados e comprometidos para ter bons resultados.
No entanto, é muito comum que pequenas e médias empresas não contem com uma estrutura própria de RH e, na hora de contratar e registrar um funcionário, uma série de dúvidas começa a surgir. “Como a empresa deve proceder”? “Quais os documentos necessários”? “Por onde começar”?
Contar com uma boa equipe certamente é um desafio e uma meta para o seu negócio, afinal, toda empresa precisa de colaboradores capacitados e comprometidos para ter bons resultados.
No entanto, é muito comum que pequenas e médias empresas não contem com uma estrutura própria de RH e, na hora de contratar e registrar um funcionário, uma série de dúvidas começa a surgir. “Como a empresa deve proceder”? “Quais os documentos necessários”? “Por onde começar”?
A legislação trabalhista possui algumas regras para registrar um funcionário e, para evitar problemas com os órgãos de fiscalização e não comprometer a sua contabilidade, é preciso seguir o passo a passo correto.
Para ajudar você e sua empresa com essas questões, elaboramos um post completo sobre como registrar um funcionário! Quer saber mais? Então, continue nos acompanhando!
1º Passo: realizar um bom processo seletivo
Provas, dinâmicas ou entrevistas. O método pouco importa, já que uma empresa é livre para escolher a melhor forma ou estratégia para selecionar o seu time.
Não existe, na legislação, qualquer regra ou restrição relacionada à maneira como a empresa deve realizar o seu processo seletivo.
No entanto, é preciso tomar alguns cuidados, especialmente relacionados às regras de seleção.
Práticas que sejam consideradas discriminatórias ou coloquem o candidato em uma situação vergonhosa podem gerar problemas para a sua empresa.
Por isso, nada de impor restrições com relação à idade, gênero, cor de pele, opção sexual ou religiosa. Estabeleça regras claras, informando sobre cada uma das etapas do processo e quais serão as condições para registrar um funcionário.
Foque sempre no desempenho das funções necessárias para a vaga, e não apenas nas características do candidato.
2º Passo: apresentação de documentos
Após selecionar o melhor candidato para a vaga da sua empresa, é chegada a hora da apresentação dos documentos.
Nesse momento, a empresa deve não apenas coletar a documentação certa, mas promover as ações exigidas pela legislação no tempo correto.
O primeiro documento a ser solicitado ao novo funcionário é a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).
Após a sua apresentação, a empresa terá um prazo de 48 horas para promover todas as anotações relativas à contratação.
Caso você não devolva a CTPS nesse tempo, sua empresa pode ser multada, por isso, o ideal é se organizar para fazer a contratação.
Além da carteira de trabalho, o novo empregado deverá apresentar os seguintes documentos: comprovante de residência, RG e CPF, título de eleitor e certificado de reservista ou prova do alistamento militar, no caso dos homens.
Dependendo da função que será realizada pelo funcionário, outros documentos serão necessários, tais como carteira de habilitação, documento emitido por entidades de classe (OAB, CREA, CRA, etc.), certidão de casamento e nascimento dos filhos menores de 14 anos (para salário família, por exemplo) e comprovante de cadastro no PIS.
O empregador pode ficar com esses documentos durante o prazo de 5 dias para fazer as anotações necessárias.
Para evitar problemas, assim que dada a notícia da admissão, o ideal já é entregar ao novo funcionário um check list para que ele providencie os documentos e a sua empresa se organize para cumprir os prazos de anotações na Carteira.
3º Passo: Exame admissional do novo funcionário
Após a apresentação de toda a documentação, para registrar um funcionário ele deverá realizar um Exame Médico Admissional, que será custeado pela empresa.
Todas as organizações que contratam pelo regime da CLT devem observar essa exigência legal, além de orientar o novo funcionário de como e onde realizar o exame.
O Exame Médico Admissional é bastante simples e serve para comprovar o bom estado físico e mental do funcionário, atestando que ele tem boa saúde para desempenhar suas novas atividades.
Durante o exame, o novo colaborador passa por uma entrevista sobre doenças e licenças em empregos anteriores, além de agentes nocivos aos quais teve exposto.
Sua pressão e batimentos cardíacos também são avaliados, mas testes de gravidez, HIV ou esterilização não são permitidos, pois são consideradas práticas discriminatórias.
Esse exame vale como uma garantia tanto para o funcionário quanto para a empresa, pois caso seja descoberta alguma doença do trabalho anterior à contratação, por exemplo, você não será obrigado a arcar com indenizações.
Se for constatada a inaptidão do novo empregado no exame admissional, sua empresa não precisa finalizar o processo de contratação. Porém, caso desista, após essa fase, o empregado poderá pleitear uma indenização perante à Justiça do Trabalho.
4º Passo: Assinatura do contrato de trabalho
Juntamente com os registros, sua empresa deve elaborar um contrato de trabalho a ser assinado pelo novo colaborador.
Em regra, ele é de experiência, válido por 90 dias conforme prevê a legislação. No entanto, sua empresa poderá firmar um contrato por prazo menor e prorrogável, desde que seja respeitado o limite máximo de 90 dias.
Desta forma, são várias as opções para o empregador: um contrato pelo prazo de 45 dias, prorrogável por mais 45, ou de 30 dias, prorrogável por mais 60.
Tanto o contrato de experiência quanto os demais firmados junto ao empregado devem sempre estar anotados na CTPS, incluindo a prorrogação.
Durante o prazo de experiência, tanto a sua empresa como o novo colaborador podem renunciar ao contrato, sendo que o ônus, neste caso, será assumido pela parte que renuncia.
Passado o período de experiência, a empresa e o novo colaborador decidem pela manutenção da relação de trabalho. O contrato de trabalho, então, passa a valer por prazo indeterminado, o que pode ser feito por escrito, ou por um acordo informal.
5º Passo: Início das atividades
Pronto! É hora de iniciar as atividades e, neste momento, sua empresa deve estar com todas as anotações feitas, tanto na CTPS quanto nos livros ou ficha de registro.
Não é permitido que o empregado inicie suas atividades sem que os registros estejam realizados. Caso isso ocorra, o empregador pode ser multado pelos órgãos que fiscalizam as atividades.
As determinações relacionadas ao registro do empregado apenas não se aplicam aos colaboradores contratados em regime temporário.
Seguir o passo a passo na hora de contratar demonstra profissionalismo e também atenção com o novo funcionário. Com organização e ajuda de profissionais de contabilidade, você evita multas por não cumprir os processos de contratação no prazo correto.
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