Tudo sobre contabilidade online

Está buscando entender melhor o que é a contabilidade online e como ela funciona?
Confira este post completo sobre o assunto e desvende o mundo da contabilidade online!

O que é Contabilidade Online?

Contabilidade online é a prestação de serviços de contabilidade que se dá principalmente através de meios digitais e da internet, utilizando-se, muitas vezes, de plataformas online e virtuais como intermediárias na prestação dos serviços.

A contabilidade online é um serviço que pode ser considerado recente no Brasil. Este novo modelo de prestação de serviços contábeis tem crescido e ganhado notoriedade desde 2012, com o surgimento crescente de diversas empresas no setor.

A cada dia, mais empresas estão abandonando o modelo de contabilidade tradicional e aderindo ao modelo de contabilidade online, devido a uma série de vantagens que este novo modelo oferece.

Por ser um serviço recente, ainda há muitos mitos que cercam esta modalidade. Listamos neste post alguns mitos e verdade sobre contabilidade online para que você tire definitivamente as dúvidas sobre o assunto.

Por que a Osayk se diferencia?

A Osayk possui uma plataforma contábil e financeira exclusiva para seus clientes, com controle de fluxo de caixa, importação de extrato bancário, emissão de notas fiscais e muito mais.

Além disso, ainda disponibiliza aos seus clientes atendimento humanizado feito por especialistas e cada empresa possui o seu contador responsável.

Qual a diferença entre contabilidade online e contabilidade virtual?

Não existe diferença. Os termos “escritório de contabilidade online”, “contabilidade online” ou “contabilidade virtual” referem-se ao mesmo tipo de serviço prestado. Nada mais é que o serviço mensal de contabilidade, feito, porém, de forma online. Embora algumas empresas possam usar cada um destes termos, todos designam o mesmo serviço. Se você ainda tem dúvidas sobre como é ter um contador online, confira este post sobre o assunto!

A contabilidade online funciona num escritório?

Embora a prestação dos serviços seja feita online, é necessário que a empresa que presta os serviços possua um escritório físico que, por sua vez, deve estar devidamente registrado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Somente com esse registro, o escritório de contabilidade online é considerado legal, autorizado a prestar serviços contábeis. Quer saber como funciona um escritório de contabilidade online? Confira este post!

Contabilidade Tradicional X Contabilidade Online

Descubra as diferenças entre os dois modelos de contabilidade

Para entregar e receber documentos ou para resolver pendências, muitas vezes você precisa se deslocar até seu contador. Com isso, você acaba perdendo tempo, dinheiro e produtividade. O preço de uma contabilidade tradicional tende a ser mais cara do que de uma contabilidade online. Muitas vezes, pequenas e médias empresas precisam gastar com sua contabilidade quantias proporcionalmente muito altas em relação ao seu faturamento. Na contabilidade tradicional, o cliente precisa confiar totalmente em seu contador. O cliente não tem acesso aos balanços e outros documentos fiscais, financeiros e contábeis, a não ser que os peça. Ter todos os dados contábeis na mão de um terceiro não é algo positivo.

Contabilidade Online

Enquanto você precisa trocar e guardar um monte de papéis, além de ter que se deslocar na contabilidade tradicional, na contabilidade online, os processos são feitos via internet. A contabilidade online oferece ao cliente um preço justo em relação à demanda de trabalho que ele traz ao escritório de contabilidade. Com isso, o valor da mensalidade fica bem mais adequado à realidade das pequenas e médias empresas. Na contabilidade online, o cliente encontra todas as guias de pagamento de impostos na plataforma. O cliente passa a ter acesso aos balanços e outros documentos fiscais, financeiros e contábeis, sem precisar pedi-los, pois estarão disponíveis na data determinada.

Vale a pena migrar para a Contabilidade Online?

Baseado em tudo que apresentamos, nossa resposta é SIM. Mas a resposta será NÃO se você migrar para qualquer empresa! Cuidado com qual empresa você vai contratar para fazer a sua contabilidade. Afinal, a contabilidade de seu negócio é uma atividade extremamente séria, que, se feita da forma errada, pode gerar multas e prejuízos graves.

Conheça a empresa que você está pretendendo contratar. Observe se o valor não é barato demais, se o serviço é bem prestado e se existem muitas reclamações sobre ela. É normal que exista uma ou outra reclamação, mas que seja pontual, e que tenha sido resolvida. Isso pode, com certeza, evitar muitas dores de cabeça para você.

Se você ainda tem dúvidas, confira em nosso blog 6 razões por que você deveria mudar para a contabilidade online e 7 benefícios da contabilidade online.

Contabilidade Online: é tudo igual?

As empresas de contabilidade online possuem serviços e diferenciais que podem variar bastante entre si. A prestação dos serviços pode mudar muito conforme o posicionamento do modelo de negócio, tipo de atendimento prestado, valor cobrado, entre outros fatores. Resumindo: contabilidade online não é “tudo igual”. Veja abaixo dois tipos de modelos de negócio frequentes na contabilidade online e saiba como escolher um escritório de contabilidade online clicando aqui.

Modelos de negócio de Contabilidade Online

Modelo de negócio baseado no preço

São as empresas de contabilidade online que oferecem as soluções mais baratas, com um modelo de negócio cujo diferencial principal é o preço. Este perfil de empresa de contabilidade online busca, principalmente, aumentar a escala em seus negócios, ou seja, contar com uma quantidade sempre maior de clientes.

Por isso, cobram preços bem inferiores e contam com processos mais automatizados e menos personalizados. Confira algumas características desse modelo:

Preço muito baixo: devido ao foco em automação de processos para prestar serviços em larga escala, esse modelo de contabilidade online oferece um preço bem inferior em relação ao cobrado no mercado;
Baixa diferenciação dos pacotes: como tem como principal objetivo atender o máximo número possível de clientes, oferecem pacotes de serviços mais limitados e com pouca diferenciação entre si
Poucos serviços extras: focam no oferecimento dos serviços obrigatórios de contabilidade e limitam o que podem oferecer por fora dos pacotes mensais, pois um maior nível de personalização dos serviços implicariam num perda de escala.
Baixa personalização: esse perfil de empresa de contabilidade online, devido ao seu formato, não realiza um atendimento mais específico e centralizado no cliente. O atendimento não possui um grau muito alto de personalização;
Atendimento por central: contam com uma central online, através da qual o cliente deixa um ticket para realizar um pedido e aguarda ser atendido pelo setor responsável, ou, em raros casos, com uma central de atendimento telefônico, na qual o cliente entra em contato com um atendente que registra seus pedidos e repassa ao setor contábil.
Acompanhamento online dos processos: geralmente os processos são acompanhados apenas pela plataforma online.
Indicado para: empresas que desejam pagar mais barato, independente se isso implicar num atendimento mais lento e limitado.

O cliente que contar com este tipo de contabilidade online terá que lidar com uma série de limitações na prestação dos serviços contábeis, que devem ser consideradas para que não se caia numa ilusão de que está levando mais por menos.

Modelo de negócio baseado no cliente

Embora as empresas de contabilidade online neste modelo também busquem aumentar sua carteira de clientes, neste formato, o foco principal é oferecer atendimento de qualidade.

Empresas de contabilidade online nesse modelo, embora ofereçam uma mensalidade mais barata em relação à contabilidade tradicional, não se diferenciam pelo preço extremamente barato. Sua diferenciação está no melhor custo-benefício em relação aos serviços ofertados. Este é, inclusive, o modelo de negócio adotado aqui na Osayk.

Preço competitivo: embora o preço não seja tão barato, empresas de contabilidade online baseadas no cliente possuem um preço competitivo, que acaba saindo bem em conta em relação ao preço médio da contabilidade tradicional;
Pacotes mais flexíveis: neste modelo de contabilidade, a mensalidade costuma variar mais e geralmente há vários tipos de pacotes. Podem incluir não só os serviços obrigatórios de contabilidade, mas também outros serviços relacionados, como serviços financeiros, de departamento pessoal e outros.
Serviços extras: empresas deste modelo oferecem, além do serviço de contabilidade obrigatória, outros serviços extras, muitas vezes integrados ao uso da plataforma disponibilizada. Dentre esses, podemos incluir ferramentas para gestão financeira, de fluxo de caixa, importação de dados bancários, cadastro de clientes, fornecedores, sócios e outros, emissão de notas fiscais e outros serviços. Além disso, outros tipos de serviços contábeis não obrigatórios podem ser solicitados.
Atendimento mais personalizado: neste modelo, são oferecidos mais canais de contato com o cliente, como telefone, redes sociais, chat, plataforma e e-mail. No caso da Osayk, o cliente é atendido por um contador dedicado, já que, ao se tornar um cliente da Osayk, ele passa a ter um contador responsável por acompanhá-lo e atendê-lo. Enquanto em modelos baseados em preço, o cliente é atendido por uma central com atendentes, na Osayk, por exemplo, ele é atendido pelo seu contador.
Atendimento profissional: no caso da Osayk, por exemplo, o atendimento ao cliente não é feito por uma central. Ele é direcionado ao contador responsável pela empresa, para que o cliente receba um atendimento realizado por quem já conhece a empresa.
Acompanhamento do processo por diversos canais: o cliente poderá acompanhar seus processos de diversas formas: por telefone, redes sociais, chat, plataforma e e-mail.
Indicado para: empresas que desejam ter uma economia em sua contabilidade, sem, porém, comprometer a qualidade e a rapidez no atendimento. Também é indicado para empresas que buscam agregar a contabilidade outros serviços relacionados, como gestão financeira.

Como funciona a Contabilidade Online?

O funcionamento da contabilidade online varia tanto de acordo com as empresas de contabilidade quanto de acordo com o perfil e a realidade da empresa que contrata o serviço.

Cada empresa tem seus próprios processos. Embora sejam de modo geral parecidos, se diferenciam em determinados detalhes e de acordo com as ferramentas que a empresa de contabilidade online oferece.

Aqui na Osayk, por exemplo, funciona da seguinte forma:

1. O cliente abre sua empresa conosco ou migra a sua contabilidade para a Osayk

No caso do cliente que abre a empresa com a gente, o serviço mensal de contabilidade já começa assim que a constituição da empresa é concluída.

Caso o cliente migre sua contabilidade, ele precisa nos passar alguns documentos, como:

  • Contrato Social e última alteração;
  • Documentos dos sócios (RG, CPF e Comprovante de Residência);
  • Último Balanço e Balancete, caso não tenha informar que não tem;
  • Procuração perante a Receita Federal, somente no caso de Certificado Digital;
  • Cadastro de nosso escritório como Contador no Site da Nota Carioca (anexo passo a passo);
  • Código e senha do acesso ao Simples Nacional. Caso não tenha, basta passar o número da declaração de imposto de renda pessoa física de 2015 ou 2016;
  • Extratos bancários desde abertura da empresa.

2. O cliente sobe suas informações, documentos e dados financeiros para a plataforma

Para prestar os serviços contábeis, o contador precisa receber os dados financeiros que vão embasar os balanços e balancetes. No caso da Osayk, ele precisa:

  • Importar as notas emitidas para a plataforma – ou emitir as notas por meio da plataforma, já que temos uma ferramenta de emissão de notas fiscais de serviços;
  • Importar os seus dados bancários – no caso, temos na plataforma uma ferramenta de importação de extrato bancário via OFX;
  • Subir outras notas de compra – se faltar alguma nota a ser contabilizada, basta digitalizar e subir para a plataforma.

3. O cliente tem acesso às guias de pagamentos, relatórios contábeis e financeiros, entre outros

Após fornecer seus dados para a Osayk, o cliente já conta com diversas funções da plataforma. Ele passa a receber mensalmente suas guias de pagamento de impostos pela plataforma da Osayk, podendo acessar de forma simples e rápida para realizar seu pagamento.

Além disso, o cliente conta com a possibilidade de gerenciar seu fluxo de caixa, obter relatórios financeiros, cadastras clientes, fornecedores, sócios e outros, além de outros benefícios da plataforma.

Quanto custa a Contabilidade Online?

Contabilidade Mensal

Os preços variam bastante.

Podem variar de acordo com:

  • Fatores internos da empresa:
    • Tamanho da empresa;
    • Número de sócios;
    • Número de funcionários;
    • Atividades da empresa;
    • Regime tributário;
    • Faixa de faturamento;
    • Notas emitidas por mês.
  • Fatores relacionados à empresa de contabilidade online:
    • Nível de personalização do serviço;
    • Ferramentas e canais de relacionamento disponíveis ao cliente.

A média geral no Brasil gira em torno de R$ 250,00, que geralmente se refere à mensalidade de empresas menores enquadradas no Simples Nacional. Tome cuidado com valores muito abaixo da média, pois podem indicar serviços com um grau de personalização inferior e poucos canais de atendimento.

Abertura de Empresas

Geralmente, as empresas de contabilidade online fazem também a abertura de novas empresas. A abertura costuma funcionar de duas maneiras:

  • Inclusa na contratação dos serviços de contabilidade online mensais: geralmente nessa modalidade o escritório de contabilidade cuida da confecção dos documentos e orienta o cliente no processo. Nesse caso, é o cliente o responsável por levar os documentos para abertura da empresa nos órgãos competentes. Para obter esta modalidade, o cliente deve contratar a contabilidade online mensal, no valor de acordo com a realidade de sua empresa após sua constituição;
  • Consultoria paga: nessa modalidade, o cliente paga um valor e a empresa de contabilidade cuida de todo o processo, inclusive da tarefa de levar os documentos para abertura nos órgãos competentes. Geralmente esse valor varia entre R$ 600 a R$ 2.000,00.

MUITO IMPORTANTE: desconfie se alguma empresa de contabilidade online disser que realiza abertura de empresa gratuita. Isso porque, na verdade, a abertura “gratuita” depende da contratação do serviço de contabilidade com um período mínimo de fidelidade. Sendo assim, a abertura não é gratuita, mas incluída na prestação da mensalidade da contabilidade online.

Independente da modalidade, sempre fica por conta do cliente o pagamento das taxas de abertura. As taxas giram em torno de R$ 1.200,00 e variam de cidade para cidade.

Geralmente o tempo de abertura varia entre 25 a 45 dias, e esse prazo pode se exceder caso o processo caia em alguma exigência.

Boa parte dessas eventuais exigências podem ser evitadas, porém, também dependem de questões e peculiaridades relativas aos órgãos competentes.

Quais serviços estão incluídos na Contabilidade Online?

Isso varia de empresa para empresa. Geralmente, as empresas de contabilidade online incluem no serviço de contabilidade mensal as obrigações legais, o que inclui:

  • Guias de impostos a serem pagos à Receita Federal e à Prefeitura;
  • Escrituração contábil;
  • Relatórios contábeis;
  • Pró-labores dos sócios;
  • Folhas de pagamento de funcionários.

No caso da Osayk, tudo isso está incluído na mensalidade. Algumas empresas mudam o valor de acordo com a quantidade de sócios e funcionários, com o regime tributário e com o tipo de atividade da empresa.

Há outros serviços extras que podem ser solicitados, como alteração contratual, certidões negativas de débito, consultoria societária e planejamento tributário. Geralmente são pagos à parte da mensalidade, não estando incluídos na contabilidade mensal.

Se tiver dúvidas, veja aqui quais são as declarações obrigatórias que sua empresa precisa entregar.

Mas importante: há empresas de contabilidade que NÃO fazem esses serviços extras. Isso pode ser um problema, caso sua empresa precise de algum desses serviços. Certidões negativas, por exemplo, são geralmente solicitadas em licitações. Para evitar surpresas, pergunte à empresa que você deseja contratar se ela presta esse serviço por fora.

Se eu contratar uma empresa de contabilidade online, eu terei um contador online?

Depende da empresa de contabilidade online que você contratar. Em muitas empresas de contabilidade online, existe um grupo de contadores que cuidam das empresas, mas as empresas não costumam possuir acesso direto a eles. Geralmente, o empresário, ao entrar em contato, fala com um grupo de atendentes que repassam as questões ao setor.

No caso da Osayk, cada empresa que se torna nossa cliente possui um contador responsável, que acompanha todos os processos da empresa. Quando o empresário precisa de ajuda ou tem alguma dúvida em sua contabilidade, ele pode falar diretamente com o seu contador responsável.

Para entender melhor como funciona um contador online, clique aqui e veja um post sobre o assunto.

Toda empresa de contabilidade online só tem atendimento online?

Também depende da empresa de contabilidade online que você contratar. Em muitas empresas de contabilidade online, o atendimento é feito apenas pela internet, via chat, plataforma, e-mail ou ticket de suporte. É importante você observar essa questão e se informar sobre isso antes de contratar, para evitar surpresas ruins.

No caso da Osayk, além de todo o atendimento online, contamos com atendimento telefônico de segunda a sexta em horário comercial no telefone 4020-7733 (custo de ligação local). O cliente poderá falar diretamente com o contador responsável por sua empresa ao ligar. Isso é uma grande vantagem para quem quer aderir à contabilidade online sem perder o contato humanizado da contabilidade tradicional.

Como escolher uma boa empresa de contabilidade online?

Observe se a empresa de contabilidade online tem:

  • Boas recomendações;
  • Boa comunicação com o cliente;
  • Fácil acesso aos contadores;
  • Várias formas de comunicação: telefone, chat online, plataforma, e-mail;
  • Preço justo (suspeite de preços baratos demais).

Temos um post bem interessante sobre como escolher o melhor serviço contábil – clique e confira!

Contabilidade online é ilegal?

Não, pelo contrário! Um escritório de contabilidade está sujeito às mesmas exigências que um escritório tradicional, incluindo registro nos Conselhos Federal e Regional de Contabilidade e outros órgãos reguladores.

Independente de ser realizada de forma online ou não, a contabilidade só pode ser feita por contadores registrados. Os documentos contábeis, como balancetes e relatórios, apenas podem ser assinados por profissionais regularmente habilitados. Além disso, os certificados digitais possibilitam que vários procedimentos sejam feitos com segurança de forma online.

Por isso, desde que o profissional e o escritório estejam regularizados perante os órgãos competentes, não há diferença se o serviço é prestado de forma online ou presencial. Para entender melhor sobre outros mitos e verdades sobre a contabilidade online, confira esse post.

Quem a contabilidade online pode atender?

As empresas de contabilidade online podem atender diversos tipos de clientes do Brasil todo, em diferentes regimes tributários, composições societárias e atividades.

Cada empresa de contabilidade costuma atender alguns perfis em específico, que podem variar entre si. No caso da Osayk, por exemplo, somos especialistas em pequenas e médias empresas prestadoras de serviço. Por isso, não atendemos empresas com atividades de comércio.

Veja ao lado alguns exemplos de empresas que a Osayk atende.

Prestamos serviços de contabilidade online a empresas de todo o Brasil.

Exemplos de setores atendidos na Osayk:

Consulte aqui se sua empresa pode ser atendida.

Sobre Certificado Digital

O que é?

O Certificado Digital funciona como uma assinatura jurídica feita de forma digital. Ele serve para oferecer um alto nível de segurança às transações eletrônicas e outros serviços realizados pela internet.

Com o certificado digital, uma pessoa ou empresa pode autenticar digitalmente diversos tipos de transações e documentos de forma digital, sem a necessidade de estar disponível presencialmente.

Para isso, ela precisa comprar o certificado, que é obtido após a entrega de uma série de documentos que comprovarão a legitimidade da pessoa ou empresa.

Onde compro um?

O Certificado Digital pode ser pago pela internet. No entanto, só será validado e, em seguida, entregue, após o fornecimento de alguns documentos que são exigidos no processo.

Esses documentos variam de acordo com o tipo de certificado desejado. Existem diversas empresas que vendem certificados digitais, e há vários tipos de certificação disponíveis.

Podem ser obtidos através de empresas como a Certisign, Serasa Experian e Correios. O valor do Certificado Digital gira em torno de R$ 150,00 a R$ 250,00 e tem validade a partir de 12 meses. Excedido o prazo determinado, o certificado digital precisará ser renovado.

Vou precisar ter?

Embora não seja obrigatório para empresas no regime tributário Simples Nacional, o certificado é importante para diversos processos relacionados à Contabilidade Online. Para empresas nos regimes tributários Lucro Presumido e Lucro Real, o Certificado Digital já é uma obrigatoriedade.

No caso da Osayk, por exemplo, o Certificado Digital permite que sua empresa emita notas fiscais através da nossa plataforma. Isso facilita muito, pois o cliente não precisará importar suas notas emitidas para realizar a contabilidade – as notas já estarão na plataforma.

Aqui nós utilizamos o modelo A1, bastante aceito para diversos tipos de transações.

Ou comece agora mesmo – escolha sua opção clicando abaixo:
Trazer sua contabilidade para a Osayk / Abrir sua empresa

Quer entender melhor sobre a Osayk e serviços que oferecemos?

Confira as vantagens de fazer a contabilidade da sua empresa com a Osayk:

  • Serviço contábil com todas as atividades obrigatórias e geração de guias de pagamento de impostos;
  • Atendimento de alta qualidade feito por contadores dedicados por chat, telefone, entre outros canais;
  • Plataforma online de gerenciamento contábil e financeiro incluída na mensalidade com conciliação bancária, fluxo de caixa e muito mais;
  • Economia de tempo e dinheiro e maior transparência na gestão dos processos contábeis e financeiros da sua empresa.

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Confira as vantagens de fazer a contabilidade da sua empresa com a Osayk:

  • Serviço contábil com todas as atividades obrigatórias e geração de guias de pagamento de impostos;
  • Atendimento de alta qualidade feito por contadores dedicados por chat, telefone, entre outros canais;
  • Plataforma online de gerenciamento contábil e financeiro incluída na mensalidade com conciliação bancária, fluxo de caixa e muito mais;
  • Economia de tempo e dinheiro e maior transparência na gestão dos processos contábeis e financeiros da sua empresa.

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