BPO da folha de pagamento Vale a pena adotar? Como um contador, você deve saber que o processo mais burocrático e minucioso do financeiro de uma empresa é a emissão da folha de pagamento. Tudo tem que estar nos conformes: salário, descontos, vale transporte, vale alimentação, encargos, tributos e tantas outras colocações.
Nenhum dado pode estar fora do lugar.
É preciso conhecer muito bem as leis trabalhistas, para não cometer nenhum erro ou alteração. Se algum dado for anotado incorretamente, pode gerar um passivo trabalhista (soma gerada pelas dívidas não pagas ou não recolhimento correto dos encargos sociais feitos pelo empregador) para a empresa. O que não é bom para você e muito menos para o seu cliente.
Por isso, atualmente, muitas empresas estão optando por adotar o BPO – Business Process Outsourcing, que significa “Terceirização de Processos de Negócios”. Ou seja, o empregador contrata um suporte (empresa terceirizada) para realizar a gestão financeira de alguns serviços administrativos ou todo o processo requerido por uma folha de pagamento.
O BPO pode ser utilizado em vários processos, como: gerenciar benefícios (no caso vale transporte, vale alimentação, cultura, ticket alimentação e etc), folha de pagamento, controle de ponto, ponto eletrônico e finanças. As empresas de BPO são focadas em fazer com que os gestores das empresas se foquem em atividades mais técnicas e estratégicas da organização.
Uma vez que é contratada uma empresa de gestão financeira especializada em resolver esses problemas, ela estará mais atenta a detalhes e será treinada especialmente para isso. Essa é considerada uma solução indicada para grandes e pequenas empresas, uma vez que processos como esse têm de ser minimamente revisados.
BPO da folha de pagamento
A terceirização desses serviços pode ser muito valorosa para os processos contábeis como um todo e satisfazer melhor o seu cliente. A folha de pagamento é uma parte muito significativa para acompanhar os processos e direitos do seu empregado e também da sua empresa.
Fazer esse processo e revisão de uma maneira cautelosa é extremamente importante para evitar erros, reclamações e processos na justiça. O uso do BPO na folha de pagamento significa colocar nas mãos de uma empresa terceirizada, as responsabilidades por:
– Administração da folha;
– Cálculo de benefícios, salários e vencimentos;
– Pagamento e retenção de impostos;
– Gastos com a folha, produção de relatórios mensais;
-Sugestão de boas práticas e análises de processos;
-Impressão e entrega de contracheques;
-Depósito direto entre outros.
Vale a pena terceirizar esses processos?
O time contábil do seu escritório não se ocupa só em analisar detalhes de processos corriqueiros. Folha de pagamento, por exemplo, é algo que existe um tempo específico no encerramento do mês e acaba sendo uma questão, já que existem vários outros problemas maiores que esse setor tem que resolver.
O volume alto de demandas pode prejudicar no processo de desenvolvimento de pautas burocráticas, o que acaba deixando passar dados. Os descuidos com esses processos, que a princípio parecem pequenos, se tornam extremamente significantes e perigosos, podendo causar sérios problemas com a justiça.
Ao terceirizar um bom sistema contábil (no caso uma contabilidade para contadores!), ajuda você a melhorar a organização e diminui as chances de erros na folha.
Quais são os benefícios de ter um BPO?
Ao contratar uma empresa para lidar com essas funções, você economiza tempo de contratar e treinar profissionais, comprar softwares externos, além do necessário e torna mais ágil e rápido o processo de pagamento de funcionários dos clientes do seu escritório de contabilidade.
Mesmo sem contratar pelo seu escritório, você terá profissionais altamente capacitados para resolver todos os assuntos relacionados exclusivamente à folha de pagamento. Em sincronia com o BPO está o KPO – Knowledge Process Outsourcing, isso quer dizer “Terceirização de processos de conhecimento”, ou seja, isso significa exatamente a contratação de terceiros capacitados. Isso é um aspecto que gera segurança, pois leva critérios essenciais e legais a respeito da qualificação.
Acontece uma melhora significativa nos processos de pagamento, pois, a BPO permite mais transparência e descrições claras do processo. Dessa forma, o seu escritório tem maior controle sobre o que está sendo feito e um retorno mais rápido referente a dúvidas, problemas ou reclamações.
Por ser um serviço específico, ele é altamente flexível e está sempre se renovando para atender às demandas do mercado. Ao contratar uma empresa terceirizada, ela te dá também a comodidade de trabalhar com um orçamento fixo, ou seja, o que você paga pela administração de BPO por funcionário é negociado antes.
Todas as partes do contrato dependem de uma negociação do quanto será pago e qual é o segmento do serviço.
Outra vantagem de se contratar uma empresa para realizar esse tipo de processos é a segurança de dados. É comum que eles sejam analisados de forma automatizada, o que dá uma maior segurança ao processo.
A automatização dos dados permite, consequentemente, uma facilidade no acesso de dados específicos, melhorando o andamento de processos que antes demoravam muito para serem realizados.
A utilização de um BPO libera o gestor contábil de atividades extremamente burocráticas, fazendo com ele consiga se organizar melhor e pensar alternativas estratégicas, economizando recursos, organizando processos e melhorando a qualidade dos serviços oferecidos.
Colocando um BPO nas folhas de pagamento do meu escritório
Para implementar um serviço de BPO na folhas de pagamento dos seus clientes é necessário:
– Escolher uma empresa conhecida pelos seus serviços de BPO. Conheça o seu sistema, converse com o técnico e peça um orçamento.
– Depois, analise os processos existentes: faça um mapeamento de todos os processos contidos na sua folha de pagamento.
-Definir o que será e não será terceirizado: é importante saber quais serviços serão feitos pela empresa contratada e quais ainda continuarão sendo feitos pelo seu time de RH. Deve ser estabelecido um Acordo de Nível de Serviço que estabelecerá melhor o que será feito pela terceirizada e o que ainda será feito pelo seu escritório. Saiba quais clientes serão colocados para a BPO e quais são as informações contidas de cada um. Dados e processos completos, facilitando a organização e preparação.
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