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Quem atua como gestor de um escritório de contabilidade sabe que administrar a equipe nem sempre é uma tarefa simples. Afinal, é preciso garantir bons fluxos de trabalho continuamente. Por isso, saber o que é workflow e entendê-lo pode ser bastante útil.

Aplicá-lo em seu escritório contábil ajuda a usar métodos de organização adequados para a empresa. Uma das vantagens mais importantes é o aumento da produtividade. Isso porque um workflow funcional ampara diretamente o capital humano do negócio.

Quer entender quais esforços precisam ser direcionados para um fluxo de trabalho eficiente? Então acompanhe este conteúdo e saiba mais sobre o workflow!

Workflow o que é?

Workflow significa fluxo de trabalho em português. O termo designa, portanto, o planejamento estratégico das rotinas e processos de uma empresa, englobando todos os setores. E isso se aplica também aos escritórios contábeis.

Afinal, é comum que os profissionais da área lidem com um grande volume e fluxo de informações. Isso, muitas vezes, pode culminar em desordem, gerando excesso de tarefas. Logo, abre espaço para consequentes erros ou retrabalhos.

Em vista disso, encontrar formas de planejar, organizar e controlar as atividades é importante. O cuidado deve envolver desde a ordem de realização das tarefas até as expectativas de desempenho da equipe.

Porém, essa tarefa também tende a ser uma cansativa — especialmente em contabilidades com muitos funcionários. Por isso, vale a pena usar o workflow em comunhão com a automação de processos. 

Dessa maneira, o escritório passará a contar com uma cadeia de tarefas ordenadas da forma mais estratégica e ágil possível. Consequentemente, agregará mais valor à entrega final para o cliente.

Quais suas vantagens para a contabilidade?

Como você viu, o workflow é uma ferramenta de otimização – e tende a ser amparado por tecnologias e inovações. Logo, torna o alcance dos objetivos de produtividade mais fáceis e rápidos. 

Lembre-se de que a área de contabilidade conta com diversas tarefas a serem realizadas, como balanços, planejamentos de contas e conciliações bancárias – que precisam ser executadas em simultâneo. Por isso, é essencial providenciar medidas que organizem prazos, operações e prioridades dos clientes.

Contudo, existem inúmeras vantagens da implementação do workflow para contadores. Confira alguns dos principais benefícios!

Redução de retrabalhos e erros

Independentemente do quão competente um funcionário seja, ele estará sujeito às falhas humanas. Isso não é um demérito, mas sim algo circunstancial. 

Contudo, inevitavelmente, os erros podem gerar prejuízos ou, no mínimo, gastos excessivos de tempo em retrabalhos. Nesse sentido, uma das maiores vantagens do workflow é a redução das falhas humanas. 

Ao organizar os processos do escritório contábil de modo automático, o desenvolvimento de cada tarefa passa a ser ordenado por prioridade e de acordo com uma estratégia. Como consequência, os colaboradores podem focar uma atividade por vez.

Maior eficiência nos processos

Automatizar e monitorar tarefas são atitudes importantes para levar agilidade à equipe. Isso porque elas permitem identificar com mais facilidade os potenciais problemas enquanto mantém o fluxo de trabalho ativo.

Dessa forma, os processos se tornam cada vez mais eficientes. Afinal, sempre que surge um problema — e se for necessário — é possível pausar o workflow e focar a atenção da equipe em solucioná-lo. Assim, o workflow permite aos gestores e líderes a estruturação objetiva das operações do escritório contábil.

Facilitação da aprendizagem dos processos

Imagine que a empresa contratou um novo colaborador. Ao considerar o volume de dados movimentados na área de contabilidade, pode ser uma tarefa árdua explicar cada um dos processos envolvidos no fluxo de trabalho a ele, certo?

O workflow também pode ajudar nesse sentido. Isso porque sua organização estratégica permite que os novos funcionários assimilem os processos com mais facilidade. Basta compreenderem o fluxo e serem devidamente orientados.

Como implementar o workflow no escritório de contabilidade?

Agora que você sabe o que é workflow e como ele pode beneficiar o negócio, é interessante entender como implementá-lo no escritório. 

Acompanhe as dicas a seguir!

Envolva a equipe

Um workflow bem estruturado só trará sucesso ao escritório se for alinhado a uma equipe capacitada e eficiente. Desse modo, é imprescindível envolver todos os colaboradores da empresa na estratégia.

Isso significa listar, claramente, cada um dos atores envolvidos nos processos. É preciso que eles entendam quais são suas responsabilidades e quais expectativas devem cumprir. Assim, poderão se engajar verdadeiramente nos processos, entendendo as prioridades do escritório contábil.

Registre os processos

Registrar as ordenações usadas na hora de formular o workflow também é importante. É isso que ajudará a gestão a saber quais estratégias funcionam melhor para a equipe. Além disso, a documentação permite que todos tenham uma visão ampla de cada etapa executada.

Os registros ajudam, ainda, a compreender qual foi o investimento aplicado em cada tarefa —tanto financeiramente quanto por parte do capital humano. Isso otimiza os processos e permite a identificação antecipada de quaisquer potenciais falhas.

Monte um inventário com os recursos disponíveis

Os contadores entendem a relevância de compreender quais recursos estão disponíveis para implementar melhorias internas no negócio. Assim, realizar levantamentos e organizar esses recursos previamente são passos importantes para estruturar um workflow adequado. 

Nesse momento:

  • confira quanto tempo há disponível na jornada da equipe;
  • contabilize a quantidade de colaboradores envolvidos nos processos;
  • mensure os conhecimentos e o potencial de cada funcionário — dentro de sua especialidade;
  • liste todos os materiais capazes de otimizar os processos, desde softwares até objetos cotidianos. Neste aspecto, uma plataforma para contadores pode ser decisiva;
  • organize a relação entre o capital disponível e o que deve ser investido.

Realize um mapeamento

Com todos os dados acima em mãos, profissionais capacitados ao lado e registros pontuais do que funciona para seu negócio, é hora de mapear o workflow. Isso significa esquematizar cada etapa a ser realizada a partir desse momento.

Opere essa etapa com transparência. Ao clarificá-la a toda a equipe, será mais fácil receber e acatar insights, organizar um fluxo realmente funcional para o time e conquistar os melhores resultados possíveis.

Acompanhe os resultados

Por fim, é fundamental acompanhar o desempenho do workflow. Assim, será possível efetuar as devidas mudanças a tempo, tornando os processos ainda mais fluidos e eficientes.

Conforme visto, saber o que é workflow e como aplicá-lo no seu escritório contábil pode fazer a diferença. Essa ferramenta promove produtividade, redução de custos, alinhamento entre os membros da equipe e, é claro, mais valor na entrega final de seus serviços.

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