Administrar o escritório de contabilidade exige atenção a diversas atividades. Afinal, o trabalho não se limita a atender os clientes. Uma boa prática para isso é contar com uma plataforma de gestão contábil.
A ferramenta consegue auxiliar na realização de diversas tarefas do dia a dia, então traz vários benefícios para o escritório. Você já conhece essa solução para contadores?
Neste conteúdo explicaremos o que é uma plataforma de gestão contábil e 6 razões para implementar essa estratégia. Confira!
O que é uma plataforma de gestão contábil
Uma plataforma de gestão contábil é uma ferramenta desenvolvida para auxiliar na administração e no funcionamento do escritório. Por meio da tecnologia, ela oferece soluções para que os contadores consigam realizar tarefas, armazenar dados e facilitar o dia a dia.
Na sua rotina, o profissional precisa organizar documentos de clientes, cumprir prazos, fazer cobranças, comparecer a reuniões, entre outras tarefas. Quando isso é feito de forma básica (mesmo que utilizando um computador), os riscos de perdas e prejuízos são maiores.
Diante disso, um software especializado consegue trazer soluções eficazes para otimizar a gestão. Para tanto, as funcionalidades fornecidas são variadas. Veja alguns exemplos:
- cadastro de clientes;
- controle financeiro;
- emissor de NF-e e NFS-e;
- armazenamento de arquivos em nuvem;
- sistemas de comunicação interna e com o cliente.
6 Razões para implementar um sistema de gestão contábil
Ainda não sabe por que vale a pena ter um sistema de gestão de escritório contábil? A seguir, você descobrirá 6 razões para contratar a ferramenta.
Veja só!
1. Integração e centralização de dados
Uma empresa contábil precisa lidar com diversos dados e documentos, independentemente do tipo de atendimento prestado. É bastante comum utilizar planilhas para registrar os clientes, além de manter arquivos em diversas pastas do computador, não é?
Porém, isso dificulta o acesso pelos outros colaboradores da empresa e a comunicação entre diferentes setores. Ademais, os problemas nos registros podem gerar perdas de informações importantes, duplicação de dados e outras complicações.
Nesse cenário, a plataforma de gestão oferece como solução a centralização de dados e integração de processos. Tudo fica registrado em um só lugar, então todos os colaboradores que tiverem o acesso autorizado poderão consultar o sistema.
Também há menos riscos de criação de cadastros duplicados, que podem gerar informações conflitantes. Por exemplo, uma atualização manual de dados de um cliente feita em apenas um local pode fazer com que outros colaboradores continuem usando informações antigas.
Ao confeccionar documentos necessários para cumprir as obrigações legais, esse tipo de erro traz prejuízos para o cliente e para o escritório. Assim, a plataforma propõe uma solução mais completa e segura.
2. Otimização de processos
A partir do que foi dito no tópico anterior, é possível perceber que a plataforma ajuda a otimizar processos. Com todos os dados centralizados, fica mais fácil criar fluxos de trabalho e agilizar a comunicação interna.
Muitas tarefas que exigiam o contato entre diferentes setores são simplificadas, já que tudo estará disponível no sistema. Outro ponto é que algumas soluções permitem o compartilhamento de acesso com o cliente.
Nesse caso, ele consegue enviar os documentos necessários pelo sistema, evitando deslocamentos ou o uso de outros canais, como e-mails. Tudo se torna mais simples para ambos — escritório e cliente — proporcionando maior agilidade.
E quando o sistema conta também com ferramentas de contato, o cliente consegue tirar dúvidas de forma simples. Basicamente, o escritório deixa de depender apenas da estrutura física para prestar atendimento.
3. Melhora na segurança dos dados
Como é o armazenamento dos documentos da sua empresa? Os registros físicos obrigatórios devem ser mantidos em locais seguros. Para aumentar a praticidade, vale a pena digitalizá-los para reduzir o manuseio. Em vez de retirá-lo do arquivo, basta acessar o documento digital.
Porém, ao contar com a tecnologia para armazenamento de arquivos, é necessário ter atenção à proteção digital. Aqui, os sistemas em nuvem trazem um diferencial importante: eles não se vinculam a servidores físicos e contam com diversas medidas de proteção.
Mas por que isso é uma vantagem? Primeiro, pois em caso de furtos ou danos ao equipamento da empresa os arquivos não são afetados. Outras pessoas só conseguirão acessá-los caso tenham as senhas de acesso.
Mais um benefício acontece porque o armazenamento em nuvem conta com tecnologias modernas, como firewalls, criptografia e antivírus para evitar problemas. Isso previne acesso não autorizado, danos aos arquivos, vazamentos e perdas.
Além disso, eles contam com ferramentas de backup automáticos. Assim, mesmo que aconteça algum problema, todos os arquivos podem ser recuperados.
4. Facilidade para a gestão financeira
Lidar com a gestão financeira do escritório de contabilidade nem sempre é simples. É preciso definir valor de honorários, controlar pagamentos e fazer cobranças diante de atrasos. Em meio às demais funções da profissão, muitas vezes esse setor fica de lado.
Entretanto, os problemas em relação aos pagamentos podem trazer dificuldades financeiras e outros prejuízos. Diante disso, uma plataforma de gestão consegue auxiliar o contador no faturamento e cobranças, com geração de boletos, cartão de crédito etc.
5. Aumento da produtividade
Um escritório com boa produtividade é capaz de aumentar as entregas realizadas sem prejudicar a qualidade do serviço. Com uma ferramenta de gestão que integre dados e automatize processos, os colaboradores conseguem se dedicar mais às outras atividades.
Por exemplo, diversos cálculos que são realizados no dia a dia podem ser automatizados com o apoio da ferramenta. Ainda, como você viu, a gestão de documentos é simplificada, exigindo menos tempo. Tudo isso também ajuda a reduzir erros e retrabalho, que tomam tempo e trazem prejuízos.
O resultado é o aumento da produtividade da equipe e dos resultados apresentados. Vale ressaltar que isso reflete na lucratividade do escritório, ou seja, a prática pode aumentar o faturamento.
6. Melhora no atendimento prestado
Por fim, utilizar esse tipo de ferramenta no escritório também ajuda a melhorar o atendimento prestado. São vários motivos para isso, como:
- agilidade para acessar os dados no sistema;
- redução de erros e retrabalho, o que diminui os prazos dos serviços;
- possibilidade de acesso aos dados em qualquer lugar;
- oferta de mais canais de comunicação;
- compartilhamento de informações via sistema, com acesso pelo cliente.
Dessa maneira, uma plataforma de gestão contábil traz inovação e facilidade para o dia a dia dos contadores e clientes. Então consulte as opções do mercado para encontrar a que oferece as melhores funcionalidades para o seu escritório!
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