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Você já parou para refletir como é a comunicação com o cliente no seu escritório de contabilidade? Esse é um dos fatores que influenciam a atração e fidelização de parcerias. Então é preciso investir em estratégias para aprimorar o atendimento.

Em alguns casos, o contador não consegue encontrar a melhor maneira de se comunicar com seu cliente. Diante disso, nem sempre o consumidor fica satisfeito — o que pode prejudicar o relacionamento e a continuidade do contrato.

Neste conteúdo, você aprenderá por que é importante aprimorar o diálogo com o cliente e verá os 5 passos para isso. Confira!

A importância de aprimorar a comunicação na contabilidade

Antes de ver as dicas, você deve saber que a comunicação com o cliente envolve todos os processos de atendimento. Ou seja, desde o primeiro contato até o pós venda. Ela está nos momentos em que ele tira dúvidas, pesquisa soluções, fecha o contrato e solicita informações sobre seus serviços.

Por causa disso, a comunicação tem impactos diretos na experiência do cliente. Se ela for eficiente e adequada, há mais chances de conseguir um contrato prolongado e a fidelização. Porém, quando há problemas na estratégia, o escritório pode se prejudicar e perder interessados.

Assim, a prática também se relaciona com a qualidade do atendimento e a visão do público sobre o serviço prestado. Nesse cenário, aprender como se comunicar de maneira eficiente é fundamental para o desenvolvimento do profissional e da empresa.

5 Passos para melhorar a comunicação com cliente

Depois de entender a importância do atendimento de qualidade, é hora de aprender como se comunicar com o cliente no escritório de contabilidade.

Descubra 5 passos essenciais!

1. Saiba ouvir o cliente

O primeiro passo para uma comunicação eficiente é saber ouvir o cliente. O contador deve estar atento para entender quais são as demandas dele. A contabilidade envolve custos e obrigações, portanto, a conversa inicial é essencial para alinhar as expectativas.

Aproveite os contatos para fazer perguntas a fim de esclarecer todos os pontos que influenciam o trabalho. Fique atento a tudo o que for dito, faça anotações e não se preocupe tanto em falar. A oportunidade também pode servir para conhecer a experiência do cliente com outros contadores e receber feedbacks.

Analisando tais informações, o escritório pode rever processos e desenvolver novas estratégias. Ao mesmo tempo, o cliente sentirá que é acolhido e que o diálogo é valorizado, sentindo-se incentivado a construir relacionamento.

2. Utilize uma linguagem apropriada

O profissional precisa se comunicar com uma linguagem que o cliente entenda. Todas as profissões contam com termos técnicos que não são dominados pelas pessoas em geral. Logo, você deve considerar o perfil de cada consumidor para alinhar a abordagem.

Citar diversas obrigações tributárias e documentos contábeis que a pessoa não domina, por exemplo, só aumentará as dúvidas. Nesse caso, é interessante adaptar a linguagem para explicar cada termo e obrigação, sempre considerando o entendimento do cliente.

Seu esforço aumentará a confiança e a segurança dele a respeito do contrato, proporcionando uma experiência mais satisfatória.

Vale considerar, ainda, os canais utilizados. Alguns assuntos são mais delicados e complexos, demandando uma comunicação pessoal e direta – como videoconferência ou telefone. Outros temas, contudo, permitem comunicados mais simples, por canais informais como o WhatsApp.

3. Ofereça diversos canais de comunicação

Falando em canais de comunicação, uma das maneiras de melhorar seu diálogo é rever os canais disponibilizados para atendimento. A tecnologia oferece diversas soluções, mas cada pessoa tem suas próprias restrições e preferências. Dessa maneira, vale a pena investir na diversificação.

Canais tradicionais, como o telefone e o e-mail, são sempre interessantes. Contudo, modernizar os contatos com redes sociais, aplicativos de mensagens e chats via site também é importante. A prática traz mais oportunidade de contato e se ajusta às necessidades de determinados clientes.

Outro canal que pode ser usado são os de videoconferência, que podem acontecer via Zoom, Skype, Meet e demais aplicativos. Elas proporcionam uma alternativa para quando não for possível realizar reuniões presenciais, mas a complexidade do assunto exigir um contato mais próximo.

Por fim, não se esqueça de investir em um controle de pendências, para garantir que todos os clientes tenham retorno. Caixas de entrada nos e-mails e aplicativos de mensagens podem ficar movimentadas e você precisa garantir que eles não fiquem sem resposta.

4. Mantenha registros dos atendimentos

Um dos problemas de comunicação que podem surgir são os desencontros entre o que foi combinado e o que é entregue. Isso é resultado de falhas nos processos, geralmente gerados por problemas de comunicação interna.

Por isso, é importante ter meios de manter os registros sobre as comunicações realizadas. Quando se usam meios digitais, como chats, e-mails e redes sociais, o processo é mais simples. De modo geral, a função é automatizada e os registros já são feitos.

Já em atendimentos presenciais, telefônicos e em outros canais que não gerem o registro, é preciso ter atenção. A dica é anotar os principais pontos discutidos e manter um histórico. Desse modo, também fica mais fácil retomar o assunto em contatos futuros.

A prática evita que algum pedido ou acordo seja desconsiderado na entrega dos serviços. Além disso, diante de qualquer controvérsia, fica fácil consultar as informações e solucionar o problema rapidamente.

5. Utilize uma plataforma para contadores

Por fim, uma plataforma para contadores é uma ferramenta muito útil para uma comunicação eficiente. Primeiro porque ela armazena dados que podem ser acessados facilmente pelo profissional e pelo cliente.

Isso faz toda a diferença para a agilidade do atendimento. Afinal, o consumidor pode acessar arquivos conforme indicado pelo contador. De outro lado, o escritório tem mais facilidade para apresentar relatórios e demonstrativos.

Mais um ponto relevante na plataforma é a possibilidade de oferecer um chat online, que aumenta os canais de atendimento disponíveis. Ademais, com a integração de diversas funcionalidades, a comunicação interna também é beneficiada.

Assim, é possível otimizar os processos do escritório e melhorar a gestão. Ainda, a prática consegue entregar mais valor e qualidade para os clientes. Para isso, é fundamental procurar plataformas de qualidade, que ofereçam todas as funcionalidades necessárias.

Na Osayk, por exemplo, além dos benefícios para a gestão de comunicação, você tem acesso a um marketplace. Nele, você consegue anunciar serviços contábeis e consultivos para captar leads e atrair novos clientes.

Como foi possível perceber, a comunicação com o cliente é essencial para o sucesso do contador. Portanto, caso tenha dificuldades, siga os nossos 5 passos para melhorar o processo no escritório de contabilidade!

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