Para uma empresa crescer forte e com segurança, é preciso contar com um trabalho contábil que dê suporte e direcionamento para as decisões que precisam ser tomadas. Escolher o melhor sistema contábil é atribuir às políticas e forma de trabalhar uma padronização que gere os resultados esperados. Qual o objetivo? Redução de custos, segurança documental ou a agilidade nos processos?
Não se pode negar que a tecnologia é uma realidade no mundo dos negócios, sua presença é irreversível. Ela pode ser vista por meio da automação de vários processos fiscais, tributários, trabalhistas e previdenciários implementados pelos órgãos de fiscalização. Desse modo, essa situação leva às empresas a também investirem em sistemas de gestão que as atenda.
Portanto, quando se discorre sobre o funcionamento administrativo e contábil de uma empresa, não há como ela não ter um sistema contábil em exercício. Isso porque a contabilidade tem que ser prioridade, uma vez que ela influencia fortemente na prestação de um serviço de qualidade. Se a organização quer estar caminhando de acordo com o mercado, deve investir no seu desenvolvimento.
Assim, deve-se começar a refletir, estudar e analisar qual o sistema contábil ideal para o escritório. Afinal, as rotinas de trabalho precisam ser ágeis e assertivas em prol da empresa e do cliente.
Conheça as necessidades do escritório
Tudo começa com uma pesquisa detida, detalhada, observando quais são as funções disponibilizadas em cada um deles, comparando-os. A lógica diz que este sistema precisa atender o quanto possível as necessidades da rotina de trabalho dos escritórios, no dia a dia. Elencar o que é necessário e avaliar o que os softwares apresentam é uma etapa principal nesse processo.
Quais as funções que o escritório mais utiliza? A resposta para essa pergunta evita que se compre um produto que ninguém irá usar. O objetivo aqui é fazer com que as rotinas sejam facilitadas, melhoradas. A partir da implantação de agendas tributárias, por exemplo, diminui-se o risco de fazer um pagamento errado de impostos e taxas; ter relatórios sempre em mão também traz produtividade.
Integração aos demais sistemas administrativos
Leve em consideração também que o sistema contábil tenha integração com outras interfaces e ferramentas de trabalho. No caso de um setor contábil dentro de uma empresa, ele precisa estar ciente do funcionamento do estoque, por exemplo, para saber geri-lo e evitar rupturas. Além disso deve estar integrado ao RH, a fim de ter conhecimento sobre os tributos pagos pelo funcionário.
Quando não há conexão do sistema contábil com os demais sistemas, o trabalho, em geral, pode ganhar em complexidade, sendo comprometido. O aumento das oportunidades de falhas, erros, leva a problemas no tempo de entrega, perdas financeiras e queda da qualidade. Todas essas questões são terríveis para a lucratividade e para o resultado final do produto ou serviço que entrega ao cliente.
A integração leva a visualização completa de todo o funcionamento das partes com as quais o setor de contabilidade se relaciona. Ter tudo reunido em uma plataforma auxilia os gestores a fazer leituras mais corretas sobre a situação da empresa e a planejar estrategicamente os próximos passos. No caso dos escritórios, não pode haver atrasos e tomadas de decisões equivocadas, uma vez que é deveras prejudicial operacionalmente.
Organização das informações
Outro ponto que deve ser levado em consideração é na capacidade do sistema contábil de organizar os dados e os documentos. A todo momento o escritório trabalha com informações que devem manter a sua integralidade e correção de conteúdo do momento em que chega até o final. Um erro durante o processo pode levar a consequências tributárias e financeiras muito importantes.
Um escritório contábil não pode ser mais um cenário de papéis para todos os lados e colaboradores agitados de um lado para o outro. Essa concepção deve começar a ser mudada internamente e também junto aos clientes. O sistema tem que ter a funcionalidade de organizar todas as informações, além de ser fácil de uso, para que se encontre o dado preciso com rapidez.
Note que a rotina do escritório ganha em produtividade, além de haver a queda na possibilidade de erros. Procure, ainda, ir além, uma vez que as nuvens virtuais de informações são uma realidade, não fazendo com que o escritório esteja preso em pendrives ou hardwares. Por serem equipamentos sensíveis, acaba por ser uma realidade a perda das informações, o que é muito mais difícil em uma nuvem.
Conte sempre com outras opiniões
Dentro do processo de escolha do sistema contábil mais adequado ao escritório, conhecer a opinião de outros contadores sobre ele é uma etapa importante. Não há dúvidas de que, no final, a decisão deve ser do responsável; no entanto, saber a opinião de outras pessoas que já o utilizam ou utilizaram auxilia em fazer uma escolha acertada. Investir no que não vale a pena é simplesmente perda de dinheiro.
Portanto, vale uma pesquisa através de sites de reputação de empresas, em buscadores e pessoalmente. Estar cercado de informações a respeito confere respaldo e embasamento para qualquer decisão que for tomar. Fazer uma lista de prós e contras também confere uma melhor qualidade na escolha do sistema.
Segurança, agilidade e suporte técnico
Entre as demais observações estão verificar se o sistema tem uma estrutura de pastas inteligentes, uma vez que em todo o momento o escritório trabalha com um imenso volume de dados, e se ele oferece o compartilhamento interno com a possibilidade de rastreabilidade, devido à possibilidade de não depender de e-mail para isso, realizando o processo em tempo real.
Um sistema também tem que propiciar agilidade e rapidez no trabalho, fazendo com que os processos corram com fluidez e que haja autonomia de uso por parte dos usuários. Por isso é importante contar com uma interface que seja simples, intuitiva e moderna, o que faz toda a diferença. Perder tempo por não conseguir se adaptar ao sistema ou ele ser confuso resulta em perda de produtividade.
Por fim, conte com sistemas que ofereçam teste do software, pois assim é possível conhecer mais e definir se ele é realmente o mais adequado ao escritório. Além disso, ter um suporte sempre disponível facilita na solução de erros e na orientação precisa quando há dúvidas.
