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A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) facilita, traz mais rapidez para a fiscalização tributária e proporciona diversas vantagens para a sua empresa. Para saber mais, continue acompanhando nosso post!A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) surgiu para substituir a tradicional nota fiscal emitida em papel. Esse documento fiscal digital, assim como a antiga nota, também serve para o controle de tributação relacionado à comercialização de produtos e serviços pela empresa. Toda vez que uma empresa entrega de um produto ou serviço em troca de pagamento, ela está sujeita ao recolhimento do ICMS e outros impostos, assim, a Nota Fiscal é o documento que registra os valores da operação para que ocorra a tributação. Na plataforma da Osayk, é possível emitir notas fiscais de serviços com bastante praticidade.

Além do recolhimento de impostos, a Nota Fiscal também é emitida para regularizar doações, transporte e empréstimo de bens e prestação de serviços, onde não há benefício financeiro para a empresa.

Antes de 2005, a emissão de uma Nota Fiscal era um processo burocrático que envolvia um cadastro junto à Secretaria da Fazenda do Estado e uma autorização para a emissão de talões, além do controle contábil para o recolhimento de impostos. Com a substituição pela Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) esse procedimento foi simplificado e ficou bem mais ágil.

A NF-e substitui apenas o modelo 1 e 1-A da nota fiscal e deve ser emitida em operações de importação e exportação, comercialização interestadual, entrada ou mesmo simples remessa. Todas as situações que implicam na emissão desse tipo de nota ficam previstas na legislação e, em geral, as próprias empresas já sabem da necessidade e do momento de emiti-las.

Quando a NF-e é emitida pela empresa, automaticamente a Secretaria da Fazenda consegue monitorar todas as etapas envolvendo a circulação de mercadorias e serviços. Esse acompanhamento digital faz com que a fiscalização se torne muito mais ágil e efetiva, sem a necessidade de deslocar fiscais ou promover ações específicas. Se a NF-e facilita e traz mais rapidez para a fiscalização tributária, ela também proporciona diversas vantagens para a sua empresa. Para saber mais, continue acompanhando nosso post!

Economia de recursos

Uma das principais vantagens trazidos pela NF-e é a economia de papel, impressões e até espaço dentro da empresa. Como tudo ocorre de forma eletrônica, desde a emissão até o arquivamento, não existe mais a necessidade de se imprimir absolutamente nada. Além disso, não é preciso mais organizar a guardar pastas cheias de notas emitidas. Tudo isso pode ser feito de forma eletrônica, o que facilita também a busca de informações.

Como todo o processo é 100% eletrônico, é possível localizar notas emitidas e valores de forma bem mais fácil, favorecendo também a administração financeira e contábil da empresa.

No que se refere ao armazenamento, vale destacar que a empresa emissora é responsável por guardar suas notas fiscais. Como a NF-e é um arquivo XML assinado digitalmente, é preciso que a empresa trate de armazená-la neste formato.

A legislação determina que o prazo de arquivamento das notas fiscais é de 5 anos. Esse prazo também deve ser observado pelo empreendedor no caso da NF-e.

Menos trabalho

É muito possível que a sua empresa tenha passado pela seguinte situação: ao adquirir uma determinada mercadoria, sempre havia a necessidade de digitar os dados do emissor para serem posteriormente utilizadas. Com a NF-e não existe mais a necessidade desse tipo de trabalho, já que as informações do emissor podem ser utilizadas pelo comprador de forma eletrônica, diminuindo não apenas a quantidade de tarefas, como também a probabilidade dos erros de digitação.

Otimização de tempo

Com o excesso de informações que tanto empreendedores como empresas precisam lidar, otimizar o tempo necessário para encontrá-las significa ganho de produtividade e eficiência. Imagine que para encontrar informações fiscais do seu negócio, você só precisa se logar ao sistema e buscar exatamente o que você precisa, não parece muito mais fácil? Pois essa vantagem vem sendo amplamente valorizado pelas empresas, já que não é mais necessário ir até um arquivo morto para localizar uma nota, por exemplo.

 

Agilidade na logística

A nota fiscal serve para o controle de circulação de bens e serviços visando a tributação, conforme explicamos. Logo, todos os processos envolvendo carga, descarga e armazenagem de produtos eram controlados para a emissão da nota. Com a NF-e, todas essas informações são feitas de forma antecipada, acelerando e agilizando os processos de logística que envolvem o deslocamento de produtos.

Da mesma forma, o tempo de paragem de caminhões em postos de fronteira também é menor, já que todas as informações relativas à circulação já foram realizadas.

Centralização do faturamento

Para empresas que possuem filiais, a NF-e facilita bastante o controle do faturamento já que é possível realizá-lo de forma centralizada. Isso significa que não são necessários mais tantos funcionários para ter uma administração efetiva de todas as filiais de um negócio.

Envio

Não é preciso mais ter gastos ou desgastes para o envio das notas fiscais. Isso pode ser feito via e-mail pelo próprio sistema. Ou ainda, é possível compartilhar esses documentos na nuvem para que possam ser acessados de forma remota.

Economia com cartórios

Outra situação que possivelmente sua empresa deve ter vivenciado é a alegação por um cliente que não recebeu uma determinada nota fiscal. Em casos como estes, o empreendedor precisava enviar uma cópia autenticada ao cliente, para que então tivesse a posse desse documento. Com a NF-e não existe a necessidade desse tipo de autenticação, já que a criptografia garante a autenticidade. Além disso, o envio pode do documento pode ser feito via e-mail ou nuvem, como explicado acima, evitando também esse tipo de despesa.

Agilidade na administração contábil

Com a nota fiscal eletrônica, a empresa conta com mais facilidade para armazenar e também gerenciar informações contábeis. Vale destacar que todas as obrigações fiscais relativas à escrituração contábil se mantém, porém, com a implementação de todo o sistema que faz parte da NF-e, incluindo o Sistema Público de Escrituração Digital, a tendência é que essas obrigações sejam substituídas e, eventualmente, até eliminadas.

Sua empresa já emite a NF-e? Tem dúvidas sobre como funciona esse documento e como ele influencia na administração contábil da sua empresa? Deixe seus comentários abaixo.

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