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Desde janeiro de 2017, a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda deixaram de disponibilizar o software gratuito para a emissão de notas fiscais eletrônicas. A descontinuidade desse emissor NF-e obrigou muitas empresas a buscarem novas alternativas para emissão de nota fiscal. Neste artigo, vamos falar sobre as melhores formas de continuar gerando NF-e sem o programa da Sefaz.

Desde janeiro de 2017, a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda deixaram de disponibilizar o software gratuito para a emissão de notas fiscais eletrônicas.

A descontinuidade desse emissor NF-e obrigou muitas empresas a buscarem novas alternativas para emissão de nota fiscal. Neste artigo, vamos falar sobre as melhores formas de continuar gerando NF-e sem o programa da Sefaz.

Como parte do processo de implantação da obrigatoriedade da utilização da nota fiscal eletrônica, a Secretaria da Fazenda disponibilizou até recentemente um programa gratuito de emissão de NF-e. No entanto, segundo o órgão, a partir de 2006, houve uma queda significativa no uso da ferramenta.

Isso aconteceu porque muitas empresas buscaram soluções mais completas que atendessem melhor às suas necessidades. A baixa utilização do programa levou a Sefaz a repensar o aplicativo. Na verdade, ele já estava muito aquém de outras alternativas para emissão de nota fiscal disponíveis no mercado.

Nota fiscal e nota fiscal eletrônica

Toda a venda, movimentação de mercadoria ou prestação de serviços devem ser realizadas mediante a emissão de nota fiscal. Essa é provavelmente uma das obrigações acessórias mais conhecidas dos empresários – sejam eles grandes ou micro.

O documento serve para registrar as operações e permitir o controle de tributação relacionado à comercialização de produtos e serviços pelas empresas.

Até 2005, existia no Brasil apenas a nota fiscal “física”. O processo era bastante burocrático e envolvia o cadastro na Secretaria da Fazendo do Estado, a solicitação de autorização para a emissão de talões e o controle contábil para o recolhimento de impostos.

A substituição da nota fiscal pela nota fiscal eletrônica (NF-e) tornou esse procedimento muito mais simples e prático. Além de diminuir a quantidade de papéis e a burocracia envolvida na emissão de notas, o objetivo do governo era também melhorar a fiscalização.

Com a digitalização do processo, a Secretaria da Fazenda tem acesso automático às notas fiscais e consegue monitorar todas as etapas da circulação de mercadorias e serviços.

As empresas, porém, também obtiveram muitas vantagens com a NF-e. Em função da mudança, muitas conseguiram economizar recursos, centralizar o faturamento, melhorar a logística e agilizar a administração contábil.

Como funciona a emissão da NF-e

Inicialmente, esse documento digital foi idealizado para empresas optantes do Simples Nacional e para Microempreendedores Individuais (MEI). Hoje, as outras empresas também já estão aderindo à nota fiscal eletrônica para aproveitar os benefícios que acabamos de citar.

O procedimento para começar a emitir a NF-e é composto basicamente por três etapas: a aquisição do certificado digital, o cadastro junto à Secretaria da Fazenda e o acesso a um software para emissão da nota.

O empreendedor deve primeiramente adquirir um certificado digital. Ele tem a função de confirmar a autenticidade da assinatura e assegurar que as informações apresentadas na nota são verdadeiras. A aquisição deve ser feita por meio de uma autoridade certificadora credenciada, como a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

O segundo passo é o credenciamento na Secretaria da Fazenda onde a empresa está localizada. O cadastro é simples, mas é útil contar com o auxílio de um contador para atender aos detalhes específicos do Estado em questão.

Por último – mas não menos importante –, a empresa precisa de um programa emissor de NF-e instalado no computador. Nesse software você insere os dados para emissão de notas fiscais eletrônicas relacionadas a diferentes eventos, como vendas ou devoluções de mercadorias.

Essa plataforma compila as informações da sua empresa, do cliente e do produto ou serviço em um formato de arquivo aceito pela Secretaria da Fazenda. A partir disso, o programa envia esse arquivo para a emissão da NF-e.

Quais são as melhores alternativas para emissão de nota fiscal

Com a descontinuidade do emissor de NF-e da Sefaz, muitos empreendedores se viram obrigados a ir em busca de alternativas para emissão de nota fiscal. Por outro lado, a maioria já havia desistido de utilizar o software gratuito da Sefaz, que era, na verdade, bastante limitado.

De qualquer modo, visto que atualmente a possibilidade de contar com esse programa não existe mais, é necessário entender quais são os requisitos de um emissor de NF-e e qual é a melhor solução para a sua empresa.

Os softwares de ponta permitem que você acompanhe o arquivo enviado, informando se a nota fiscal foi aceita ou se algum problema surgiu – como dados divergentes, por exemplo. Dessa forma, você tem acesso ao status da situação e sabe se a nota foi aprovada, rejeitada ou denegada.

Contar com um bom sistema também garante que você possa cancelar, substituir ou incluir uma carta de correção para as NF-e.

Hoje em dia existem outros programas gratuitos que são alternativas para emissão de nota fiscal eletrônica. O Novo Emissor é uma dessas ferramentas que podem ser utilizadas gratuitamente para substituir o software do governo. Nele é possível emitir os principais tipos de NF-e utilizados por empresas optantes pelo Simples Nacional.

Outra opção que pode ser usada de forma gratuita é o Emissor Gratuito NFe. Esse software permite a emissão de até 500 notas fiscais por mês e oferece também armazenamento dos documentos por até cinco anos.

A melhor solução para a sua empresa

No entanto, a melhor alternativa para emissão de nota fiscal é certamente escolher uma ferramenta que, além de emitir NF-e, também facilite a gestão da empresa. Nesse sentido, as plataformas digitais, como aquela oferecida pela Osayk, são a melhor solução.

Nesse ambiente online completo e elaborado, você pode emitir notas de forma prática em diversos municípios, realizar conciliação bancária e também tem acesso a um programa de gestão financeira. Essa ferramenta é, portanto, muito mais do que um simples emissor de NF-e, pois permite um controle total das finanças da empresa

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