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A alta carga tributária é um verdadeiro pesadelo para os empreendedores brasileiros. Porém, não é somente o valor exorbitante de impostos que causa dores de cabeça. O recolhimento de tributos envolve também muita burocracia. Em função disso, muitas vezes o seu funcionamento não é assim tão simples de se entender. Nesse cenário, a questão da retenção de impostos é um dos pontos que costuma gerar muitas dúvidas entre os empresários.

Você sabe, por exemplo, por que ela existe e quais são os impostos que devem ser retidos na nota fiscal? E será que a retenção de impostos é uma obrigação de todas as empresas? Neste artigo falamos sobre isso e sobre todos os outros aspectos que envolvem esta questão. Entenda como ela funciona e como não errar na hora de recolher os tributos.

A alta carga tributária é um verdadeiro pesadelo para os empreendedores brasileiros. Porém, não é somente o valor exorbitante de impostos que causa dores de cabeça.

O recolhimento de tributos envolve também muita burocracia. Em função disso, muitas vezes o seu funcionamento não é assim tão simples de se entender. Nesse cenário, a questão da retenção de impostos é um dos pontos que costuma gerar muitas dúvidas entre os empresários.

Você sabe, por exemplo, por que ela existe e quais são os impostos que devem ser retidos na nota fiscal? E será que a retenção de impostos é uma obrigação de todas as empresas? Neste artigo falamos sobre isso e sobre todos os outros aspectos que envolvem esta questão. Entenda como ela funciona e como não errar na hora de recolher os tributos.

O que é a retenção de impostos?

A retenção de impostos é a forma através da qual o Governo Federal antecipa uma parte dos valores que devem ser pagos pelas pessoas jurídicas. Assim como a substituição tributária, esse mecanismo foi criado para garantir o recolhimento dos impostos de modo antecipado. Além disso, a retenção também pretende evitar a sonegação perante o Fisco.

O imposto retido na nota fiscal é aquele que deve ser pago sobre o valor do produto ou do serviço comercializado pela empresa que é descontado diretamente na NF. Isso significa que, em vez de emitir a nota com o valor integral do que foi vendido, ela deve ser emitida com os descontos desses impostos.

No caso específico desta obrigação, além da empresa, o comprador ou o tomador de serviço também é responsável pela retenção. Ou seja, irão recolher o seu cliente e você, que deve declarar à Receita Federal tudo o que foi pago por ambas as partes.

Entre os impostos federais que podem ser retidos na nota estão: PIS (Programa de Integração Social); COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social); CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), Imposto de Renda (IRPJ) e INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social). O ISS (Imposto Sobre Serviços) é um imposto municipal que também pode ser retido na NF.

Quais empresas têm imposto retido na fonte?

Não são todas as empresas formalizadas que estão sujeitas à retenção de impostos. A definição desse cenário vai depender da atividade e do regime tributário no qual a empresa se enquadra. Aquelas optantes pelo regime de Lucro Real ou Lucro Presumido têm, obrigatoriamente, o imposto retido na nota fiscal.

Para essas organizações, portanto, o valor acertado com o cliente não será cobrado integralmente, pois deverão ser descontados os tributos.

A retenção de impostos vale para empresas de diferentes segmentos, entre os quais: limpeza, manutenção, conservação, segurança, vigilância, auditoria, assessoria, consultoria, ensino, arquitetura e engenharia, locação de mão de obra, advocacia, contabilidade, entre outros.

Por outro lado, quando os tributos não devem retidos na NF, o recolhimento de impostos se dá por meio de pagamentos únicos. É o caso dos microempreendedores (MEI e ME) e das empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional. O que é vendido por esses empreendedores gera um imposto que deve ser pago posteriormente com a guia de pagamento.

No entanto, o ISS é uma exceção, pois o município pode exigir a sua antecipação também por parte das empresas enquadradas pelo Simples Nacional.

Como funciona a retenção de impostos?

Para cumprir com a obrigação da retenção de impostos e descontar os devidos tributos na nota fiscal, é preciso calcular cada imposto sobre o valor da venda. Além disso, é importante ficar atento porque cada um deles será recolhido em momentos diferentes.

Por exemplo, enquanto o Imposto de Renda é descontado no pagamento, o INSS deve ser recolhido na emissão da NF.

Quando há retenção na fonte, o valor retido no momento da emissão da nota é deduzido do seu valor bruto. Após serem descontados os tributos, o valor que resta é o valor líquido a ser recebido pelo serviço.

Nesse caso, a fonte pagadora, ou seja, o tomador de serviços passa a ser o responsável pelo pagamento de uma parcela dos impostos. Contudo, a parcela que não for retida, precisa ser paga pelo prestador de serviço.

Como fazer os cálculos?

O desconto relativo ao imposto devido varia de acordo com o tributo e a sua alíquota. Fazer os cálculos relativos à retenção de impostos pode ser trabalhoso e necessita da utilização de um software.

Basicamente, de acordo com a legislação, um valor superior a R$ 5.000,00 deve ter retenção do PIS, COFINS, CSLL e IRPJ. Cada um desses impostos possui uma alíquota, mas algumas variam dependendo da atividade da empresa.

De qualquer modo, é importante ter consciência de que fazer a retenção na nota, mas deixar de fazer o recolhimento depois é um erro que pode ser grave. A “apropriação indébita” é um crime e muitas empresas acabam colocando os negócios em risco em função desse comportamento.

Para não ter erro, buscar auxílio de um contador é a melhor forma de garantir o recolhimento dos tributos. Um profissional poderá realizar um estudo sobre as obrigações da sua empresa e a melhor forma de cumpri-las.

A contabilidade tributária é justamente uma área específica da contabilidade que trabalha na administração dos impostos de uma empresa.

Contar com profissionais desse setor é fundamental para garantir a transparência não apenas na questão da retenção de impostos, mas, de forma geral, para assegurar a responsabilidade fiscal da empresa.

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