Uma empresa possui várias obrigações diante do Governo Federal e deve cumpri-las corretamente para evitar dores de cabeça ou até riscos desnecessários. Entregar a GFIP dentro do prazo estipulado é uma das responsabilidades trabalhistas de todas as PJs ou equiparadas. Você sabe tudo o que precisa sobre essa declaração? Neste artigo vamos esclarecer todas as suas dúvidas.
Não é por acaso que a grande maioria da população considera o Brasil um país burocrático.
Uma pesquisa realizada pela Federação das Indústrias de São Paulo (FIESP) revelou que 84% dos brasileiros acredita existir excesso de burocracia no país.
Mas, se ela já costuma atrapalhar os cidadãos comuns, é possível imaginar o entrave que ela representa para as empresas.
No entanto, infelizmente, enquanto as “regras” são essas, para continuar o jogo é preciso segui-las.
Entender quais são as declarações obrigatórias de uma empresa e os sistemas disponíveis para gerá-las é fundamental nesse cenário.
O que é GFIP e por que ela é necessária?
A sigla GFIP significa Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social.
Trata-se de uma declaração trabalhista obrigatória para todas as pessoas jurídicas e equiparadas.
Mesmo aquelas que não possuem empregados e, portanto não recolham para o FGTS devem entregar a GFIP.
Essa declaração é responsável por informar à Receita Federal todas as remunerações e descontos feitos na folha de pagamento dos funcionários.
A GFIP é muito importante, porque a partir do seu envio são geradas as guias de pagamento do FGTS e do INSS.
Além disso, será ela que indicará se o trabalhador tem direito à aposentadoria.
A GFIP substituiu a GRE (Guia de Recolhimento do FGTS) em 1999. O objetivo da mudança foi agilizar e melhorar o atendimento nos postos do Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS).
Com a GFIP, os empregadores fornecem dados mensalmente e essas informações sobre os segurados ficam disponíveis.
A ideia é que, dessa forma, não seja mais encargo do trabalhador ter que demonstrar o tempo de contribuição quando solicitar algum benefício do órgão.
Quem não precisa entregar a guia?
De acordo com informações da Receita Federal, a GFIP não é obrigatória para o contribuinte individual sem segurado que lhe preste serviços nem para o segurado especial.
Além disso, também estão desobrigados os órgãos públicos no caso de servidores estatutários filiados a regime próprio de previdência social.
Também não precisam se preocupar com a entrega da guia o segurador facultativo e o empregador doméstico que não recolhe o FGTS.
Qual é a diferença entre a GFIP e o SEFIP?
O SEFIP é o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.
Trata-se de um aplicativo desenvolvido pela Caixa Econômica Federal para tornar mais ágil e seguro o processo de recolhimento regular do FGTS.
A ferramenta permite a consolidação de dados cadastrais e financeiros das empresas e dos trabalhadores, além de ser utilizada para gerar a GFIP e outras guias.
Ela é destinada a todas as pessoas físicas, jurídicas e contribuintes equiparados à empresa sujeitos ao recolhimento do FGTS.
O criação do SEFIP sem dúvidas facilitou o cumprimento das obrigações acessórias trabalhistas por parte das empresas.
Para poder ser utilizado, o software deve ser baixado do site da Receita e instalado em um computador. Todos os arquivos gerados no sistema devem ser transmitidos via Conectividade Social.
Como deve ser a GFIP?
Bom, agora que você já sabe que a GFIP deve ser gerada através do SEFIP, vamos falar sobre as informações que devem ser transmitidas e as regras que o empregador precisa cumprir.
No GFIP é necessário informar:
- Dados da empresa (CNPJ, nome fantasia, razão social, endereço);
- Dados dos trabalhadores;
- Fatos geradores de contribuições previdenciárias;
- Valores devidos ao INSS;
- Remunerações dos trabalhadores;
- Valor a ser recolhido ao FGTS.
A entrega da GFIP deve ser feita até o dia 7 do mês seguinte ao mês no qual a remuneração foi paga, creditada ou se tornou devida ao trabalhador e/ou tenha ocorrido outro fator gerador de contribuição à Previdência Social.
Com relação às informações relativas ao 13º salário, o prazo é 31 de janeiro do ano seguinte.
É importante notar que, se qualquer uma dessas datas cair em um dia que não tenha expediente bancário (fim de semana ou feriado), o recolhimento deve ser antecipado para o dia de expediente bancário imediatamente anterior.
Todas as orientações para o preenchimento correto da Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social estão detalhadas no Manual da GFIP, disponibilizado pela Receita.
Como já mencionamos anteriormente, a GFIP é obrigatória mesmo quando não há recolhimento para o FGTS.
Nesses casos, ela será declaratória e as empresas que se encontram nessa situação devem fornecer informações cadastrais e financeiras de interesse da Previdência Social.
É necessário transmitir essa declaração também pelo Conectividade Social indicando a ausência de movimento, isto é do fato gerador.
Como evitar multas e retificações da guia
Se houver atraso na entrega da GFIP, a multa prévia é de 2% sobre o valor total das contribuições informadas para o mês-calendário.
Essa multa não pode passar do total de 20% e o seu patamar mínimo é de R$ 200,00 – quando fato gerador for ausente. Quando houver o fato gerador, o mínimo é de R$500,00.
Além disso, o não pagamento da multa por atraso até a data de vencimento do débito, impede a emissão da Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União.
A Receita também esclarece que, se as informações prestadas forem incorretas, elas devem ser corrigidas através do SEFIP.
Se houver omissão de fatos geradores, é necessário informá-los por meio de um novo arquivo que contenha todos os fatos, inclusive aqueles já informados.
Apesar de a GFIP ter sido implantada há bastante tempo, ainda existe uma falta de entendimento sobre o assunto – sobretudo em relação à cobrança de multas.
Isso acontece porque a Receita Federal pode lançar as multas por entregas em atraso até 5 anos depois do ocorrido. Ou seja, há empresas surpreendidas por notificações de multas que elas nem sabiam existir.
É justamente para evitar esse tipo de situação e se furtar de surpresas desagradáveis que muitos os empreendedores contratam os serviços de profissionais da contabilidade.
Um escritório especializado permite que a empresa consiga lidar da melhor forma possível com a burocracia que está fadada a enfrentar diariamente.
A Contabilidade online é atualmente um modo facilitado e tecnológico de contar com todo o suporte necessário para fazer a sua empresa crescer.
