Rotinas Contábeis para tornar seu escritório mais eficiente. Em qualquer ramo, manter ou aumentar os índices de produtividade e de eficiência na realização das tare as do cotidiano é sempre um desafio. Na contabilidade, não é diferente.
Confira algumas dicas para melhorar a produtividade e a eficiência na sua empresa contábil.
Importância do espaço físico para a produtividade
Pode não parecer, mas a forma como a sede da sua empresa contábil está organizada faz toda a diferença para aumentar a produtividade de cada profissional que integra seu time.
Para aprimorar o fluxo de trabalho coletivo e assegurar que a equipe esteja próxima e bem alinhada durante o período do expediente, uma boa ideia é investir em espaços amplos e sem barreiras no escritório.
De acordo com as possibilidades oferecidas pela estrutura que você tem disponível, algumas boas ideias são:
– Aposentar portas fechadas e divisórias;
– Investir em mesas coletivas;
– Criar alguns espaços de convivência que sejam compartilhados pelos colaboradores, como salas de trabalho mais modernas, no estilo coworking, ou mesmo minibibliotecas e outros ambientes para consulta e pesquisa, por exemplo.
Além da organização e divisão do espaço em si, proporcionar conforto ao time é uma forma de garantir que todos produzam muito mais, com um nível de qualidade acima da média.
Algumas medidas bem simples de aplicar isso ao cotidiano da sua empresa são:
- Proporcionar a iluminação correta: por incrível que pareça, a iluminação do ambiente de trabalho pode causar danos físicos, psicológicos e emocionais aos colaboradores. Um desconforto dessa proporção, é claro, afeta profundamente a produtividade. Por isso, é essencial proporcionar uma luz direta e num posicionamento mais baixo. Fique atento também ao posicionamento das janelas e ao ajuste de brilho dos monitores de computador;
- Atenção à ergonomia: à grosso modo, a ergonomia nada mais é do que as condições oferecidas para que um trabalhador possa desempenhar sua função com saúde e qualidade de vida, dois fatores que impactam a produtividade. Assegurar isso ao contador passa por medidas simples, como oferecer cadeiras reguláveis com encosto ajustável, ou apoios para os pés e suportes para monitores que possam ser ajustados de acordo com a altura do funcionário, por exemplo;
- Mantenha itens essenciais ao trabalho devidamente organizados: parece uma medida simples, e é mesmo. Poucas coisas são mais estressantes do que precisar de um documento ou material de escritório para uma tarefa urgente e não encontrar, não é verdade? Por isso, para facilitar a vida dos contadores que trabalham com você, e otimizar o tempo de todos no escritório, é importante manter tudo devidamente organizado e sinalizado, de preferência em estantes ou armários abertos, em locais de fácil acesso dentro do escritório.
Adote ferramentas que simplifiquem o home office
Uma grande transformação que atingiu o mundo do trabalho durante os acontecimentos históricos de 2020 foi, sem dúvidas, o protagonismo do home office. A importância de criar dinâmicas adaptáveis para o trabalho remoto entrou em pauta, e se mostrou um planejamento indispensável para qualquer empresa.
Se esse for o caso do seu escritório, então, é essencial se programar para adotar algumas ferramentas indispensáveis para garantir o nivelamento entre o grau de produtividade que os contadores atingem em casa e a produção feita no escritório.
As mesmas ferramentas também podem ser aproveitadas para otimizar a produtividade no trabalho in loco.
Nesse âmbito, experimente soluções como:
- Gerenciadores de projetos coletivos e tarefas individuais;
- Aplicativos de chats internos;
- Agendas virtuais;
- Plataformas de indicadores de produtividade;
- Softwares de registro de tempo;
- Blocos de notas e murais digitais.
Dividir tarefas é essencial
Em escritórios menores, não é incomum que se adote uma política de colaboração, em que cada contador é responsável por um número x de contas e todos se ajudam em alguma medida.
Contudo, é importante definir bem seu fluxo de trabalho, delimitando, de forma clara, quais são as tarefas de cada um, e como esses procedimentos devem ser organizados, armazenados e documentados.
Se preferir, não hesite em formalizar o fluxograma e disponibilizá-lo como uma espécie de manual, para ser consultado por todos.
Dessa forma, você garante que todas as tarefas necessárias sejam realizadas, sem brechas para que obrigações importantes sejam deixadas de lado, além de diminuir a necessidade de retrabalhos e refações.
Crie a cultura de um calendário coletivo
Tão importante quanto estabelecer uma divisão e um fluxo de trabalho que sejam do conhecimento de todos, é manter o escritório a par de todos os eventos, apresentações e prazos importantes a serem cumpridos pela equipe.
Essa medida:
- Aumenta a organização das tarefas por ordem de urgência, ajudando sua equipe a elencar suas próprias prioridades e, é claro, a se tornar mais produtiva;
- Serve como um lembrete constante do que cada pessoa precisa fazer;
- Aprofunda o senso de coletividade e pertencimento, já que todos passam a ter ideia de todos os projetos que estão em andamento no escritório naquele momento, e em que etapa cada projeto está. Isso aumenta a responsabilidade de cada um, já que os colaboradores passam a ter ideia de que fazem parte de algo maior.
E como implantar um calendário colaborativo? Bem, você pode apostar na forma tradicional e analógica, instalando um bom e velho quadro no escritório, que possa ser customizado à medida que as tarefas e os meses vão sendo vencidos.
No entanto, hoje em dia, existem opções digitais muito mais simples, intuitivas, práticas e de fácil acesso, que podem ser abertas até mesmo fora do escritório, via aplicativos para Android e iOS. Vale experimentar!
Busque uma boa plataforma de gestão financeira
Uma das maneiras mais efetivas e modernas de aprimorar a organização da sua empresa contábil e, consequentemente, melhorar sua produtividade, é investir no suporte oferecido pela tecnologia.
Entre as facilidades oferecidas por esse serviço, estão:
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- Cadastro fácil e rápido de fornecedores e clientes, com a possibilidade de emissão de notas NF-e e NFS-e com preenchimento otimizado;
- Armazenamento e importação e exportação rápida de dados bancários;
- Armazenamento de documentos em nuvem;
- Controle de estoque.
Se interessou? Então, o que acha de conhecer uma plataforma de gestão financeira voltada para Contabilidade agora mesmo?