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Indicadores de desempenho para escritórios contábeis são das ferramentas mais importantes que qualquer gestor tem à sua disposição. São métricas que ajudam os profissionais a avaliarem de maneira um pouco mais objetiva como está a performance do escritório.

Esses indicadores fornecem uma informação valiosíssima, que ajuda a perceber e antecipar qualquer problema antes que cause maiores danos. Portanto, confira os sete principais indicadores de desempenho aos quais os escritórios de contabilidade devem se atentar.

1 – Churn Rate

Começando pelos mais amplos, o Churn Rate é um indicador importante para praticamente qualquer empresa que preste um serviço. O seu objetivo é avaliar a taxa de clientes que abandona a empresa, ou seja, clientes que deixam de ser clientes. Essa definição já deixa claro porque essa é uma métrica tão importante.

A fórmula para calculá-la é relativamente simples: basta dividir o número de contratos cancelados pelo número de clientes ativos e multiplicar por 100, para obter o valor em percentual. Então, se foram cancelados 100 contratos de 1000 clientes totais, o Churn Rate é de 10%.

É importante sempre se atentar a esta métrica e manter um histórico do Churn Rate. Se for muito alto ou em algum momento apresentar um pico, vale a pena investigar.

2 – NPS

O NPS é outro indicador mais geral bem interessante. Seu conceito é avaliar a satisfação do cliente e geralmente é obtido através de uma pesquisa de avaliação. Você provavelmente já viu este questionário: “de 0 a 10, o quanto você recomenda este serviço?” Este é o NPS, Net Promoter Score.

Mas, existe uma lógica atribuída em relação aos valores. Quem dá uma nota de 0 a 6 são detratores, clientes que não estão totalmente satisfeitos com seu serviço ou marca. Avaliações com 7 e 8 são clientes neutros, notas 9 e 10 são clientes satisfeitos, defensores do serviço ou marca.

O NPS é muito útil, mas é preciso ter cuidado pois ele pode ser uma métrica de vaidade; não adianta nada “inflar” a nota artificialmente. Ela existe para mostrar como é a real satisfação dos clientes com sua empresa.

3 – LFT (Lifetime Value)

Este é um indicador obrigatório para as empresas de contabilidade. O seu objetivo é calcular o valor do cliente em relação à sua vida útil, ou seja, o quanto a empresa ganha com ele durante seu tempo como cliente. Medir o Lifetime Value e focar nos clientes mais valiosos é fundamental para o retorno do escritório.

A fórmula também é bem simples, é calculada com a multiplicação do valor médio do serviço pela quantidade de pedidos e pagamentos e pelo tempo de relacionamento.

Esta fórmula é interessante pois aponta o segredo do sucesso para um escritório de contabilidade: manter um relacionamento longínquo com os clientes que demandam mais pedidos. É algo que parece óbvio, mas muitas vezes não é.

4 – Retorno Sobre o Investimento

O ROI é um dos indicadores clássicos, usado por praticamente todas as empresas. Ele é calculado pelo retorno subtraído pelo investimento, dividido pelo investimento feito, multiplicado por 100. Com o ROI você consegue saber se as atividades, os investimentos, estão trazendo retorno e sendo positivos para o bottom line do escritório.

Também é uma métrica que permite reavaliar se as atividades do escritório estão valendo a pena.

5 – Payback

O Payback é semelhante ao ROI, a diferença é que ele mede o retorno antes da ação. Ou seja, seu objetivo é avaliar se um projeto é viável, medindo em quanto tempo o investimento se transforma em lucro. Um escritório pode avaliar, por exemplo, quando um cliente ou empresa passa a gerar retorno.

O cálculo é simples e pode ser obtido pelo retorno inicial dividido pelo resultado médio do fluxo de caixa, com o resultado obtido em meses. É claro que este é um cálculo um pouco mais complexo, pois demanda uma precisão maior do fluxo de caixa. Porém, em um escritório de contabilidade, isso não deve ser um grande problema.

6 – Lucratividade

É claro que não poderiam faltar os indicadores que medem a lucratividade do escritório. Estas medidas ajudam a reconhecer se o escritório está bem financeiramente, ou se é necessário promover alguma mudança. Existem muitos índices de rentabilidade, os principais são:

  • Margem Operacional – Lucro Operacional/Receitas;Margem de Lucratividade Bruta – Lucro Bruto/Faturamento;Margem de Lucratividade Líquida – Lucro Líquido/Faturamento;EBIT(Lucros Antes de Juros e Impostos) – Lucro Operacional + Impostos Sobre o Lucro + Despesas Líquidas da Receita;EBITDA(Lucros Antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização) – EBIT + Depreciação + Amortização;

Não existe uma fórmula melhor do que a outra. Para se ter um quadro claro da situação do escritório, o ideal é calcular o maior número possível desses indicadores, entendendo suas especificidades.

7 – OTIF

Por fim, o OTIF é um indicador de desempenho interno. Ele permite medir a produtividade do escritório como um todo, mostrando se os processos estão bons o suficiente ou se é necessária alguma mudança. A sigla significa On Time in Full, ou seja, No Tempo Certo e Corretamente.

É uma métrica famosa do setor logístico, mas se aplica bem na contabilidade. A sua ideia é medir quantos serviços foram entregues dentro do prazo e de acordo com a satisfação do cliente. É uma métrica importante de ser avaliar previamente, pois pode ajudar nas outras. Seu cálculo é feito pela divisão das entregas perfeitas pelo total de entregas, multiplicado por 100.

Para complementar, é preciso medir os valores de entregas individuais. Uma boa métrica é a produção por hora do colaborador. É um indicador que determina o quanto cada um produziu. Também é interessante para avaliar a produtividade do negócio.

Outra métrica importante é o percentual de retrabalho. Ela é bem simples e pode ser encontrada dividindo o percentual de trabalhos refeitos pelo trabalho total. É importante conhecê-la, pois deixa claro como é a rotina da sua empresa e se ela está gastando uma boa parte do dia para fazer trabalhos que já foram feitos. É algo que certamente vale uma investigação mais profunda.

Estes são alguns dos principais indicadores de desempenho que podem ser usados pelo seu escritório de contabilidade. Quer conhecer uma forma de facilitar o trabalho de controle destes indicadores? Então, preencha o formulário abaixo e conheça o sistema da Osayk, projetado especificamente para os escritórios de contabilidade!

 

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