Cumprir os prazos combinados é um dos requisitos que o cliente espera de um escritório contábil. Afinal, os atrasos podem gerar prejuízos para as finanças do contratante. Por esse motivo, fazer a gestão das entregas contábeis é crucial para o crescimento do negócio de contabilidade.

Contudo, apesar de sua importância, o gerenciamento de prazos — como também pode ser chamado — é negligenciado por algumas empresas de contabilidade. Assim, esses negócios podem perder credibilidade no mercado. 

Para que essa situação não aconteça com a sua empresa, continue a leitura e confira 4 dicas de como fazer a gestão de entregas do seu escritório contábil.

Vamos lá?

O que é gestão das entregas contábeis?

Para começar, é interessante saber o que é a gestão de entregas. Trata-se de um método baseado em processos que garantem que o trabalho seja entregue ao cliente na data acordada e sem perda de qualidade.

Esse gerenciamento facilita o planejamento dos recursos necessários para realizar as tarefas — portanto, ele envolve a gestão do fluxo de trabalho. Ademais, a gestão de prazos traz flexibilidade para alterar as atividades, quando necessário, sem precisar mudar a data de entrega. 

Entre as vantagens da gestão de entregas estão:

• redução de erros;
• organização das informações estratégicas;
• aumento da confiança dos clientes;
• prevenção da sobrecarga da equipe de colaboradores;
• melhora da qualidade do serviço.

Por que ela é importante no escritório contábil online?

Sabendo o que é a gestão de entregas, é hora de entender a importância dessa ferramenta para o escritório contábil online. Quando se fala em serviço de contabilidade, é imprescindível ter responsabilidade em relação à qualidade e ao prazo das entregas.

Isso porque qualquer falha no cumprimento de prazo das obrigações fiscais pode levar a encargos altíssimos para o cliente — e podem gerar a responsabilização do escritório. Ou seja, os problemas ocasionam prejuízos financeiros não só para o contratante, mas também para o seu negócio.

Ademais, não entregar o trabalho na data estipulada gera insatisfação do cliente e, consequentemente, problemas na reputação do escritório. Assim, a sua empresa também pode ter a gestão financeira prejudicada. 

Por essas razões, fazer uma gestão de entregas eficiente é essencial para o sucesso do escritório de contabilidade, inclusive quando a atuação é online.

4 Dicas de como fazer gestão de entregas do escritório contábil distância

Você aprendeu o que é gestão de entregas e qual é a sua importância para o escritório contábil. Agora, confira 4 dicas para fazer um gerenciamento de prazos eficiente no seu negócio!

1. Faça um mapeamento dos processos da rotina contábil

Existem processos que devem ser realizados frequentemente na rotina de um escritório contábil, como escrituração, emissão de folha de pagamento e de guias fiscais. Nesse sentido, é interessante fazer uma lista com todos esses itens, seguidos das atividades necessárias para cumpri-los.

A partir desse material e de reuniões com a equipe, deve-se elaborar um mapa de processos. Esse planejamento precisa conter a maneira como as atividades estão relacionadas entre si. Além disso, é preciso discriminar o sequenciamento ideal de produção para potencializar os resultados e eliminar gargalos.

Assim, ele funciona como um diagrama de hierarquias entre as atividades. Também é importante indicar a finalidade de cada processo e os responsáveis pela execução, assim como os prazos para a conclusão de cada etapa.

Esse planejamento é necessário para que o andamento das tarefas seja monitorado adequadamente. Desse modo, é possível avaliar o status das atividades e providenciar possíveis ajustes para garantir que os prazos e a qualidade sejam respeitados. 

Por fim, o mapa permite alinhar toda a equipe em relação ao fluxo de trabalho e a importância de cada colaborador no sucesso da tarefa.

2. Levante as estimativas do tempo 

Após elaborar as atividades e as sequências em que elas devem ser realizadas, deve-se estimar o tempo necessário para a execução. Para que essa estimativa tenha o máximo de precisão, é recomendável consultar os responsáveis diretos por cada atividade.

Como esses colaboradores atuam diariamente nessas tarefas, eles têm maior noção de quanto tempo cada atividade demanda. Sem esse cuidado, os prazos podem ser determinados com erros, acarretando atrasos nas demais etapas do processo e, consequentemente, da entrega

3. Acompanhe a aplicação do planejamento

Com as estimativas do tempo inseridas no planejamento, você deve fazer o acompanhamento da aplicação dessa ferramenta. Quando se trabalha com prazos bem definidos, a vigilância e a antecipação de qualquer problema são fundamentais para evitar imprevistos.

Por esse motivo, vale recorrer às reuniões em equipe e apresentação de relatórios para entender se os prazos estão sendo cumpridos. Dessa maneira, será possível identificar se é preciso fazer algum ajuste para que os processos funcionem de maneira eficiente. 

4. Busque ferramentas que podem ajudar

Uma das formas de cumprir os prazos de entrega é agilizar a execução das tarefas. Você pode fazer isso por meio da automatização contábil de atividades que demandam tempo, mas que podem ser feitas por meio de ferramentas.

Dessa maneira, a sua equipe pode se ocupar com as tarefas mais burocráticas e que merecem uma atenção maior para serem bem executadas. Consequentemente, além da produtividade, surgem oportunidades de evitar erros que comprometem a qualidade e o prazo de entrega do serviço.

A plataforma Osayk, por exemplo, oferece a automatização e a simplificação de diversas atividades do escritório de contabilidade, como:

• cadastro de clientes;
• obrigatoriedades entregues pela plataforma;
• exportação de dados financeiros e fiscais;
• controle contábil e tributário;
• envio de documentos pela nuvem;
• recebimento de valores por boletos e cartões de crédito.

Além disso, ela disponibiliza uma ferramenta de gestão financeira para seus clientes com a sua marca. Assim, o usuário pode:

• emitir e gerenciar notas fiscais com controle de estoque;
• emitir cobrança com boletos e cartão com recorrência;
• compartilhar documentos com a contabilidade em tempo real;
• fazer solicitações ao contador.

Como você viu, a gestão de entregas é fundamental para garantir que o serviço do seu escritório contábil seja entregue no prazo e com a qualidade que o cliente espera. Seguindo essas 4 dicas, ficará mais fácil adequar os processos para ter maior excelência nas atividades. 

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