Ao pensar em como melhorar os resultados obtidos na contabilidade, é preciso avaliar os processos internos. Você já fez um diagnóstico da rotina do escritório contábil e buscou maneiras de otimizá-la? Muitas vezes, essa é a chave para melhorar a atuação e conseguir expandir os serviços.

No entanto, nem sempre essa é uma tarefa simples, principalmente porque exige atenção a diversos setores. O trabalho do escritório não se limita à prestação de serviço aos clientes. Também é preciso administrar, manter a equipe técnica atualizada e ter boas estratégias para atrair clientes. 

Nesse cenário, é importante contar com orientações para otimizar a rotina do escritório de contabilidade. Tem interesse? Então continue a leitura e conheça 6 dicas sobre o assunto!

A importância de otimizar a rotina do escritório

A rotina dos contadores pode ser bastante desafiadora. É preciso lidar com documentos e obrigações de clientes, aplicar estratégias de prospecção e realizar atendimentos. Tudo isso é feito enquanto também se administra o negócio.

Diante disso, encontrar maneiras de otimizar a rotina se torna essencial para um bom desempenho.  A prática consegue trazer diversos benefícios, como facilitar o controle e agilizar tarefas. Também é possível melhorar o atendimento prestado e aumentar a produtividade. 

Tudo isso se converte em um grande benefício: o diferencial competitivo, que ajuda na atração e fidelização de clientes. Portanto, é essencial conhecer as melhores práticas para ter uma rotina aperfeiçoada no escritório. 

6 Dicas para otimizar a rotina do escritório contábil

Foi possível perceber como a rotina do escritório contábil pode impactar os resultados? Agora confira 6 dicas para otimizá-la!

1. Faça um planejamento de rotina

O primeiro passo para otimizar processos é fazer um planejamento, que começa com um diagnóstico sobre o funcionamento do escritório. Avalie como as tarefas são organizadas, a gestão de documentos e o fluxo de atividades.

A ideia é identificar pontos fortes e fracos, especialmente os gargalos que atrasam tarefas e geram mais dificuldades. É comum que existam algumas etapas desnecessárias no trabalho ou que possam ser simplificadas com as ferramentas corretas. 

Somente com uma avaliação aprofundada de todas as práticas adotadas no escritório você poderá identificar em que melhorar. A partir disso é possível desenvolver soluções, visando aperfeiçoar a rotina. Dessa maneira, pode-se criar um planejamento que organize todo o fluxo.

Um ponto de atenção é a necessidade de que esse processo seja contínuo. Após planejar e implementar uma rotina otimizada, você deve fazer revisões frequentes nas estratégias. Afinal, podem surgir novos clientes e serviços que exijam mudanças nas medidas. 

2. Separe os departamentos 

O seu escritório já conta com departamentos e setores? Um erro comum quando se trata da rotina de trabalho é a ausência de divisão. Isso não significa que é preciso ter uma grande equipe à disposição.

Contudo, ter tarefas bem divididas, com responsáveis pelas funções referentes a cada setor de uma empresa ajudará na otimização. Portanto, defina áreas específicas — como recursos humanos, contabilidade, financeiro, marketing, etc.

O objetivo é ajudar na divisão de responsabilidades e esclarecer para as pessoas da equipe quais tarefas fazem parte de suas atribuições. Nesse momento, vale considerar as especialidades de cada pessoa, a fim de facilitar a divisão.

Se o escritório for de grande porte, é indicado fazer a divisão de departamento com contratação de profissionais de cada área. O conhecimento técnico aprofundado sobre os setores colabora com a melhoria dos processos. 

3. Organize a documentação 

A gestão contábil precisa de uma boa organização de documentos. É um grande volume de arquivos no dia a dia, já que inclui a documentação de clientes e do próprio escritório. Por consequência, as práticas utilizadas para lidar com os arquivos têm um papel essencial no desempenho. 

Desse modo, é importante ter boas práticas para o arquivamento, a fim de facilitar o acesso e o uso dos dados. Veja algumas dicas:

• digitalize os documentos para que eles possam ser acessados virtualmente. Isso evita a necessidade de manusear arquivos físicos, prevenindo danos e perdas;
• categorize e faça a indexação dos arquivos físicos e digitais para facilitar a localização, prevenindo a perda de tempo com a procura;
• tenha uma tabela de temporalidade para controlar o prazo de guarda e descarte e diminuir o volume de arquivos. 

4. Tenha uma agenda colaborativa

Você já sofreu com o acúmulo de tarefas devido ao choque de horários ou falta de planejamento na agenda? Esse problema é bastante comum quando não há um controle do calendário e várias pessoas determinam compromissos e prazos.

Nesse caso, uma agenda colaborativa traz uma solução interessante. Centralizando todos os compromissos da equipe, fica mais fácil fazer a gestão de tempo e evitar o excesso de funções. Ademais, essa é uma ferramenta que auxilia na comunicação interna.

Quando o escritório tem uma equipe maior, a marcação de reuniões e outros compromissos exige contatos internos. Com a agenda colaborativa, todos têm acesso às limitações dos outros profissionais, facilitando a divisão e controle de tarefas. 

5. Use a tecnologia como aliada

A tecnologia ganha cada vez mais espaço nas empresas, e isso também vale para os escritórios de contabilidade. Existe uma variedade de ferramentas digitais que podem ser adotadas para ajudar no dia a dia, por exemplo: 

• aplicativos de videoconferência, para implementar reuniões virtuais e ampliar os atendimentos a distância;
• sistemas para controle de tarefas, que permitem lançar funções específicas e horários;
• armazenamento em nuvem, que proporciona mobilidade de acesso e mais segurança.

6. Adote uma plataforma para contadores

Complementando a dica anterior, vale contar com um sistema de gestão para organizar os processos e aumentar a produtividade do seu escritório contábil. Esse tipo de ferramenta permite centralizar diversas atividades e, ainda, facilita a implementação de outras práticas citadas. 

É possível encontrar opções com funcionalidades variadas, especialmente para gerenciar documentos, orçamentos e consolidação de dados. Além disso, o cadastro de clientes e outros detalhes importantes também se tornam mais fáceis. 

Com a possibilidade de acessar as informações com mais facilidade, a ferramenta para contadores colabora com a tomada de decisões estratégicas. Afinal, isso exige a avaliação de muitos dados para identificar problemas e desenvolver soluções. 

Aplicando essas dicas para a rotina do seu escritório contábil, é possível conquistar melhores resultados. Então faça uma análise de processos para encontrar os pontos que podem ser otimizados e desenvolva as estratégias mais eficazes para crescer. 

Quer aprender mais sobre o assunto? Confira as nossas dicas para fazer um bom planejamento estratégico!