O principal objetivo da tecnologia é facilitar as atividades do cotidiano dos seres humanos. Por meio dela, distâncias foram encurtadas, trabalhos manuais passaram a ser automatizados, entre outros benefícios que surgiram nas mais variadas áreas.
Na contabilidade, isso não é diferente. Os softwares que ajudam na gestão contábil deixam o dia a dia do contador mais rápido, seguro, dinâmico e produtivo. Logo, eles são uma tendência cada vez mais forte.
Por essa razão, é interessante que os escritórios de contabilidade entendam e apliquem as tecnologias voltadas para o setor. Para saber mais sobre o assunto, continue a leitura e conheça 4 tecnologias e softwares para gestão contábil.
Confira!
A importância de automatizar a rotina da gestão contábil
Antes de conhecer as tecnologias e softwares para gestão contábil, é fundamental que você entenda a importância de automatizar a rotina em seu escritório de contabilidade. A automação é um recurso que utiliza soluções tecnológicas visando otimizar os processos internos.
Isso significa que é possível executar as atividades de uma maneira mais fácil e prática. No contexto do escritório de contabilidade, um bom exemplo para mostrar os benefícios da automatização são os malotes.
Essas malas de transporte e organização de documentos estão caindo em desuso, pois os papéis são substituídos por registros eletrônicos. Desse modo, enviar e receber informações ficou muito mais rápido, economizando tempo.
Como consequência, o escritório de contabilidade é beneficiado com maior produtividade, organização e segurança — fatores essenciais para a saúde de qualquer negócio.
Vantagens de utilizar tecnologias e softwares
Primeiramente, é importante entender que a tecnologia não é mais um recurso complementar para as empresas. Na verdade, ela já se tornou imprescindível para os diversos nichos do mercado, inclusive a contabilidade.
Por meio de programas de automação, a execução das tarefas da rotina do contador se torna mais fáceis e rápidas. Além disso, o risco de falhas que podem gerar prejuízos diminui consideravelmente com o suporte da tecnologia.
Ademais, com os softwares de gestão contábil, o profissional pode acessar facilmente os documentos necessários — não somente os do escritório. Ao mesmo tempo, esses programas promovem a integração com o sistema dos clientes.
Logo, o contator também tem acesso a dados e informações compartilhadas pelos contratantes. Outro benefício está no fato de que essas plataformas permitem que as empresas façam a gestão financeira.
Diante disso, as tecnologias e softwares possibilitam a sincronização das atividades do contador e do cliente, contribuindo para um trabalho mais eficiente. Também existem outras vantagens que você precisa saber.
Confira:
- otimização dos processos;
- maior organização;
- melhor atendimento ao cliente;
- mais segurança e agilidade no armazenamento e compartilhamento de dados;
- menor burocracia na gestão dos documentos;
- aumento da produtividade;
- maior competitividade no mercado;
- melhor experiência para o contato e o cliente.
4 Tecnologias e softwares para gestão contábil
Agora que você já sabe a importância de automatizar o escritório de contabilidade e as vantagens, conheça 4 tecnologias e softwares para gestão contábil!
1. Comunicação interna
Uma boa comunicação interna, além de facilitar a interação entre os colaboradores e os clientes, ajuda a promover o engajamento da equipe. Desse modo, contribui para que o fluxo de trabalho seja fluido e para amenizar os problemas vindos dos ruídos na interação.
Nesse sentido, uma alternativa é o Slack, um aplicativo de mensagens voltado para empresas. Ele conecta os participantes às informações necessárias. Portanto, permite que o contador interaja de forma eficiente, seja com o cliente ou com os demais funcionários do escritório, se for o caso.
2. Gerenciamento de tarefas
Em um escritório contábil com uma equipe ampla, uma dificuldade comum é gerenciar as atividades que cada colaborador deve desempenhar. Os quadros brancos que ajudavam nessa missão deram espaço para os aplicativos de gerenciamento de tarefas.
Com esses programas é possível listar tudo o que deve ser feito de maneira organizada, definir prioridades e acompanhar o desenvolvimento das atividades. Entre as opções, o Trello é um dos mais populares, mas existem outras opções como Asana ou Pipefy.
Por meio dessa ferramenta, você pode organizar os seus projetos em quadros, facilitando a visualização e tornando o acompanhamento mais prático. Ela informa o que está sendo feito, quem está trabalhando em cada tarefa e o status dos processos.
3. Armazenamento e compartilhamento
Um dos grandes problemas dos escritórios de contabilidade que não utilizam tecnologia é a demanda por um bom espaço físico para o armazenamento dos papéis importantes. Consequentemente, a organização de todos os arquivos tende a gerar dificuldades.
Nesse cenário, o serviço de armazenamento na nuvem permite que diversos documentos sejam mantidos apenas no formato digital, economizando espaço no escritório. Além disso, a tecnologia ajuda a manter a organização e facilita o compartilhamento de informações.
Outra vantagem é o acesso aos documentos de qualquer hora ou lugar, desde que tenha um dispositivo conectado à internet. Como exemplos dessas tecnologias, existe o Google Drive e o OneDrive. Ambos apresentam funcionalidades semelhantes, mas são de empresas diferentes.
4. Gestão contábil
Mais focado no ramo da contabilidade, existem os softwares de gestão contábil. Eles possibilitam a automação das tarefas, agilizando os processos e prevenindo erros que comprometem o desempenho escritório.
Ademais, a alternativa libera o contador e demais colaboradores de funções que tomam tempo. Assim, eles podem se dedicar a outras atividades, aumentando a produtividade.
Nesse contexto, a Osayk é uma plataforma completa de gestão de contabilidade para contadores e de gestão financeira para as empresas. Dessa forma, permite que ambos trabalhem juntos, possibilitando a implementação da contabilidade digital.
Com essa ferramenta, é possível fazer cobranças, emissão de notas, relatórios, conciliação e outras tarefas da rotina contábil.
Como começar a contar com essas tecnologias
Após entender sobre tecnologias e softwares para gestão contábil e conhecer diversas possibilidades, é importante que você saiba como começar a contar com essas ferramentas. Afinal, são recursos que trazem muitos benefícios para o contador, o escritório e, até mesmo, os clientes.
Para implementar essas tecnologias, primeiramente, é preciso entender quais ferramentas são necessárias para o dia a dia do escritório. Nesse caso, um software de gestão contábil que seja intuitivo, de fácil utilização e completo é fundamental.
Agora que você conhece 4 tecnologias e softwares para gestão contábil, pode contar com alternativas para otimizar o desempenho. Com a automação de processos, é possível agilizar as tarefas e manter a competitividade no mercado, destacando o seu escritório.
Se você está convencido em implementar novas tecnologias para automatizar os processos do seu escritório, acesse o site e saiba mais sobre a plataforma Osayk!
