Prestar contas, organizar o recolhimento de tributos, elaborar balanços e relatórios contábeis. Estas são apenas algumas das atividades do atendimento contábil. Porém, não são as únicas. Cada dia mais o contador assume uma posição estratégica no dia a dia das empresas. Isso porque, a assessoria deste profissional tornou-se essencial para o processo de tomada de decisões. Um contador ajuda gestores e empreendedores a serem mais assertivos com relação à passos importantes em um negócio. Não por outra razão, ter um bom contador faz a diferença para o sucesso de muitas empresas.
Justamente pela importância da assessoria contábil, mais do que conhecimento técnico, o contador precisa oferecer um atendimento rápido e eficaz ao seu cliente. Porém, como fazer isso? A boa notícia é que inúmeras ferramentas estão aí para auxiliar o contador, proporcionando maior eficiência para os seus serviços.
Quer saber como prestar um atendimento contábil mais rápido e eficiente? Então, não deixe de conferir algumas dicas!
Aproveite os aplicativos de mensagens instantâneas
Aplicativos de mensagens instantâneas são ótimos para solucionar pequenas dúvidas de clientes. Dúvidas relacionadas ao preenchimento de nota fiscal, cumprimento de obrigações assessórias, lançamentos, entre outras, podem ser facilmente respondidas através de aplicativos como WhatsApp, Viber, Telegram e Messenger.
A vantagem desses aplicativos, além da rapidez, é que eles permitem que o contador saiba exatamente se o cliente visualizou sua mensagem, deixando o profissional mais tranquilo com relação à comunicação. Além disso, com o uso desses aplicativos, o contador se torna bem mais acessível ao cliente, fortalecendo o relacionamento e a confiança em razão da sua disponibilidade.
Embora os aplicativos de mensagens instantâneas sejam ótimas ferramentas para melhorar a eficiência e a rapidez no atendimento, é importante ficar atento à alguns pontos. Primeiramente, o contador deve ser cuidadoso com o conteúdo da mensagem. A ideia aqui é prestar suporte para pequenas dúvidas e não prestar a assessoria para questões mais complexas.
Além disso, estabeleça limites com relação aos horários de atendimento. Isso pode evitar desgastes e desentendimentos com o cliente.
Por fim, procure sempre ter um registro da comunicação com o cliente, fora do aplicativo. Manter um histórico atualizado auxilia na comunicação, especialmente se o seu escritório de contabilidade possui uma equipe.
Não perca tempo se deslocando para reuniões
Querendo ou não, muitos clientes ainda fazem questão de tratar determinados assuntos apenas em reunião. De fato, como o contador possui também um papel estratégico, é compreensível que alguns gestores ou empreendedores queiram tratar sobre assuntos de forma pessoal.
No entanto, perder um tempo precioso em deslocamento, pode significar perda de produtividade para o contador. Para quem quer prestar atendimento eficiente para todos os seus clientes, uma boa dica é utilizar aplicativos como Skype, Google Hangouts, Appear.in ou mesmo o Zoom podem ser uma ótima alternativa para realizar reuniões, sem a necessidade de deslocamento.
O uso dessas ferramentas, assim como os aplicativos de mensagens instantâneas, também exige alguns cuidados do profissional. Procure sempre registrar o conteúdo da conversa para controle interno. O Google Hangouts, por exemplo, permite arquivar o histórico de textos facilitando esse registro.
Atendimento contábil: Seus clientes de qualquer lugar
Como contador, muito provavelmente, você lida com uma série de documentos dos seus clientes, não é mesmo? E, certamente, por uma questão de segurança, muitos desses documentos ficam arquivados em seu escritório, ou ainda, em uma pasta eletrônica em seu computador.
Embora essa seja uma conduta segura com relação à informações importantes do seu cliente, ela acaba restringindo a mobilidade do contador. Em outras palavras, prestar um bom atendimento de forma rápida e ágil fora do escritório acaba se tornando uma tarefa mais complicada.
O arquivamento na nuvem, no entanto, possibilita que o contador acesse documentos de forma segura, de qualquer lugar. Basta estar conectado à internet. Aplicativos como o DropBox ou mesmo o Google Drive, permitem o armazenamento e arquivamento de documentos na nuvem, fazendo com que o contador acesse informações e dados de forma segura e de qualquer lugar.
Dependendo do volume de documentos, é interessante apostar nas versões pagas desses aplicativos. Porém, mesmo com o investimento, a segurança e a mobilidade que elas oferecem ao contador podem valer a pena.
Aproveite as plataformas de contabilidade online
As plataformas de Contabilidade online são uma forma prática e segura de compartilhar realizar serviços contábeis e compartilhar informações com o seu cliente. Através dessas ferramentas, o contador pode prestar e organizar seus serviços de forma totalmente online, facilitando o acesso do cliente à todas as suas informações contábeis.
Essas ferramentas agilizam não apenas o atendimento, como toda a prestação de serviços, já que o cliente pode visualizar a qualquer momento todo tipo de dado que necessitar. Contar com esse recurso, certamente é uma forma de tornar seus serviços eficientes, além de melhorar a qualidade da entrega e a comunicação com o cliente.
A tecnologia vem promovendo uma verdadeira revolução no universo profissional e, com a contabilidade, isso não é diferente. Aproveitar ferramentas e recursos podem ser um diferencial para muitos contadores, melhorando não apenas a agilidade e a rapidez no atendimento, mas principalmente, a produtividade do profissional. Para contadores que ainda não se renderam aos recursos da tecnologia, é bom não perder tempo!
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