Os escritórios de contabilidade são conhecidos por precisar lidar com uma extensa documentação em suas atividades. Contudo, com o crescimento do uso da tecnologia, os documentos digitais ganharam mais espaço entre as empresas.

Em muitos casos, inclusive, eles substituem totalmente a documentação física. Assim, é preciso entender a importância da estratégia, seus benefícios e saber como adotar o modelo digital em seu escritório.

Quer aprender mais? Continue a leitura deste conteúdo e veja tudo o que você precisa saber sobre documentos digitais na contabilidade!

Porque usar documentos digitais na contabilidade?

Primeiramente, é necessário entender o que são os documentos digitais. São assim considerados aqueles acessados por meio de dispositivos eletrônicos, mas o conceito pode ter interpretações mais amplas ou restritas. Nesse cenário, cabe fazer a distinção entre dois termos:

• documentos digitais: tratam da representação digital de um documento produzido em outro formato e que passou pelo processo de digitalização. 
• documentos nato digitais ou eletrônicos: já são criados em formato digital, sem ser a representação de um arquivo físico. 

Essa diferença tem maiores impactos em questões legais, que se relacionam com os procedimentos necessários para a validade jurídica dos registros. Todavia, quando se fala em utilizar documentos digitais como parte da estratégia de negócio, trata-se do conceito mais amplo.

Isto é, deve-se considerar tanto os arquivos nato digitais quanto aqueles que passaram pelo processo de digitalização. Nos próximos tópicos, você aprenderá mais sobre as leis que tratam do assunto e os benefícios de contar com esses documentos. 

O que a legislação fala sobre a digitalização de documentos?

O tema já foi alvo de diversas discussões e, até mesmo, leis. Inicialmente, a Medida Provisória n.º 2.200-2/2001 foi criada para regulamentar a digitalização de certos tipos de documentos. Assim, ela prevê medidas que visam garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica dos registros.

Isso é feito por meio da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-BRASIL), com o uso de certificados digitais. Eles utilizam criptografia de dados para validar os documentos, enquanto garantem sua privacidade. 

Também surgiram outros regulamentos ao longo dos anos. Por exemplo, a Lei n.º 12.682/2012, que abordava como deveria acontecer a digitalização para a validação dos documentos. No entanto, ainda existiam lacunas sobre o assunto.

Diante disso, a Lei de Liberdade Econômica (Lei n.º 13.874/2019) ampliou o uso dos documentos digitais, conferindo validade a eles. Em complemento, o Decreto 10,278/2020 trouxe requisitos técnicos que devem ser observados para transformar documentos físicos em digitais. 

Aqui, vale destacar que os procedimentos previstos não se aplicam aos:

• documentos nato-digitais;
• documentos referentes a transações no sistema financeiro nacional;
• microfilmagens;

• conteúdos audiovisuais;
• documentos de identificação;
• documentos de porte obrigatório. 

Nesses casos, existem regras próprias que devem ser observadas. Por exemplo, os nato-digitais são válidos e utilizados em diversos casos, como na emissão de notas fiscais.

Quais são os benefícios dos documentos digitais na contabilidade?

Para entender a importância de contar com documentos digitais no escritório, é preciso conhecer as suas vantagens. A adoção dessa prática é crescente, como parte do processo de transformação digital, e consegue apresentar diversos benefícios. 

Conheça:

Melhora na produtividade

Você já parou para calcular quanto tempo é necessário para imprimir documentos e guardá-los? E quanto tempo demora para localizá-los em meio aos arquivos? Mesmo com um ótimo sistema de registro, os colaboradores precisam se deslocar e procurar entre outros arquivos.

Depois de utilizar o documento desejado, ele deve ser devolvido ao local correto, exigindo mais tempo. O processo é simplificado com a adoção de documentos digitais: tudo fica armazenado no sistema, com acesso via computador e outros dispositivos autorizados.

Logo, os colaboradores terão que investir menos tempo ao pesquisar documentos, podendo se dedicar mais às demais tarefas. O resultado é o aumento da produtividade devido à maior praticidade proporcionada pela documentação digital. 

Redução de custos

A impressão de documentos requer diversos recursos: papel, tinta de impressora, pastas, grampos etc. Tudo isso gera custos para a empresa, que deverá investir em materiais de escritório para gerar documentos físicos.

Além disso, é necessário dispor de espaço para arquivos e tempo para organizá-los sempre que precisar de algum documento. Com a digitalização, muitos dispensam a necessidade de uma cópia física.

Outra questão relacionada aos custos é a sustentabilidade. Com a redução do uso de papel e outros materiais, você colabora com a preservação ambiental. 

Segurança

A adoção do formato digital promove, ainda, segurança dos dados e integridade dos arquivos. Os sistemas utilizados contam com criptografia e outras práticas que visam proteger a privacidade, prevenindo acessos indevidos. 

Também é possível contar com ferramentas de controle de versões, que permitem identificar quem fez alterações e quando isso aconteceu. Por fim, com ferramentas de backup você evita perdas e mantém a qualidade do arquivo, prevenindo riscos de danos e extravio.

Como aplicar a digitalização no seu escritório de contabilidade?

Se você se interessou pelos benefícios que os documentos digitais proporcionam, que tal aprender como implementar a estratégia? Existem alguns passos que ajudarão nessa jornada.

Confira!

Tenha equipamentos adequados

Primeiro, o escritório deve ter equipamentos adequados para viabilizar a digitalização, como um scanner. Os certificados digitais também são necessários para garantir a validade e autenticidade de diversos arquivos. 

Crie padrões de organização

Mesmo que os dispositivos contem com ferramentas que ajudem na busca de arquivos, é fundamental ter padrões de organização. Crie pastas e subpastas, padronize os nomes de arquivos e desenvolva um sistema que facilite o manuseio.

Separar por tipos de documento, ano e cliente, por exemplo, simplifica os processos. Assim, os colaboradores saberão onde salvar cada arquivo e onde pesquisar quando precisarem de alguma informação. 

Contrate uma plataforma para contadores

Para ajudar, conte com uma plataforma especializada para contadores. Desse modo, você garante acesso a um ambiente online e seguro para armazenar documentos digitais e fazer uma boa gestão de arquivos. 

Por meio dela, também é possível compartilhar os registros com os clientes, facilitando o envio e o recebimento dos documentos necessários. Com isso, o escritório terá um suporte maior para trabalhar em um ambiente digital.

Agora que você já sabe o que são os documentos digitais e os benefícios para a contabilidade, é hora de se adaptar à estratégia. Conte com boas ferramentas e defina processos internos para usufruir de todas as vantagens!

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