Entre as obrigações de qualquer empresa está o preenchimento do livro diário de contabilidade, seja impresso ou digital. Essa escrituração contábil deve estar de acordo com as Normas Brasileiras da Contabilidade.

É, portanto, um documento que registra todas as operações contábeis de um negócio. Mas você sabe o que deve constar nessa escrituração? Entender a fundo esse conceito é essencial para ter sucesso como contador.

Para compreender o que é o livro diário na contabilidade e como devem ser os registros, confira este post!

O que é livro diário na contabilidade?

O livro diário contábil é um registro de todas as movimentações financeiras e patrimoniais de uma empresa. Ele é um documento obrigatório para a administração de um negócio, sendo regulado pelo Decreto-Lei 64.567. 

E, como o próprio nome indica, nele são feitos lançamentos diários. Esses registros são atividades essenciais da rotina contábil de uma organização (excetuando empresas do modelo microempreendedor individual — MEI). 

Vale destacar que esse preenchimento deve ser feito por um contador. Por isso, as empresas precisam contratar um escritório de contabilidade para se manterem regulares com as obrigações fiscais.

Por apontar a situação financeira com todas as movimentações realizadas, o documento vai além de uma obrigação. O livro diário também é fundamental na contabilidade por auxiliar na gestão do negócio.

Como funciona o livro contábil?

Agora você já viu que o livro diário é um documento que registra todas as operações da empresa que estejam relacionadas com qualquer movimentação financeira. Mas como funciona essa escrituração? 

O livro contábil registra todos os lançamentos que modificam a situação patrimonial de uma organização. Por exemplo, vendas, compra de bens, movimentações de estoque, lucro conquistado, entre outros.  

Todos os registros no livro diário devem ser realizados em sequência cronológica, do primeiro ao último dia do ano. Os dados precisam estar em moeda nacional e linguagem mercantil. 

Outro fator a se atentar está no fato de que esses lançamentos precisam ter contas dobradas de crédito e débito, sendo necessário que o resultado das duas sejam iguais. É necessário, ainda, que o livro diário de contabilidade receba a autenticação da Junta Comercial.

Qual a diferença entre livro diário impresso e digital na contabilidade?

É possível ter um livro diário na contabilidade no formato digital ou impresso. Ambos têm o mesmo objetivo: fazer os lançamentos financeiros da empresa. Contudo, há diferenças entre os modelos. Assim, é preciso conhecê-las para fazer corretamente o processo para o seu cliente.

No caso do livro impresso, ele precisa ser encadernado, ter folhas numeradas e cada livro deve ter uma numeração única. Além disso, todo o processo de registro dos lançamentos ocorre de forma manual.

Para evitar o trabalho mais burocrático no papel, os livros digitais são um formato cada vez mais utilizado pelas empresas. Eles oferecem praticidade, facilidade de lançamentos e redução da chance de erros. E os contadores devem estar atentos a essa tendência.

Saiba mais sobre como ele funciona!

Uso do SPED

Os registros digitais são feitos pelo aplicativo SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e o envio para a autenticação da Junta Comercial é online. Outro aspecto é que ele segue o modelo exigido pela Receita Federal – o ECD ou Escrituração Contábil Digital.

Diante de tantas tarefas realizadas pelo contador, contar com esse processo digital é uma forma de otimizar o trabalho. Também possibilita entregar mais qualidade de atendimento para o cliente. Se for preciso qualquer consulta, é simples visualizar a escrituração no modelo digital e imprimir. 

Inclusive, há uma tendência de que todas as empresas tenham que adotar o modelo digital para fazer a escrituração no livro diário. Até 2021, a exigência ainda é somente para as empresas dos regimes Lucro Real, Lucro Presumido, Terceiro Setor e Sociedades em Conta de Participação.

Mas, com todas as organizações utilizando o livro diário digital, haverá mais segurança das informações e agilidade para validar o documento. 

Outro ponto é centralizar melhor os dados contábeis das pessoas jurídicas. Isso permite um controle maior da Receita Federal e do Governo acerca da situação das empresas.

O que precisa constar no livro diário?

Depois de acompanhar mais detalhes sobre esse documento, mais um ponto importante é saber o que deve constar nele. Veja a seguir:

• data do registro;
• termo de abertura na primeira página;
• termo de encerramento na última página;
• título da conta débito e da conta crédito;
• valor dos registros de débito e do crédito;
• detalhes sobre a operação, como a numeração de nota fiscal;
• assinatura do representante legal da empresa;
• assinatura do contador responsável.

No livro diário digital, as assinaturas são eletrônicas, por meio da certificação digital, o que agiliza ainda mais todas as exigências dessa obrigação contábil.

É fundamental que o contador siga todas as exigências, pois o não cumprimento pode se configurar em irregularidade fiscal para o seu cliente. Dessa maneira, para evitar erros nos lançamentos, a dica é contar com uma plataforma online para contadores , otimizando os registros da escrituração.

Por que é importante que o contador conheça em detalhes esse conceito? 

Entender com clareza todas as atividades da contabilidade, é essencial para entregar um serviço de mais qualidade ao seu cliente. Nesse sentido, o livro diário está entre as obrigações centrais. Você precisa saber tirar todas as dúvidas do gestor sobre o documento.

Ademais, também deve saber fazer os lançamentos sem erros. E, nesse ponto, estar atualizado quanto às tecnologias da área contábil fará toda a diferença. Como você viu, o ideal é utilizar plataformas de contabilidade para automatizar as tarefas e manter os lançamentos organizados.

Com os recursos digitais, seu escritório contábil aumenta a produtividade e consegue trocar dados com o cliente de forma facilitada. Há também mais segurança com as informações da empresa, pois os dados ficam na nuvem, eliminando o risco de perder algum documento.

Contando com todas essas facilidades, é possível ganhar tempo no seu trabalho para fazer o livro diário digital — assim como outras tarefas que mantêm as obrigações fiscais da empresa em dia. 

Agora você sabe que o livro diário na contabilidade deve seguir uma série de formalidades para evitar que seu cliente fique irregular. Dessa forma, é interessante saber como preencher o documento e estar atualizado quanto às tecnologias que agilizam a tarefa.

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