A troca de informações é um dos pilares da relação entre o escritório de contabilidade e os seus clientes. Nesse sentido, é comum que muitos elementos estratégicos circulem entre as pessoas. Logo, a proteção de dados na contabilidade se torna um tema muito importante.
Para evitar problemas, como vazamentos e prejuízos, o ideal é saber como criar um ambiente seguro e preparado para atender às demandas atuais. Pensando nisso, queremos lhe ajudar a compreender melhor o assunto.
Continue conosco e veja 5 dicas indispensáveis para manter a segurança do cliente contábil!
O que é a proteção de dados na contabilidade?
Pode-se dizer que a proteção de dados envolve todas as estratégias que visam impedir que informações sensíveis passem a ser de conhecimento público. Ou chegar até pessoas não autorizadas.
Quando ocorre um vazamento de informações, por exemplo, é sinal que a proteção falhou ou não foi suficiente. No caso do escritório de contabilidade, o processo é mais complexo. Afinal, é preciso proteger as informações de terceiros. Especificamente, dos clientes que contratam os serviços.
Como há um grande fluxo de informações e conhecimento entre as partes, a questão merece atenção especial. Ela representa algo que afeta a imagem do escritório e até mesmo toda a sua rotina contábil.
Por que a proteção é importante?
Como você deve saber, as informações que circulam entre as empresas contratantes e a equipe de contabilidade são muito sensíveis. Ou seja, se os dados financeiros chegarem a pessoas fora do negócio, o contratante pode perder competitividade ou ter sua estratégia comprometida.
Dar atenção à proteção de dados na internet, portanto, permite melhorar o nível de satisfação de quem contrata. O cuidado passa mais confiabilidade. Assim, o seu escritório consegue se posicionar de forma adequada e até diferenciada em relação aos concorrentes.
Ela é, ainda, uma forma de evitar perdas e custos elevados. Sem a proteção certa, o sistema pode ser invadido e pode haver sequestro de dados. Nesses casos, é gerada uma grande perda de tempo, de informações, de produtividade e, potencialmente, de dinheiro.
Além de todos os motivos apresentados, a principal importância da proteção de dados é, na verdade, a questão legal. Aprovada em 2018 e válida a partir de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados é o principal dispositivo nesse sentido.
O objetivo dela é garantir um tratamento transparente das informações digitais, sem abusos ou usos de dados para outras finalidades. O acesso realizado por usuários não autorizados é vetado e pode gerar multas de até R$ 50 milhões. Então, é essencial evitar problemas no seu escritório.
Como garantir a segurança do cliente de contabilidade?
Como você viu, é preciso criar um plano para proteger as informações dos seus clientes. Veja 5 dicas que podem ajudar!
1. Mantenha toda a rede protegida
Uma rede que é vulnerável deixa muitas portas abertas para ataques virtuais e acessos não autorizados. Assim, o ideal é cuidar para que a rede seja completa, robusta e tenha um alto nível de proteção.
É necessário, por exemplo, classificá-la corretamente entre pública ou privada. Também vale a pena usar elementos e barreiras de segurança, como o uso da criptografia ou a adoção de senhas. Quanto maior o nível de proteção, menores são os riscos de as informações serem invadidas.
2. Crie uma política de segurança digital para as equipes
A proteção de dados na internet se torna mais eficiente com a participação e a colaboração de todos os envolvidos. Então, é importante elaborar uma política de segurança digital para que os times a sigam por completo.
No documento, devem ser listadas boas práticas — como não clicar em links desconhecidos e não abrir arquivos de origem obscura. Também é preciso manter os recursos e dispositivos atualizados, além de usar programas de proteção digital (como antivírus).
Outros pontos podem ser trabalhados, de acordo com as vulnerabilidades específicas encontradas no escritório. Depois da elaboração inicial, lembre-se de manter a política atualizada, sempre em busca de resultados melhores.
3. Defina uma hierarquia de autorização de acesso
A proteção de dados na internet passa pela garantia de que somente as pessoas autorizadas poderão acessar as informações. Com a atuação da LGPD isso se torna possível, já que ela cria as figuras de quem realmente pode conferir os dados.
Para obter maior organização, o ideal é elaborar uma hierarquia de acesso. O intuito é delimitar quais são as pessoas nos processos e que podem conferir determinados dados digitais. A técnica diminui os riscos de vazamentos na atuação interna.
4. Use uma plataforma em nuvem e com estrutura segura
A adoção das ferramentas certas também é essencial para gerar bons resultados quanto à proteção de dados. No caso de uso de tecnologia no escritório de contabilidade, é interessante recorrer a uma plataforma em nuvem.
Ela é uma opção bastante prática, pois não exige instalação nas máquinas e pode ser acessada diretamente do navegador. Além da facilidade, é útil para tornar os dados menos vulneráveis a um vírus, por exemplo.
Uma plataforma robusta conta, ainda, com mecanismos especiais de proteção. Por exemplo, o uso de criptografia, o acesso por senha, a definição de autorizações por usuário etc.
Outra vantagem é que a nuvem oferece segurança em termos de disponibilidade. Afinal, ela mantém todas as informações salvas e fáceis de acessar — o que evita problemas com potenciais perdas.
5. Busque a melhoria contínua
Quando o assunto é segurança digital e proteção de dados na contabilidade, é preciso reconhecer que o cenário é dinâmico. Novas ameaças surgem diariamente. Portanto, é necessário saber contornar e até se antecipar a elas.
O ideal é realizar atualizações e melhorias continuamente. A política deve ser atualizada conforme as necessidades, com novas práticas adequadas.
Nesse ponto, contratar uma boa plataforma para contadores traz benefícios. Ao mesmo tempo em que potencializa a transformação digital, ela permanece atualizada e apresenta novidades de segurança ao longo do tempo.
Como visto, a proteção de dados é uma etapa crítica para o sucesso do escritório de contabilidade e para a segurança do cliente. Com as práticas adequadas, você pode obter melhores resultados e evitar muitas dificuldades futuras!
Finalmente, lembramos que os dados dos usuários de serviços como contabilidade estão protegidos pela LGPD o que requer ainda mais atenção na hora de estabelecer as politicas internas de segurança e manuseio dessas informações.
