Quando uma pessoa procura um contador, é comum fazer uma pesquisa de mercado e solicitar uma proposta de serviços contábeis. Nesse momento, é importante que o escritório esteja preparado para fazer uma boa negociação.
O primeiro contato é essencial para mostrar os benefícios que o cliente terá ao contratar os serviços e atraí-lo. Portanto, o documento precisa ser bem elaborado para despertar o interesse e aumentar as chances de fechar a venda.
Neste conteúdo, você aprenderá como elaborar proposta de serviços contábeis e verá a importância do documento. Confira!
O que é uma proposta de serviços contábeis?
A proposta de serviços contábeis é o documento utilizado para apresentar aos clientes um descritivo sobre o trabalho do escritório. Ela deve trazer todas as informações relevantes para uma avaliação sobre a viabilidade da contratação.
Diante disso, a proposta não deve se limitar a ser uma tabela de preços e prazos. O ideal é utilizá-la como uma ferramenta de venda, aproveitando a oportunidade para mostrar os diferenciais do escritório.
Qual é a sua importância para o escritório de contabilidade?
A apresentação é o primeiro contato que o cliente terá sobre os serviços prestados pelo seu escritório. Então é um momento crucial para mostrar o valor (não o preço) do trabalho ofertado e iniciar a negociação corretamente.
É preciso ter em mente que provavelmente o cliente também entrou em contato com outros contadores. Dessa maneira, o momento é importante para conseguir se destacar e garantir a continuidade da negociação.
Logo, a proposta deve despertar confiança, passando informações claras e objetivas. Além disso, não se esqueça de personalizar. Você pode ter um modelo padrão, mas ele deve ser editado visando atender o perfil do cliente.
Como elaborar proposta de serviços contábeis?
Agora você já sabe de que se trata a proposta e por que ela é tão relevante. É hora de aprender como redigir o documento para atingir os resultados desejados. A seguir, listamos alguns passos que podem guiar essa tarefa:
1. Conheça o cliente
Uma boa proposta precisa atender as necessidades do cliente e ofertar valor. Portanto, tente obter dados do cliente para personalizar o documento. Isso pode ser feito por meio de formulários, conversas ou reuniões.
A ideia é ter informações suficientes para conseguir enviar uma proposta que ofereça o que ele procura. Basicamente, você terá um modelo pronto (seguindo os passos seguintes), mas fará algumas alterações para que fique mais adequado ao cliente.
São questões simples, como serviços inclusos ou prazos, que podem fazer diferença na avaliação e no sucesso da proposta.
2. Apresente o seu escritório
Comece fazendo uma apresentação do seu escritório para que o cliente conheça a empresa. Nesse momento, vale trazer informações como tempo de mercado, nicho de atuação ou clientes de referência.
Também é possível apresentar a equipe envolvida, que são as pessoas com quem o cliente terá contato após a contratação. Dados como formação, especialização, tempo de mercado e outros diferenciais podem enriquecer a proposta.
Uma dica é estudar o mercado para entender em quais pontos o seu escritório se destaca e explorar a oportunidade. A prática pode demonstrar mais valor ao cliente, ajudando na tomada de decisão a favor da sua empresa.
3. Liste os serviços inclusos
Faça a lista com todos os serviços ofertados, indicando as áreas (fiscal, trabalhista, contábil etc.) e segmentos específicos dentro de cada uma. Cada serviço deve ser acompanhado de uma descrição que esclareça como funciona.
Por exemplo, se é preciso enviar documentos para o fisco, informe se o escritório fará isso e qual será o prazo. Para ajudar nessa etapa, pense em quais questionamentos poderiam ser feitos sobre os serviços e já responda a elas. A iniciativa facilita a negociação e melhora a experiência do cliente.
4. Delimite os prazos
Um dos requisitos essenciais de uma boa proposta de serviços contábeis é a apresentação de prazos. Considerando que é preciso lidar com diversos documentos e obrigações, o alinhamento evita desentendimentos no decorrer do contrato.
Em serviços recorrentes, indique qual será o prazo para que o cliente envie os documentos necessários para a realização dos serviços contábeis. Apresente, também, os prazos para conclusão do trabalho.
Por fim, não se esqueça de indicar como os arquivos devem ser disponibilizados: em formato digital ou físico. Caso o escritório trabalhe com algum software de gestão, com acesso para o cliente, aproveite para apresentar esse diferencial.
5. Esclareça sobre serviços não inclusos
É bastante comum que alguns serviços não façam parte do trabalho contínuo do contador e dos pacotes ofertados pelo escritório. São vários motivos para isso: falta de recorrência, complexidade do trabalho, não obrigatoriedade, entre outros.
Se o seu escritório trabalha dessa forma, os itens que não estão inclusos precisam ser detalhados. O objetivo é garantir clareza na proposta, para que não fiquem questões em aberto. Uma dica para que o fato não afaste o cliente é indicar que os serviços podem ser prestados mediante contratação individual.
6. Estabeleça o valor dos honorários
Uma das dúvidas mais comuns dos clientes é o custo da contratação. Portanto, a proposta de serviços deve apresentar o valor dos honorários cobrados e a forma de pagamento. Nesse momento, é preciso considerar a complexidade do trabalho, o porte do cliente, o regime fiscal, etc.
Uma prática frequente é contar com pacotes personalizados para os diferentes perfis de clientes. Depois, dentro da divisão inicial, apresentar planos diferentes que incluem mais serviços e outros diferenciais.
Como o fator financeiro tem um grande peso na escolha, a possibilidade de escolher planos mais simples pode atrair o cliente. Com o tempo, se necessário, ele pode migrar para os mais completos. Afinal, já conhecerá o serviço e o valor do escritório.
7. Inclua a validade da proposta
Por fim, inclua um prazo de validade para a proposta. Ele indica o período pelo qual você consegue manter os preços ofertados. Isso evita que clientes surjam depois de longos períodos exigindo os mesmos preços.
A validade também é uma estratégia de marketing. Isso porque o prazo de duração para a proposta conta com o gatilho mental de urgência. De certa forma, ele incentiva o cliente a fechar o contrato com maior agilidade para garantir as condições indicadas no documento.
Além de seguir os passos para elaborar a proposta de prestação de serviços contábeis, aproveite para investir na qualidade do serviço oferecido. É fundamental ter uma boa estrutura e ferramentas adequadas, como uma plataforma para contadores, para garantir um trabalho de excelência!
Gostou do post? Para entregar mais valor ao cliente também vale ampliar a atuação. Aproveite para conhecer a contabilidade consultiva e como ela funciona!
