A rotina contábil da empresa exige atenção a diversas obrigações, como a escrituração. Nesse cenário, conhecer a diferença entre ECD e ECF se torna fundamental. Você está familiarizado com esses termos?

Eles apresentam algumas semelhanças, então é comum que surjam dúvidas sobre quem deve entregar cada documento, os prazos e outros detalhes. Assim, para evitar erros e problemas no cumprimento de obrigações, vale a pena aprender mais sobre o assunto.

Neste conteúdo, você entenderá o que é ECD e ECF, as diferenças entre eles e os prazos de cada obrigação. Acompanhe! 

O que é ECD e ECF?

Primeiro, vale entender o significado de cada sigla. ECD se refere à Escrituração Contábil Digital, enquanto o termo ECF trata da Escrituração Contábil Fiscal. Para facilitar a compreensão sobre cada uma, veja a seguir as principais características:

ECD

Essa escrituração faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ela foi criada com o objetivo de substituir a escrituração contábil que era feita em papel. Assim, ela inclui a transmissão virtual de documentos como:

• Livro Diário;
• Livro Razão;
• Livro Balancetes Diários, balanços e fichas de lançamento que comprovem os registros.

Ela tem como objetivo facilitar o envio das informações, evitando a necessidade de autenticar os livros na Junta Comercial, como era necessário anteriormente. Ainda, há mais praticidade para as empresas, que precisam lidar com menos impressões e arquivamento de papéis.

ECF

Já a ECF é uma obrigação que visa interligar as informações fiscais e contábeis da empresa. Desse modo, os dados são utilizados para apurar o IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica) e a CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).

Ela foi criada com o objetivo de substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), oferecendo todas as informações necessárias ao fisco. Isso permite um processo de fiscalização mais rápido e eficiente, ao viabilizar o cruzamento de dados digitais. 

Para quem é tributado pelo lucro real, a ECF exige a escrituração digital do Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur).

Qual a diferença entre a ECD e a ECF? 

Se você ainda tem dúvidas sobre o que diferencia esses documentos, vale se aprofundar. Afinal, o seu escritório de contabilidade deve estar preparado para prestar todos os serviços e esclarecer os questionamentos de seus clientes.

Nesse caso, é possível simplificar o assunto: enquanto a ECD tem objetivos fiscais e previdenciários, a ECF visa oferecer dados que sejam relevantes para o IRPJ ou CSLL da empresa. Além disso, a ECF deve considerar os saldos e contas da ECD para o seu preenchimento inicial.

Também existem diferenças em relação à obrigação de entrega e o prazo para cumprimento da obrigação. Você aprenderá mais sobre essas questões nos próximos tópicos. 

Quem deve entregar a ECD e a ECF?

Um ponto importante sobre as escriturações é que nem todas as empresas são obrigadas a entregar as duas. Em 2021, estão obrigadas a enviar a ECD as pessoas jurídicas que:

• estavam sob o regime de tributação do lucro real em 2020;
• não optaram por Livro Caixa ou distribuíram lucro isento acima do presumido em 2020;
• são isentas ou imunes, mas são obrigadas por força da Instrução Normativa RFB 1.252/2012;
• são Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo. 

As empresas que não se enquadram nessas regras ou que são tributadas pelo Simples Nacional têm o envio facultativo. Em caso de atraso na entrega também não há multa.  

Já a ECF é obrigatória para todas as pessoas jurídicas. Isso inclui as que são imunes ou isentas, com regime tributário pelo lucro real, lucro presumido ou lucro arbitrado. A exceção acontece apenas nos seguintes casos:

• para empresas optantes do Simples Nacional;
• órgãos públicos, fundações públicas e autarquias;
• pessoas jurídicas inativas, assim consideradas pela Receita Federal. 

Vale destacar que essa exceção também se aplica em relação à ECD. Portanto, empresas que se enquadrem nesses requisitos estão dispensadas das duas escriturações. 

Qual é o prazo de entrega da ECD e ECF?

O prazo de entrega é outro ponto que exige atenção. Para a ECD, em 2020, o prazo foi o último dia útil do mês de maio, ou seja, 31. Inicialmente, a regra seria aplicada também em 2021, conforme informações divulgadas no portal do SPED.

Entretanto, o prazo foi prorrogado, permitindo que as empresas enviem os documentos até o dia 31 de julho de 2021. Isso foi feito por meio da Instrução Normativa RFB 2.023/2021. 

Já em relação ao ECF as regras são diferentes. Nesse caso, a previsão legal é de que o prazo será o dia 31 de julho de cada ano. Ainda, se houver extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a entrega dela deve acontecer até o último dia útil do terceiro mês após o evento. 

Importância de ficar atento aos prazos

Entender as regras sobre os documentos e os prazos é essencial para que a empresa não enfrente problemas. Os erros podem gerar a aplicação de penalidades previstas na legislação.

Por exemplo, entregar a ECD ou a ECF fora do prazo gera multa de 0,02% por dia. O cálculo é feito considerando a receita bruta da empresa no período da escrituração e existe um limite de 1%. O prazo para pagamento é de 30 dias após o envio do documento em atraso.

Além disso, cabe à empresa gerar o Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF). Em caso de envio sem apresentação de registros, a multa é de 0,5% da receita bruta. Já as omissões e erros a penalidade é de 5% sobre o valor da operação, com limite de 1% da receita bruta. 

Vale destacar que as multas podem ser reduzidas em 50%, se a empresa cumprir a obrigação ou regularizar o problema antes de procedimentos de ofício, mas após o prazo. Caso observe o prazo da intimação, a redução é maior e chega a 75%. 

Como você viu, é essencial que o contador esteja preparado para cumprir as obrigações referentes à ECD e ECF dos clientes. Caso contrário, a empresa pode ser penalizada — e gerar diversos prejuízos para o escritório. 

Que tal aproveitar e conferir dicas para otimizar a gestão do seu escritório? Entenda a importância da tecnologia na rotina da contabilidade!