A área de contabilidade de uma companhia precisa confeccionar alguns documentos para manter o controle e cumprir a legislação. Nesse cenário, é fundamental que o contador saiba o que é o livro razão e para que ele serve.
Essa documentação é uma das mais importantes para fazer uma boa gestão financeira e acompanhar a situação e evolução das finanças de uma empresa. Contudo, como existem diversas regras envolvidas, é comum sentir alguma dificuldade ao entender o tema.
Pensando em ajudar o contador, preparamos este conteúdo. Aqui, você encontrará o conceito de livro razão, a sua função e importância. Além disso, aprenderá como fazer o documento para os seus clientes na contabilidade.
Confira a seguir!
O que é o livro razão?
O livro razão é um documento contábil utilizado pela área relativa às finanças da empresa. Nele, coleta-se todas as informações referentes a movimentações financeiras e transações das contas bancárias da pessoa jurídica.
Ele também é conhecido como razão auxiliar e possibilita que todos os saldos sejam identificados e registrados no livro. Assim, fica mais fácil acompanhar a evolução patrimonial da empresa e suas negociações diárias.
Esse documento acompanha cronologicamente os dados registrados em outros: o livro diário. Com isso, consegue fazer uma organização para cada conta, separando as transações e delimitando onde entraram e saíram.
Desse modo, é possível afirmar que o livro razão possibilita a manutenção de histórico detalhado de movimentações bancárias. Então ele não apenas registra dados, como também os organiza de forma compreensível.
Ao final do exercício, o livro razão será um dos documentos utilizados como fonte de informações para confecção de outros relatórios importantes. Entre eles, estão o balancete, o balanço patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) etc.
Quais são suas principais características?
Depois de entender o que é o livro razão, você precisa conhecer as suas principais características. Confira a seguir:
Obrigatoriedade
Para saber como o livro razão funciona é fundamental conhecer primeiro a sua obrigatoriedade. Primeiro, vale destacar que, devido sua importância, ele é um documento indispensável — ainda que, em alguns casos, não seja exigido pela legislação.
Quando a empresa opta pelo regime tributário do lucro real, há obrigatoriedade na manutenção de um livro razão. Contudo, ele não precisa ser autenticado na Junta Comercial, tendo em vista que é uma parte do livro diário — já escriturado no órgão.
A obrigatoriedade diz respeito apenas à manutenção do livro razão na contabilidade da empresa e cumprimento dos dados obrigatórios. No entanto, vale dizer que ele precisa ter termo de abertura e de encerramento e assinatura do representante da empresa e do contador responsável.
Já para quem opta pelo regime do Simples Nacional, a apresentação do livro diário e do livro razão dispensa o registro do livro caixa. Essa regra foi criada pela Resolução n.º 140 de 2018, então é importante ficar atento.
Forma de registro
Uma dúvida comum sobre o livro razão é a forma como ele deve ser mantido. Ou seja, se deve haver uma cópia impressa ou apenas um modelo digital é suficiente para garantir sua eficiência e cumprimento legal.
É comum que empresas mais antigas tenham um livro razão impresso. No formato mais tradicional, cada página representava uma conta diferente da companhia. Por exemplo, caixa, estoque, fornecedores, entre outros.
Por não ser tão eficiente, esse livro começou a utilizar folhas avulsas, que eram conhecidas como ficha-razão. Atualmente, o livro razão é feito de forma totalmente digital — e vale a pena implantar essa ferramenta na empresa.
Afinal, a atualização e manutenção dos dados no livro fica mais segura e eficiente, pois pode ser feita em tempo real. A solução para o seu cliente é proporcionada por sistemas de gestão e outras plataformas especializadas para contadores.
O livro razão também pode ser enviado pelo SPED Fiscal desde 2007. E, a partir de 2014, todos os fatos contábeis devem ser registrados na Escrituração Digital Contábil para as empresas sob regime do lucro real. Assim, ele substitui os livros físicos.
Qual é a importância do livro razão?
Como você viu, mesmo não sendo obrigatório a todas as empresas, o livro razão é uma base de dados e controle importante. Com ele, o gestor conseguirá visualizar o saldo nas contas bancárias e todas as movimentações.
Vale ressaltar que essas informações são atualizadas constantemente, então não é preciso esperar a divulgação e cálculos para conhecê-las. Nesse sentido, um benefício importante do livro razão é a visão completa do patrimônio da empresa.
As informações sobre caixa, transações e saldos são consolidadas em um só documento fiscal. Assim, todas as contas bancárias são somadas com precisão para entender a saúde financeira do negócio.
Por fim, para empresas que adotam o regime de lucro real, ele é uma obrigação legal. Dessa forma, é essencial para o cumprimento das regras contábeis. Logo, manter tudo corretamente evita problemas com fiscalização.
Como fazer o livro razão para seus clientes na contabilidade?
Como você viu, esse documento pode ser fundamental para muitos dos seus clientes. Assim, é essencial saber construí-lo.
Entender como fazer o livro razão para seus clientes exige conhecer os elementos obrigatórios desse documento. Veja só:
- nome e número da conta em que ocorreu a transação;
- data de lançamento da transação;
- valor de débito e crédito em cada conta;
- descrição da movimentação (histórico de lançamento);
- saldo da conta após a transação;
- D/C (devedor e credor da operação).
Vale ressaltar que deve haver uma lista completa de contas que aparecem nas movimentações do livro razão. Essa lista é chamada de plano de contas e, em casos de empresas muito grandes e com muitas contas, é possível separá-las nos chamados livros auxiliares.
Cada transação realizada é chamada de lançamento no livro razão. Então basta acessar a área do software dessa ferramenta e incluir todos os dados exigidos sobre a transferência. O próprio programa já fornecerá os campos para preenchimento e um resumo do lançamento.
Agora você já sabe o que é o livro razão, para que ele serve e como fazer os lançamentos para seus clientes. Lembre-se de que o conhecimento sobre essas ferramentas é uma forma de demonstrar um diferencial competitivo e fidelizar as empresas que você atende!
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