Você já ouviu falar da Carta de Responsabilidade da Administração? Se ainda não conhecia esse termo, está na hora de entender do que se trata esse importante documento. Neste artigo, vamos explicar detalhadamente a importância da carta tanto para empreendedores quanto para contadores e o como ela deve ser elaborada.

Ao prestar um serviço de escrituração contábil, o profissional da contabilidade tem como base as documentações suporte e informações fornecidas pelo cliente. A Carta de Responsabilidade serve para garantir que o empresário forneça as informações e documentações indispensáveis para a realização do trabalho e seja responsável pela manutenção dos controles internos.

De forma resumida, podemos afirmar que ela garante que o cliente está de acordo com os controles e com a escrituração e demonstrações contábeis. A carta protege o profissional da contabilidade, separando a sua responsabilidade daquelas que são pertencentes à administração da empresa.

Entendendo o que é a Carta de Responsabilidade

A Carta de Responsabilidade da Administração foi aprovada na mudança da ITG 1000 – Modelo Contábil para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte e entrou em vigor a partir de 1º de janeiro de 2012.

Esse documento contábil deve ser exigido pelo profissional no momento da escrituração contábil das microempresas e empresas de pequeno porte. O seu objetivo é salvaguardar o contador em relação a sua responsabilidade pela realização da escrituração contábil do período-base encerrado.

É um modo de diferenciá-la das responsabilidades da administração da empresa no que se refere aos controles internos e ao acesso à informação.

O objetivo da Carta de Responsabilidade é, portanto, estabelecer, de modo formal, a obrigatoriedade que assegure a incumbência da administração desse tipo de empresa e a revisão dos controles internos; e que garanta ainda o fornecimento das informações e documentações necessárias para os contadores realizarem a escrituração contábil e as demonstrações contábeis anuais.

Para que serve exatamente o documento?

Em outras palavras, o documento isenta o profissional da contabilidade, caso o cliente esteja, de algum modo, agindo de má-fé – omitindo ou falsificando informações, por exemplo. É importante deixar claro, porém, que a Carta de Responsabilidade da Administração não exime os contadores das suas responsabilidades como profissionais perante os seus deveres.

Trata-se apenas de assegurar que esses profissionais não se responsabilizem por possíveis manipulações de documentos, fraudes e sonegações de impostos. De qualquer modo, o contador continua sendo responsável por falhas na escrituração de documentos, por exemplo. No entanto, com a carta se considera que ele não será “culpado” caso lhe tenham fornecido documentos e informações falsas.

Em função disso, a importância da carta deve ser entendida também pelos empreendedores e empresários. Ela é fundamental para que as demonstrações contábeis transmitam transparência, confiabilidade e segurança.

Como e quando fazer a Carta de Responsabilidade da Administração?

A Carta de Responsabilidade da Administração deve ser obtida pelo profissional da contabilidade anualmente, de acordo com Art. 2º da Resolução 987/03 do Conselho Federal de Contabilidade (CFC). Isso significa que ela deve ser obtida junto ao contrato de prestação de serviços do contador e depois e renovada a cada término de exercício social.

Como existem empresas de diferentes níveis de complexidade, o conteúdo do documento deve ser adaptado para cada tipo de empresa e não existe um modelo unificado. Contudo, todas devem conter, impreterivelmente, os seguintes dados:

• Informações do profissional da contabilidade responsável pela elaboração das demonstrações financeiras e dos relatórios contábeis;
• Dados da empresa: Razão Social e o CNPJ;
• Período-base que abrange a carta;
• Cláusulas que garantam que todas as informações e documentações são fidedignas (ou seja, o cliente deve afirmar que todas as informações escrituradas pelo profissional da contabilidade são verdadeiras);
• Cláusulas que garantam que os controles internos e os registros feitos pelo contador são baseados nos documentos suporte fornecidos pelos sócios da empresa;
• Cláusulas que afirmem que não houve fraudes envolvendo a administração ou cargos de confiança e responsabilidade ou ainda fraudes de terceiros nas demonstrações;
• Cláusulas que afirmem que não há violação de leis, normas ou regulamentos nas demonstrações;
• Assinatura e dados do sócio responsável pela empresa.

Carta de Responsabilidade da Administração é obrigatória?

De acordo com o Art.2º da Resolução do CFC nº 987/03, o fornecimento da Carta de Responsabilidade da Administração por parte da empresa é obrigatório. Se a administração se recusar a fornecer o documento, o contador é orientado a comunicar o ocorrido ao CRC do seu domicílio profissional.

A mesma resolução também estabelece que a exigência da entrega da carta conste nos contratos de novos clientes e na renovação de contratos antigos. Em outros casos, não há obrigatoriedade da exigência em contrato.

O que é a Escrituração Contábil?

Se você não tem conhecimento sobre como é feita a contabilidade de uma empresa, talvez seja um pouco complicado entender exatamente o que é a Carta de Responsabilidade da Administração. Por isso, vamos falar brevemente sobre a escrituração contábil e a sua importância.

A escrituração é o registro cronológico e específico da natureza de todos os fatos que acontecem na empresa. Qualquer empresa, independentemente da sua natureza jurídica ou porte, deve, obrigatoriamente, manter a escrituração contábil completa. Além de ser obrigatória por lei, ela é fundamental para a gestão da empresa: a partir dela é possível controlar o patrimônio e gerenciar os negócios.

Atualmente, a escrituração pode ser feita digitalmente através do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Isso significa que o Livro Diário, o Livro Razão, os Balancetes, Balanços e Fichas de Lançamento são enviados de forma eletrônica pelo SPED. Para as empresas optantes do Lucro Real, o uso do SPED Contábil é obrigatório.