Como está o planejamento estratégico do seu escritório de contabilidade? Provavelmente, esse é um tema recorrente ao tratar com seus clientes, mas nem sempre o conceito é aplicado pelos contadores. A ferramenta, no entanto, é fundamental para o crescimento do negócio.
Se você ainda não se preparou ou está com dificuldades para colocar essa organização em prática, acompanhe este conteúdo. Nele, você aprenderá mais sobre a importância do planejamento estratégico no escritório contábil e como fazer isso em 7 passos.
Confira!
O que é planejamento estratégico?
O planejamento estratégico é uma prática que tem como objetivo auxiliar no crescimento da empresa. Ele traz planos com as medidas que devem ser adotadas, assim como as metas que o escritório pretende conquistar.
Isso é feito por meio da avaliação da empresa, da identificação de riscos e da análise de oportunidades. A ideia é compreender qual caminho percorrer para conquistar os objetivos.
No escritório contábil, o conceito tem bastante ligação com os serviços prestados, a equipe disponível e os processos internos. A ferramenta consegue delinear as ações que serão tomadas, além de trazer diretrizes para a atuação de cada profissional, se necessário.
Logo, o planejamento na contabilidade pode ser usado no mapeamento de processos, na otimização da rotina e na definição de metas. Ele também permite trazer motivação para os investimentos e medidas adotadas, aumentando o foco da equipe.
Como fazer um planejamento estratégico em 7 passos?
O desenvolvimento do planejamento estratégico depende das características de cada escritório de contabilidade. Por exemplo, a frequência varia conforme a necessidade e os objetivos de cada um, mas é importante fazer isso pelo menos uma vez ao ano.
Para auxiliar o seu escritório no momento de estruturar a estratégia, há 7 passos importantes. Conheça!
1. Faça um diagnóstico do escritório
Para começar, faça um diagnóstico da situação atual do escritório. Entenda qual é o momento da empresa e avalie os pilares do negócio, que envolvem:
- volume de vendas e contratos ativos;
- equipe e processos internos;
- relacionamento com os clientes.
Nesse momento, também vale verificar os indicadores de resultados para ter uma visão mais detalhada. A partir disso, é possível identificar quais ações funcionaram e o que não deu certo, assim como pontos de melhoria para desenvolver os próximos passos.
2. Aplique a análise SWOT
Uma maneira de facilitar a análise da situação do escritório é por meio da análise SWOT. Ela permite avaliar diversos aspectos da empresa, considerando 4 critérios.
São eles:
- Strengths (força): pontos fortes do escritório;
- Weaknesses (fraquezas): pontos fracos, que devem ser trabalhados;
- Opportunities (oportunidades): considerando o mercado e o escritório;
- Threats (ameaças): questões que podem ameaçar o sucesso do negócio.
Seguindo a matriz SWOT você obtém uma visão sobre os diversos fatores que influenciam o desenvolvimento do escritório. Desse modo, a empresa pode definir planos de ação e organizar as estratégias.
3. Defina os objetivos e metas
Uma das funções do planejamento estratégico é auxiliar na conquista dos objetivos, então é preciso traçá-los. Pense onde o escritório pretende estar em alguns meses e depois de alguns anos, considerando mercado, clientela, rendimento etc.
A partir disso, defina quais são os objetivos em curto, médio e longo prazo, e divida-os em metas menores. Isso facilita a realização dos planos e a avaliação de resultados. Outro ponto é fazer revisões constantes, adaptando o que foi planejado à realidade sempre que necessário.
4. Tenha prioridades estabelecidas
No decorrer do ano, é comum que surjam impasses sobre quais iniciativas adotar. As movimentações do mercado e variações nos processos do escritório podem trazer dúvidas sobre como agir. Por isso, é importante que o planejamento também estabeleça as prioridades do negócio.
A partir da definição do que deve ter maior destaque, é possível direcionar as decisões com mais tranquilidade diante de eventuais conflitos. Ademais, a prática permite manter o foco nas medidas que devem ser desenvolvidas para alcançar o sucesso.
5. Planeje as ações que serão aplicadas
Depois de saber a situação atual e todos os detalhes sobre metas, objetivos e prioridades, é hora de planejar as estratégias. Como o escritório pode realizar o que foi proposto? Quais medidas devem ser adotadas?
Esse é o momento de determinar o caminho que a equipe deve seguir para conseguir as conquistas almejadas. Veja alguns exemplos:
- contratar um sistema contábil para a otimização de processos;
- realizar treinamentos e cursos para se atualizar ou aprofundar conhecimentos;
- desenvolver estratégias de marketing para divulgar serviços;
- implementar a contabilidade consultiva para ampliar a atuação.
Em cada ação, vale detalhar o caminho seguido, verificando a viabilidade, custos e outros fatores. Com todas as questões planejadas é que o escritório terá condições de transformar os objetivos em resultados.
6. Monte um cronograma
Outro passo importante é a criação do cronograma, como um calendário que indicará os prazos para cada objetivo. Ele pode incluir, ainda, as datas que exigem maior atenção — como épocas de cumprimento de obrigações fiscais. Por exemplo, o Imposto de Renda.
A organização permite acompanhar o andamento das estratégias e os resultados. Além disso, com um cronograma fica mais fácil visualizar eventuais atrasos ou questões que precisam ser revistas. Dessa forma, o escritório pode readequar o planejamento.
7. Acompanhe os resultados
Por fim, acompanhe sempre os resultados. Nas etapas do planejamento estratégico, você viu que algumas se relacionam com o fornecimento de dados para acompanhar o andamento das ações. Logo, vale a pena estabelecer uma periodicidade para essa avaliação.
Assim, o escritório consegue avaliar a performance dos resultados conforme os padrões e metas estabelecidos. Fazendo isso, é possível antecipar problemas e fazer previsões sobre os resultados.
Outro ponto é o engajamento da equipe. É fundamental que todos estejam alinhados e tenham conhecimento sobre o que foi planejado. A participação completa é importante para conquistar os objetivos, então vale a pena desenvolver práticas para manter a motivação.
Como foi possível perceber, o planejamento estratégico é uma prática importante para o crescimento do escritório de contabilidade. Seguindo os 7 passos que apresentamos, esperamos que você consiga adotar essa ferramenta com mais tranquilidade na sua empresa!
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