Contabilidade na nuvem. Como Implantar em meu escritório?  Com um mercado cada vez mais competitivo, a adoção de estratégias que contribuam para o aumento da eficiência e produtividade nas empresas é fundamental para quem deseja continuar crescendo.

Nesse sentido, aproveitar as novas tecnologias para o setor contábil são uma forma de reduzir tempo e custos, além de garantir a segurança das organizações. E a contabilidade na nuvem é uma dessas soluções seguras, ágeis e eficientes.

Mas no que consiste a contabilidade na nuvem? Quais as vantagens de aplicá-la no seu escritório? Como ela pode ser implementada? É o que apresentaremos a seguir.

O que é contabilidade na nuvem?

A contabilidade na nuvem consiste num modo de gestão da empresa contábil por meio da computação em nuvem (cloud computing). Assim, a empresa deixa de lado a tradicional infraestrutura de Tecnologia da Informação, com softwares instalados em máquinas e servidores locais e passa a utilizar sistemas baseados em nuvem, com plataformas 100% on-line e servidores remotos.

Essa digitalização dos processos contábeis permitem a redução das operações manuais e burocráticas da empresa e a concentração por parte dos gestores em questões mais estratégicas.

Se você ainda não conhece essa modalidade, saiba que ela já está presente em muitas empresas e é uma tendência que deve crescer ainda mais por garantir mais segurança, eficiência e flexibilidade, além da comodidade e facilidade de acesso aos dados em qualquer lugar e a qualquer hora.

Prova disso são dados de uma pesquisa da empresa norte-americana Citrix de 2018 que identificou 57% das empresas brasileiras utilizando a computação em nuvem. De acordo com o estudo, 73% das organizações pretendiam investir mais em aplicações em nuvem, o que demonstra um interesse em investir em soluções que contribuam para a melhoria dos serviços e da gestão.

Vamos entender um pouco mais sobre a importância e os benefícios que a contabilidade na nuvem pode proporcionar para as empresas do setor.

Importância da contabilidade na nuvem para as empresas

Mais do que acompanhar as transformações digitais, a contabilidade na nuvem é uma importante ferramenta que contribui para a agilidade da gestão. O volume de dados, documentos, relatórios e transações gerados diariamente devem estar disponíveis de forma organizada e segura para os colaboradores.

Isso é possível de forma fácil e prática por meio da tecnologia na nuvem, que centraliza todas as informações de modo a permitir o seu acesso de qualquer dispositivo, lugar e hora por pessoas autorizadas.

Além disso, é imprescindível manter a segurança de todas essas informações sigilosas, proteção também garantida pela tecnologia que possui uma estrutura atualizada para backup, com restrições de acesso para quem acessa os conteúdos por meio de protocolos de segurança rígidos.

Entre os diversos benefícios da implantação da contabilidade na nuvem, podemos destacar a redução de custos, pois essa tecnologia dispensa o uso de servidores bem como gastos com aquisição e atualização de software, sistemas de backups, o que reduz os custos da empresa e elimina a necessidade de reservar espaços físicos para guardar documentos, à medida que todas as informações ficam armazenadas em um sistema totalmente digital.

Sendo assim, a contabilidade na nuvem já pode ser considerada uma necessidade para as empresas que desejam alavancar os seus negócios e se destacar no mercado.

Porque a contabilidade na nuvem aumenta a produtividade

A pesquisa da Citrix citada no primeiro tópico deste artigo apontou também que 88% das empresas que adotaram a nuvem afirmaram identificar um aumento na produtividade da equipe, algo que influencia diretamente nos resultados da empresa.

Isso é possível devido à redução de atividades manuais e repetitivas, que demandam muito tempo e que passam a ser totalmente automatizadas por meio de um software on-line. Sendo assim, tarefas como lançamentos contábeis, controle de documentos de movimentações financeiras, digitação de diversas informações manualmente entre outras passam a ser automatizadas, o que aumenta a produtividade, visto que sobra tempo para o contador realizar outras atividades durante o dia.

Vale destacar, ainda, que com todos esses processos automatizados, as chances de erro são eliminadas e também a necessidade de o profissional realizar a tarefa duas vezes por possíveis falhas humanas. Muito menos se perde tempo para procurar documentos físicos ou classificá-los nos registros da empresa.

Todas essas facilidades possibilitadas por uma plataforma on-line contribuem para o aumento da produtividade e consequentemente dos resultados da empresa.

Essa tecnologia é realmente segura?

Guardar documentos em caixas ou gavetas e até mesmo no computador é coisa do passado. Além dos riscos de deterioração do material impresso com o tempo, as máquinas podem corromper ou estragar os arquivos, tornando-os irrecuperáveis.

Com a contabilidade na nuvem, a segurança dos dados é totalmente garantida. Todas as informações ficam armazenadas em um servidor na rede com a realização de backups automáticos, portanto, caso surja algum problema, é possível recuperar os dados rapidamente.

Além disso, as informações armazenadas em nuvem são protegidas por meio de criptografia e, portanto, somente pessoas autorizadas podem acessá-las, o que dá ainda mais proteção à empresa.

Como implantar a contabilidade na nuvem?

Você já entendeu como funciona essa ferramenta, todos os benefícios que ela pode proporcionar, mas não sabe como implementá-la no seu escritório. Algumas dicas podem ajudar:

• Mudança cultural: para que o processo alcance os resultados desejados é fundamental que haja uma preparação da equipe para os novos métodos e uma conscientização sobre a importância e os benefícios de incorporar a tecnologia na rotina;
• Análise das necessidades: é preciso analisar o fluxo de trabalho e a infraestrutura da empresa para a adoção do sistema em nuvem que atenda às necessidades. Portanto, aspectos como o espaço de memória e armazenamento necessários, as ferramentas que a equipe necessita, bem como as aplicações exigidas para o gerenciamento de dados precisam ser definidos;
• Pesquise as opções disponíveis no mercado: existe uma variedade de opções no mercado, portanto, essa busca é fundamental para que a solução, de fato, atenda às necessidades da empresa;
• Migração de dados: após pesquisar a solução ideal, chega o momento de migrar todas as informações da empresa para esse sistema, o que pode ser feito por meio de uma empresa especializada que dará todo o suporte necessário;
• Faça testes: com tudo pronto é o momento de testar na prática a funcionalidade da plataforma para entender se ela se adéqua aos fluxos de trabalho da empresa;
• Avaliação: a plataforma deve ser constantemente avaliada para ter a certeza de que a plataforma tem ajudado a empresa a alcançar os resultados desejados.