Indicadores de desempenho para escritórios contábeis são das ferramentas mais importantes que qualquer gestor tem à sua disposição. São métricas que ajudam os profissionais a avaliarem de maneira um pouco mais objetiva como está a performance do escritório.
Esses indicadores fornecem uma informação valiosíssima, que ajuda a perceber e antecipar qualquer problema antes que cause maiores danos. Portanto, confira os sete principais indicadores de desempenho aos quais os escritórios de contabilidade devem se atentar.
1 – Churn Rate
Começando pelos mais amplos, o Churn Rate é um indicador importante para praticamente qualquer empresa que preste um serviço. O seu objetivo é avaliar a taxa de clientes que abandona a empresa, ou seja, clientes que deixam de ser clientes. Essa definição já deixa claro porque essa é uma métrica tão importante.
A fórmula para calculá-la é relativamente simples: basta dividir o número de contratos cancelados pelo número de clientes ativos e multiplicar por 100, para obter o valor em percentual. Então, se foram cancelados 100 contratos de 1000 clientes totais, o Churn Rate é de 10%.
É importante sempre se atentar a esta métrica e manter um histórico do Churn Rate. Se for muito alto ou em algum momento apresentar um pico, vale a pena investigar.
2 – NPS
O NPS é outro indicador mais geral bem interessante. Seu conceito é avaliar a satisfação do cliente e geralmente é obtido através de uma pesquisa de avaliação. Você provavelmente já viu este questionário: “de 0 a 10, o quanto você recomenda este serviço?” Este é o NPS, Net Promoter Score.
Mas, existe uma lógica atribuída em relação aos valores. Quem dá uma nota de 0 a 6 são detratores, clientes que não estão totalmente satisfeitos com seu serviço ou marca. Avaliações com 7 e 8 são clientes neutros, notas 9 e 10 são clientes satisfeitos, defensores do serviço ou marca.
O NPS é muito útil, mas é preciso ter cuidado pois ele pode ser uma métrica de vaidade; não adianta nada “inflar” a nota artificialmente. Ela existe para mostrar como é a real satisfação dos clientes com sua empresa.
3 – LFT (Lifetime Value)
Este é um indicador obrigatório para as empresas de contabilidade. O seu objetivo é calcular o valor do cliente em relação à sua vida útil, ou seja, o quanto a empresa ganha com ele durante seu tempo como cliente. Medir o Lifetime Value e focar nos clientes mais valiosos é fundamental para o retorno do escritório.
A fórmula também é bem simples, é calculada com a multiplicação do valor médio do serviço pela quantidade de pedidos e pagamentos e pelo tempo de relacionamento.
Esta fórmula é interessante pois aponta o segredo do sucesso para um escritório de contabilidade: manter um relacionamento longínquo com os clientes que demandam mais pedidos. É algo que parece óbvio, mas muitas vezes não é.
4 – Retorno Sobre o Investimento
O ROI é um dos indicadores clássicos, usado por praticamente todas as empresas. Ele é calculado pelo retorno subtraído pelo investimento, dividido pelo investimento feito, multiplicado por 100. Com o ROI você consegue saber se as atividades, os investimentos, estão trazendo retorno e sendo positivos para o bottom line do escritório.
Também é uma métrica que permite reavaliar se as atividades do escritório estão valendo a pena.
5 – Payback
O Payback é semelhante ao ROI, a diferença é que ele mede o retorno antes da ação. Ou seja, seu objetivo é avaliar se um projeto é viável, medindo em quanto tempo o investimento se transforma em lucro. Um escritório pode avaliar, por exemplo, quando um cliente ou empresa passa a gerar retorno.
O cálculo é simples e pode ser obtido pelo retorno inicial dividido pelo resultado médio do fluxo de caixa, com o resultado obtido em meses. É claro que este é um cálculo um pouco mais complexo, pois demanda uma precisão maior do fluxo de caixa. Porém, em um escritório de contabilidade, isso não deve ser um grande problema.
6 – Lucratividade
É claro que não poderiam faltar os indicadores que medem a lucratividade do escritório. Estas medidas ajudam a reconhecer se o escritório está bem financeiramente, ou se é necessário promover alguma mudança. Existem muitos índices de rentabilidade, os principais são:
- Margem Operacional – Lucro Operacional/Receitas;Margem de Lucratividade Bruta – Lucro Bruto/Faturamento;Margem de Lucratividade Líquida – Lucro Líquido/Faturamento;EBIT(Lucros Antes de Juros e Impostos) – Lucro Operacional + Impostos Sobre o Lucro + Despesas Líquidas da Receita;EBITDA(Lucros Antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização) – EBIT + Depreciação + Amortização;
Não existe uma fórmula melhor do que a outra. Para se ter um quadro claro da situação do escritório, o ideal é calcular o maior número possível desses indicadores, entendendo suas especificidades.
7 – OTIF
Por fim, o OTIF é um indicador de desempenho interno. Ele permite medir a produtividade do escritório como um todo, mostrando se os processos estão bons o suficiente ou se é necessária alguma mudança. A sigla significa On Time in Full, ou seja, No Tempo Certo e Corretamente.
É uma métrica famosa do setor logístico, mas se aplica bem na contabilidade. A sua ideia é medir quantos serviços foram entregues dentro do prazo e de acordo com a satisfação do cliente. É uma métrica importante de ser avaliar previamente, pois pode ajudar nas outras. Seu cálculo é feito pela divisão das entregas perfeitas pelo total de entregas, multiplicado por 100.
Para complementar, é preciso medir os valores de entregas individuais. Uma boa métrica é a produção por hora do colaborador. É um indicador que determina o quanto cada um produziu. Também é interessante para avaliar a produtividade do negócio.
Outra métrica importante é o percentual de retrabalho. Ela é bem simples e pode ser encontrada dividindo o percentual de trabalhos refeitos pelo trabalho total. É importante conhecê-la, pois deixa claro como é a rotina da sua empresa e se ela está gastando uma boa parte do dia para fazer trabalhos que já foram feitos. É algo que certamente vale uma investigação mais profunda.
