A COVID-19 é uma nova realidade mundial, não podemos nos enganar, estamos passando por um momento de crise e esta situação deve ser tratada como tal no seu escritório de contabilidade.  Mas não se apavorem, aliás essa é a primeira medida para que se possa pensar de maneira clara e tomar decisões mais assertivas durante esse período.

A boa notícia é que vamos ficar bem, pandemias e crises econômicas já aconteceram antes e nós ainda estamos por aqui. Durante um período vamos ter que passar por ajustes, mas é possível que a gente saia dessa crise melhor do que quando entramos nela. Para isso, nós aqui na Osayk gostaríamos de compartilhar algumas medidas que acreditamos serem importantes:

Gestão da Crise

Junte seus sócios ou principais funcionários e crie um comitê para administrar em conjunto as decisões que o seu escritório contábil precisa tomar para passar por esse momento de crise.

Como vocês não estão mais no mesmo ambiente físico, é importante combinar com os membros pelo menos uma reunião semanal de 30 a 60 minutos a ser realizada através de uma ferramenta de videoconferência.  Essa reunião deve ser utilizada para estabelecer quais atividades cada membro do comitê deve ter para a semana e alinhar números de vendas, cancelamentos e demais indicadores do escritório.

Trabalho Remoto

Segurança em primeiro lugar, a principal medida para combater a disseminação do coronavírus é o distanciamento social. Por isso, sua empresa tem que estar preparada para funcionar de maneira remota. Isso significa que você terá que ter certeza de que os seus funcionários possuem as ferramentas necessárias para dar continuidade às atividades que eles realizam quando estão no escritório.

Pensando em como um escritório pode se organizar para dar continuidade à prestação de seus serviços de forma remota, sugerimos as seguintes ferramentas.

ERP Contábil com Banco de Dados na Nuvem

Com uma variedade de sistemas para utilizar como seu ERP contábil, o importante é verificar com o seu fornecedor se existe a possibilidade de migrar a sua base de dados para nuvem. Dessa forma é possível instalar o sistema em um laptop e acessar a base de qualquer lugar com uma conexão à internet.

Sistema de PABX Virtual

Alguns escritórios de Contabilidade fazem uso do telefone como uma ferramenta importante do dia a dia. Além disso, boa parte dos clientes ainda utiliza o telefone como principal veículo de comunicação com o contador.

Para escritórios que precisam dar continuidade ao atendimento através de seus ramais telefônicos, é possível migrar temporariamente o serviço para um PABX na internet.  Quando seus clientes discarem o número principal do seu escritório, as ligações podem ser roteadas para os aparelhos celulares cadastrados no PABX virtual. Seus clientes continuam ligando para o número ao qual estão acostumados, para eles é como se nada tivesse mudado.

Ferramentas de Gestão Contábil na nuvem

Isolamento requer canais de comunicação abertos descentralizados que permitam com que as empresas possam circular a informação da mesma maneira que fariam se todos estivessem no escritório.

Por isso, além de ter um ERP contábil e um PABX na nuvem, existem algumas ferramentas que você pode adotar para acompanhar as atividades do seu departamento fiscal, contábil e pessoal, à distância.

O Trello (trello.com) é uma ferramenta que utiliza a metodologia ágil de forma bem intuitiva e fácil de utilizar. A ferramenta consiste na criação de quadros de atividades que podem ser classificados por estágio das atividades, divididos e compartilhados por departamentos e clientes.

Ferramentas de videoconferência como Skype ou Google Hangouts (precisa de uma conta no gmail) são muito úteis para você se reunir com o seu time de forma remota. Algumas versões dessas soluções suportam conferências com mais de 100 pessoas em uma única chamada.

A Osayk, uma ferramenta de gestão financeira e venda dos seus serviços de contabilidade à distância, permite que você e seus clientes trabalhem em conjunto e de forma remota. Como sistema de gestão financeira, os clientes da contabilidade podem importar as informações do financeiro para a plataforma, escritórios contábeis utilizam as informações para importar em seu ERP contábil e depois entregar as obrigações do cliente, tudo isso dentro da plataforma. A ferramenta ainda possui emissor de notas fiscais NFS-E e NF-e, além de drive compartilhado para gerenciamento de documentos da empresa.

Gestão Financeira na Lupa

É da natureza da atividade contábil manter controle de todas as contas de entrada e de saída financeira da empresa, com isso em mente entendemos que é da natureza do contador exercer de forma adequada o controle de suas contas.  No entanto não poderíamos deixar de dar algumas sugestões:

Os sócios do escritório devem ter um bom conhecimento do orçamento do escritório, das contas a receber e da situação dos clientes de forma individual. Com essas informações é possível tomar decisões de como proceder para ajustar as despesas da empresa o mais rápido possível, caso isso seja necessário.

Ferramentas de gestão de cobrança automatizada dos honorários contábeis, como a Osayk, podem dar uma boa previsibilidade das contas a receber e ajudar entender melhor a expectativa de receita.

Funcionários

Todo empresário sabe que construir uma empresa significa montar um time de colaboradores e que são eles que vão efetivamente ficar na linha de frente e fazer o negócio acontecer.

Montar uma equipe alinhada com os interesses da sua empresa e que acredita na sua visão e valores é uma atividade que leva tempo e é bastante custosa.  Em um escritório de contabilidade, onde a atividade fim depende de pessoas qualificadas e extremamente técnicas, as demissões devem ser consideradas apenas em última instância.

Contadores, melhor do que ninguém, sabem que os custos de demissões são altos e podem gerar novas despesas para a empresa contábil.  Além disso, em um segundo momento quando a demanda aumentar, pode ser difícil montar uma nova equipe com as mesmas características da anterior à crise.

Para finalizar

O mundo ainda não acabou e temos que seguir em frente.  Ainda não sabemos quanto tempo vamos ficar nessa situação. No entanto, devemos tentar enxergar que existem oportunidades de negócio nesse momento e direcionar o foco e os esforços nessa direção.

Nossa sugestão é focar nas consultorias para obtenção de crédito através das medidas que estão sendo aprovadas para garantir a liquidez das micro e pequenas e médias empresas.

Esse é um momento que requer toda a atenção dos contadores na gestão dos seus negócios como empresa para que o período seja enfrentado com a maior assertividade possível. Mesmo que ainda existam muitas incertezas, é possível imaginar que esse seja um momento de geração de novos negócios para o contador.

Muitas empresas irão precisar estar com suas obrigatoriedades em dia para conseguir linhas de crédito e dar continuidade às suas atividades.  Então, o momento, apesar de anticíclico, é propício para que o contador venda atividades de consultoria, ajude seus clientes e por consequência viabilize a continuidade do seu negócio.