Este post é o segundo da série “Como montar um escritório de Contabilidade Online”. No primeiro post, explicamos porque vale a pena para um contador tradicional aderir também a um modelo de prestação de contabilidade online. Neste segundo post, vamos explicar o que você precisa fazer e ter para começar a atender clientes de forma online. Para saber mais, continue acompanhando o post.

Quais são os recursos necessários para montar um escritório de contabilidade online?

1. Identidade visual e website

Antes de qualquer coisa, se você pretende oferecer qualquer produto ou serviço por meio da internet, você precisa de uma identidade visual e de um site.

Identidade visual é o nome que damos ao conjunto de elementos – cores, estilos, tipografias e outros – que, junto ao logotipo, compõem a identidade visual de uma marca, produto ou serviço. Apenas com uma identidade visual bem definida, sua comunicação é capaz de transmitir credibilidade e profissionalismo.

A partir da identidade visual criada, você precisa ter um site. Ele será o principal canal de conexão entre seu cliente e sua empresa de contabilidade online. Seu site também tem o importante papel de capturar leads – pessoas interessadas em seu produto ou serviço ou em assuntos relacionados à sua marca. Um site é o primeiro passo para uma estratégia de Marketing Digital bem sucedida.

2. Estratégia de Marketing Digital

É imprescindível para qualquer negócio digital desenvolver uma máquina de vendas online, através de uma estratégia bem elaborada de captação e conversão de leads pelo site. A estratégia mais utilizada nesse sentido é o Inbound Marketing, que se baseia em oferecer conteúdo relevante para o público-alvo para, assim, convertê-los em clientes. Essa é uma estratégia de longo prazo que demanda esforço, porém, tem um imenso potencial para captação de clientes online.

Você precisará oferecer conteúdo relevante ao seu público através de artigos de blog, e-books, ferramentas (como planilhas gratuitas, por exemplo), entre outros. Você também precisará se relacionar com sua base de leads por meio de e-mails, posts em redes sociais, webinars e outros recursos, que, para funcionarem em escala, precisam ser automatizados. Imagine ter que escrever e enviar um e-mail para cada pessoa que baixar um e-book em seu site, ou uma planilha, por exemplo.

No começo, quando há poucos leads, ainda é possível, porém, a longo prazo, isso se torna um trabalho inviável e desnecessário. Já existem plataformas e ferramentas que automatizam esse processo de forma bastante satisfatória. Por meio delas, é possível coordenar seus contatos, reuniões, enviar e-mails personalizados de forma automática de acordo com o momento do relacionamento do lead com a sua empresa e por aí vai.

Se você deseja de fato atender o Brasil todo e ganhar escala com seu negócio de contabilidade online, existem algumas ferramentas que são de suma importância para o acompanhamento e automatização dessa estratégia, tanto no Marketing quanto na área de vendas. Você vai precisar de:

• Um CRM de vendas (como Pipedrive, Saleforce ou Hubspot, por exemplo);
• Um CRM de Marketing com possibilidade de envio de e-mails (como Hubspot, Infusionsoft ou RD Station, por exemplo);

Na Osayk, utilizamos as ferramentas Pipedrive para vendas e RD Station para o Marketing, e, por isso, tomamos a liberdade em recomendá-las. A RD Station, é, por sinal, uma empresa brasileira, que a cada dia mais tem ganhado relevância para as empresas que desenvolvem uma estratégia de Marketing Digital, em especial as startups e empresas com perfil mais tecnológico.

Essas ferramentas podem tornar o Marketing Digital em sua empresa de contabilidade online muito mais automatizado.

3. Atendimento telefônico e online

A Contabilidade Online se nomeia dessa forma porque sua essência é oferecer o serviço de contabilidade através da internet. Por isso, para se tornar uma empresa de contabilidade online, você precisa ser capaz de atender seus clientes de forma remota, utilizando, por exemplo, telefone, chat, e-mail, ferramenta de tickets e outros recursos semelhantes. Em tempos onde a voz do consumidor tem imenso poder, graças a sites como o Reclame Aqui e às mídias sociais, é imprescindível prestar um atendimento rápido e de qualidade.

Embora para muitos isso não pareça algo muito complicado, não é nada simples gerir dúvidas, atendimentos e solicitações diárias de inúmeros clientes com diferentes históricos todos os dias.

4. Prestar o serviço de Contabilidade de forma online

Para conseguir prestar seus serviços online, é importante contar com uma plataforma ou sistema de gestão e compartilhamento de arquivos e documentos na nuvem. Isso permitirá que você troque documentos com seu cliente online (como o Google Drive, por exemplo, ou como uma plataforma específica de gestão contábil, financeira e fiscal).

Organizar a imensa quantidade de de documentos arquivos e outros é algo muito complexo, que demanda um alto nível de organização e autogestão. Começar esse trabalho do zero usando uma ferramenta não segmentada para esse setor, embora seja uma opção mais barata, não será a melhor ideia. Para conseguir automatizar os processos contábeis, relatórios e análises, recomendamos que você utilize uma plataforma específica para a gestão de negócios de contabilidade online. Uma plataforma de gestão de contabilidade online é desenvolvida a partir do uso, teste e experiência de profissionais experientes no assunto, o que melhora a sua usabilidade e possibilita maior velocidade nos processos envolvidos.

Além disso, como você fará a cobrança da mensalidade dos seus clientes? Isso será feito de forma automatizada, ou, todo mês, no dia de cobrança, você precisará gerar boletos e notas individualmente e enviar para seus clientes? Se você quer ampliar o número de clientes atendidos, esse tipo de procedimento se tornará inviável. Por isso, vale a pena ter uma plataforma que gere as cobranças aos clientes, riscando essa tarefa das suas atividades mensais.

Existem muitas plataformas no mercado que ajudam contadores, especialmente nos relatórios financeiros, porém poucas ferramentas realmente boas em fazer o resto do trabalho. A Osayk está desenvolvendo melhorias em sua plataforma para fornecer toda a estrutura que contadores precisam para transformar seu negócio de contabilidade tradicional em um negócio de contabilidade online. Se você é contador e deseja contar com a nossa plataforma para isso, entre em contato conosco neste link e descubra como podemos ajudá-lo!